Identification de la fonction

Code de la fonction : ISA013

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Chefs de projets

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Soutenir le président et les membres du comité de direction, en matière de processus, lors de la définition, de l'implémentation et du suivi du plan de management et des initiatives stratégiques du SPF

afin de

permettre au comité de direction de remplir la mission et d'atteindre les objectifs stratégiques du SPF

 

Définir et gérer un portefeuille de projets et de programmes, conformément à la stratégie, tant en ce qui concerne la définition des objectifs que le suivi de l'exécution opérationnelle

afin de

atteindre les différents objectifs, dans le respect d'une cohérence stratégique

 

Finalités

En tant que

conseiller stratégique

soutenir l'organisation, au niveau du processus, dans la gestion du portefeuille de programmes et de projets, de même que coordonner la production des programmes

afin de

soutenir la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels

 

Exemples de tâches

• définir les projets stratégiques en collaboration avec le président, le comité de direction et la cellule stratégique du ministre

• soutenir et conseiller le comité de direction et le N-2 dans le développement, l'implémentation et le suivi des projets et programmes, ainsi que dans l'intégration de l'aspect Change Management des plans de management

• assister le président du comité de direction dans la préparation des conseils de direction et des conseils stratégiques, ainsi que dans la coordination des projets stratégiques

• évaluer les résultats de projet et de programme, en ce qui concerne les objectifs, et faire régulièrement rapport sur la situation et l'état d'avancement des différents projets

• définir et revoir les accords avec le secteur

 

En tant que

manager de programmes

gérer, diriger et coordonner plusieurs projets et programmes, de manière autonome, de leur conception à leur réalisation

afin de

réaliser les projets et programmes conformément aux objectifs et dans le respect des délais, des budgets et des spécifications préétablis

 

Exemples de tâches

• déterminer les objectifs et (faire) élaborer un plan détaillé pour tous les projets dont on est responsable ou pour lesquels l'on supervise le responsable

• (faire) étudier des solutions de remplacement pour le plan déposé, en cas de changement de contexte, de même que les (faire) proposer aux sponsors du projet

• prendre des décisions quant aux priorités dans les projets et procédures, en cas de conflit

• veiller à ce que les moyens nécessaires soient disponibles, afin d'atteindre les objectifs et d'utiliser les moyens de manière optimale

• suivre les risques liés aux projets, évaluer leur interdépendance et résoudre les conflits

 

En tant que

manager de programmes

intégrer les différents plans d'action concrets dans un plan global et en répartir la responsabilité de l'exécution entre les chefs ou managers de projet

afin de

garantir la réalisation du programme, dans le respect des délais et le souci de la qualité

 

Exemples de tâches

• élaborer et suivre les plans d'action (ou participer à leur élaboration et suivi)

• harmoniser l'exécution des différentes parties du programme, via les plans d'action concrets

• organiser des réunions de concertation avec les chefs ou managers de projet

• attribuer des objectifs concrets et clairs aux chefs ou managers de projet

• effectuer le suivi continu des chefs ou managers de projet

 

En tant que

coach

diriger et soutenir les équipes et les collaborateurs de projet

afin de

améliorer leurs prestations en fonction des objectifs établis

 

Exemples de tâches

• développer les compétences en matière de management (de projet), à tous les niveaux de l'organisation, en collaboration avec le correspondant Personnel & Organisation et le correspondant Ressources Humaines

• déterminer et coordonner clairement les tâches et fonctions de chacun

• développer un véritable esprit d'équipe pour le projet

• accompagner les chefs et collaborateurs de projet, en partageant avec eux la vision des projets et en leur donnant des directives, des infomations et des conseils clairs (plan d'action et objectifs opérationnels)

• assister les directeurs ou chefs de projet concernés par des responsabilités indirectes dans l'évaluation des prestations des collaborateurs de projet

 

En tant que

garant de la qualité

répondre du suivi qualitatif, quantitatif et budgétaire des programmes et projets

afin de

pouvoir évaluer la réalisation de l'exécution de projet, en ce qui concerne les objectifs et les moyens prévus, et de pouvoir présenter des tableaux de bord efficaces, destinés à soutenir le management

 

Exemples de tâches

• déterminer et contrôler un budget (rentrées et dépenses), en collaboration avec les sponsors du projet et le correspondant Budget et Contrôle de la gestion

• effectuer le rapportage budgétaire (en collaboration avec les sponsors du projet et le correspondant B&CG)

• corriger la route des chefs de projet si nécessaire et faire des propositions d'adaptation

• rédiger les rapports consolidés mensuels des programmes et projets et les soumettre au comité de direction, accompagnés d'une évaluation personnelle de la situation du processus de changement

 

En tant que

rapporteur

faire régulièrement rapport au comité de direction, aux sponsors et aux clients finaux des projets sur l'état d'avancement des différents projets

afin de

surveiller la qualité et l'avancement des projets et programmes

 

Exemples de tâches

• consolider toutes les informations relatives aux projets

• rédiger régulièrement un rapport sur la base des indicateurs-clés de performance

• s'assurer que toutes les procédures et méthodes internes et externes relatives à la qualité soient correctement appliquées (exemple : contrôle de la configuration)

• évaluer et améliorer le processus décisionnel et les processus de communication (temps de réaction, prestations, etc.)

• valider le contenu des documents sortants (rapports, courriers électroniques déterminés, différents documents importants, etc.)

 

En tant que

communicateur

garantir la communication avec les différents partenaires impliqués dans la réalisation des objectifs, à savoir les services opérationnels et les clients des projets, sur chaque problématique liée aux projets et aux activités opérationnelles

afin de

veiller à une collaboration équilibreé et transparente avec les différentes parties concernées

 

Exemples de tâches

• organiser les différents comités directeurs des projets et aider les sponsors à les diriger

• organiser des réunions avec des partenaires et des réunions du management de service

• entretenir des contacts réguliers avec tous les services d'encadrement du SPF et avec les directions fonctionnelles, en matière de projets et de programmes de ces services

• s'occuper de la transmission aux collaborateurs propres des informations reçues

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

acquérir, entretenir et élargir des connaissances spécialisées, sur la base des évolutions actuelles au sein de la spécialité propre

afin de

pouvoir agir comme point de contact pour cette spécialité

 

Exemples de tâches

• se familiariser avec la matière spécialisée des projets et programmes sous sa propre responsabilité

• suivre l'actualité et participer à des séminaires et évènements relatifs aux projets et programmes

• suivre les évolutions dans le domaine du management de projet et de programme, des projets de modernisation, des technologies de l'information et de la communication, etc.

• partager son expérience, ses connaissances et son expertise technique avec les collaborateurs de projet et les responsables des autres SPF

• construire un réseau sur des initiatives ou projets identiques au sein de l'Administration

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
		réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
	rapportage de progression		quotidien
		dossier, mail	mensuel
	questions parlementaires		mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
			hebdomadaire
	rapportage de progression		hebdomadaire
	info, état de la situation		hebdomadaire
			quotidien
			mensuel
		dossier, mail, personnel	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction, l'administrateur général

la fonction assure la direction fonctionnelle de 11 à 50 collaborateurs de tous les niveaux

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la planification et l'organisation des projets et programmes propres

• l'examen des priorités et les décisions quant à celles-ci, en ce qui concerne plusieurs programmes et projets liés

• la répartition des membres de personnel attribués pour les différents programmes

• les contacts internes et externes

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décisions ayant un impact budgétaire (en dehors des budgets prévus)

• les modifications des objectifs stratégiques d'un programme

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la réglementation concernant les fonctions de management, le contrôle interne et les projets de modernisation

• les réglementations liées au contexte du projet

• la réglementation générale (exemple : celle relative aux marchés publics)

• les décisions stratégiques du management

 

Quelles innovations

• l'optimisation des processus de travail

• les propositions relatives aux projets stratégiques

• l'exécution et le plan d'approche du programme

 

Sur base de quel cadre de référence

• la détermination et la réalisation des objectifs du programme

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.