Conseiller général Manager de programmes (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ISA013
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Chefs de projets Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Soutenir le président et les membres du comité de direction, en matière de processus, lors de la définition, de l'implémentation et du suivi du plan de management et des initiatives stratégiques du SPF
afin de
permettre au comité de direction de remplir la mission et d'atteindre les objectifs stratégiques du SPF
Définir et gérer un portefeuille de projets et de programmes, conformément à la stratégie, tant en ce qui concerne la définition des objectifs que le suivi de l'exécution opérationnelle
afin de
atteindre les différents objectifs, dans le respect d'une cohérence stratégique
Finalités
En tant queconseiller stratégiquesoutenir l'organisation, au niveau du processus, dans la gestion du portefeuille de programmes et de projets, de même que coordonner la production des programmes
afin de
soutenir la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels
Exemples de tâches
- définir les projets stratégiques en collaboration avec le président, le comité de direction et la cellule stratégique du ministre
- soutenir et conseiller le comité de direction et le N-2 dans le développement, l'implémentation et le suivi des projets et programmes, ainsi que dans l'intégration de l'aspect Change Management des plans de management
- assister le président du comité de direction dans la préparation des conseils de direction et des conseils stratégiques, ainsi que dans la coordination des projets stratégiques
- évaluer les résultats de projet et de programme, en ce qui concerne les objectifs, et faire régulièrement rapport sur la situation et l'état d'avancement des différents projets
- définir et revoir les accords avec le secteur
En tant quemanager de programmesgérer, diriger et coordonner plusieurs projets et programmes, de manière autonome, de leur conception à leur réalisation
afin de
réaliser les projets et programmes conformément aux objectifs et dans le respect des délais, des budgets et des spécifications préétablis
Exemples de tâches
- déterminer les objectifs et (faire) élaborer un plan détaillé pour tous les projets dont on est responsable ou pour lesquels l'on supervise le responsable
- (faire) étudier des solutions de remplacement pour le plan déposé, en cas de changement de contexte, de même que les (faire) proposer aux sponsors du projet
- prendre des décisions quant aux priorités dans les projets et procédures, en cas de conflit
- veiller à ce que les moyens nécessaires soient disponibles, afin d'atteindre les objectifs et d'utiliser les moyens de manière optimale
- suivre les risques liés aux projets, évaluer leur interdépendance et résoudre les conflits
En tant quemanager de programmesintégrer les différents plans d'action concrets dans un plan global et en répartir la responsabilité de l'exécution entre les chefs ou managers de projet
afin de
garantir la réalisation du programme, dans le respect des délais et le souci de la qualité
Exemples de tâches
- élaborer et suivre les plans d'action (ou participer à leur élaboration et suivi)
- harmoniser l'exécution des différentes parties du programme, via les plans d'action concrets
- organiser des réunions de concertation avec les chefs ou managers de projet
- attribuer des objectifs concrets et clairs aux chefs ou managers de projet
- effectuer le suivi continu des chefs ou managers de projet
En tant quecoachdiriger et soutenir les équipes et les collaborateurs de projet
afin de
améliorer leurs prestations en fonction des objectifs établis
Exemples de tâches
- développer les compétences en matière de management (de projet), à tous les niveaux de l'organisation, en collaboration avec le correspondant Personnel & Organisation et le correspondant Ressources Humaines
- déterminer et coordonner clairement les tâches et fonctions de chacun
- développer un véritable esprit d'équipe pour le projet
- accompagner les chefs et collaborateurs de projet, en partageant avec eux la vision des projets et en leur donnant des directives, des infomations et des conseils clairs (plan d'action et objectifs opérationnels)
- assister les directeurs ou chefs de projet concernés par des responsabilités indirectes dans l'évaluation des prestations des collaborateurs de projet
En tant quegarant de la qualitérépondre du suivi qualitatif, quantitatif et budgétaire des programmes et projets
afin de
pouvoir évaluer la réalisation de l'exécution de projet, en ce qui concerne les objectifs et les moyens prévus, et de pouvoir présenter des tableaux de bord efficaces, destinés à soutenir le management
Exemples de tâches
- déterminer et contrôler un budget (rentrées et dépenses), en collaboration avec les sponsors du projet et le correspondant Budget et Contrôle de la gestion
- effectuer le rapportage budgétaire (en collaboration avec les sponsors du projet et le correspondant B&CG)
- corriger la route des chefs de projet si nécessaire et faire des propositions d'adaptation
- rédiger les rapports consolidés mensuels des programmes et projets et les soumettre au comité de direction, accompagnés d'une évaluation personnelle de la situation du processus de changement
En tant querapporteurfaire régulièrement rapport au comité de direction, aux sponsors et aux clients finaux des projets sur l'état d'avancement des différents projets
afin de
surveiller la qualité et l'avancement des projets et programmes
Exemples de tâches
- consolider toutes les informations relatives aux projets
- rédiger régulièrement un rapport sur la base des indicateurs-clés de performance
- s'assurer que toutes les procédures et méthodes internes et externes relatives à la qualité soient correctement appliquées (exemple : contrôle de la configuration)
- évaluer et améliorer le processus décisionnel et les processus de communication (temps de réaction, prestations, etc.)
- valider le contenu des documents sortants (rapports, courriers électroniques déterminés, différents documents importants, etc.)
En tant quecommunicateurgarantir la communication avec les différents partenaires impliqués dans la réalisation des objectifs, à savoir les services opérationnels et les clients des projets, sur chaque problématique liée aux projets et aux activités opérationnelles
afin de
veiller à une collaboration équilibreé et transparente avec les différentes parties concernées
Exemples de tâches
- organiser les différents comités directeurs des projets et aider les sponsors à les diriger
- organiser des réunions avec des partenaires et des réunions du management de service
- entretenir des contacts réguliers avec tous les services d'encadrement du SPF et avec les directions fonctionnelles, en matière de projets et de programmes de ces services
- s'occuper de la transmission aux collaborateurs propres des informations reçues
En tant quegestionnaire de connaissancesacquérir, entretenir et élargir des connaissances spécialisées, sur la base des évolutions actuelles au sein de la spécialité propre
afin de
pouvoir agir comme point de contact pour cette spécialité
Exemples de tâches
- se familiariser avec la matière spécialisée des projets et programmes sous sa propre responsabilité
- suivre l'actualité et participer à des séminaires et évènements relatifs aux projets et programmes
- suivre les évolutions dans le domaine du management de projet et de programme, des projets de modernisation, des technologies de l'information et de la communication, etc.
- partager son expérience, ses connaissances et son expertise technique avec les collaborateurs de projet et les responsables des autres SPF
- construire un réseau sur des initiatives ou projets identiques au sein de l'Administration
Positionnement
La fonction est dirigée par
le président du comité de direction, l'administrateur général
la fonction assure la direction fonctionnelle de 11 à 50 collaborateurs de tous les niveaux
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
|