Identification de la fonction

Code de la fonction : DWO039

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Contrôleurs / inspecteurs / auditeurs

Catégorie de métiers : 14. Sciences, Sciences appliquées, Etude et Recherche (WO)

Raison d'être de la fonction

Valider la banque de données de résumés cliniques minimum (RCM), unifier les actes posés par les médecins en milieu hospitalier, optimaliser les audits internes des hôpitaux

afin de

garantir les soins les plus adaptés aux cas présentés par le patient tout en tenant compte des moyens financiers.

 

Le RCM constitue un résumé des dossiers médicaux des patients; il contient des informations relatives à l'hôpital, aux services, aux données des patients, aux séjours, aux diagnostics et aux procédures éventuelles; le RCM fonctionne comme source d'information dans la détermination du financement des hôpitaux.

afin de

 

Finalités

En tant que

contrôleur

contrôler tout le processus de récolte des informations contenues dans le résumé infirmier minimum depuis l'enregistrement de l'acte médical par les hôpitaux jusqu'à son enregistrement dans la base de données (Résumé Clinique Minimum - RCM)

afin de

établir des statistiques, diagnostics, rapports destinés à soutenir la politique du Ministre concernant le financement des jours d'hospitalisation, les besoins de la profession, etc.

 

Exemples de tâches

• auditer systématiquement chaque hôpital (150) tous les 2 ans sur la base des dossiers RCM envoyés et des dossiers médicaux présentés par le directeur de l'hôpital, le médecin chef, le codificateur ou autre, soit procéder à une inspection aléatoire sur la base d'un échantillonnage (60 à 100 dossiers), soit appliquer des indicateurs 'clignotants' (identification des écarts), soit procéder à un audit ciblé pour fraude

• sélectionner des dossiers (15 à 20) sur la base d'indicateurs révélant une consommation hors de la moyenne nationale d'actes médicaux réalisés dans un hôpital

• procéder au suivi des constatations de fraude et/ou des plaintes vis-à-vis de l'hôpital d'une part, et vis-à-vis de la Commission multipartite d'autre part (ou du groupe de travail duquel le cas relève (cardiologie, pédiatrie, oncologie, maternité, etc.))

• effectuer le contrôle des règles de codification dans le respect des règles de procédures garantissant l'impartialité et l'autonomie; envoyer le rapport dans les neuf jours ouvrables à la Commission multipartite (hôpitaux, infirmiers, mutuelles, médecins, représentants du Ministre); pas de fraude actuellement prévu en cas de sanction, mais certainement dans une fonction TO BE

• effectuer une enquête sur les règles d'audit interne des hôpitaux concernant le RCM

 

En tant que

expert & conseiller interne et externe

donner des avis, interpréter, établir et améliorer la méthodologie appliquée à la récolte des informations et relative au contenu de la base de données (50 éléments)

afin de

garantir une application stricte des règles de codification en vigueur

 

Exemples de tâches

• donner des avis en interne au service des contrôleurs afin de les aider dans l'exploitation des données

• organiser des réunions d'information, de formation à l'attention des parties prenantes: infirmiers, médecin chef, directeur d'hôpital, service de codification, etc.

• expert dans l'analyse des clignotants ('Diagnose Related Group' : méthodologie liant des diagnostics - pneumonie, infection urinaire - avec des critères de sévérité et de mortalité par groupe d'âge, en relation avec les durées de séjour)

 

En tant que

représentant

se tenir informé/e des actions concernant les projets et les dossiers traités

afin de

garantir une cohérence, une uniformité et une plus grande transparence des actes infirmiers posés dans le milieu hospitalier

 

Exemples de tâches

• développer une connaissance approfondie des règles de codification et de leur évolution

• présentation des rapports d'audit, de l'organisation du travail, des méthodologies en réunions multipartites

• entretenir les contacts avec les partenaires et les experts académiques

• participer à des colloques, des séances d'information à destination des parties prenantes

• représenter le Ministre au sein du Conseil National des Etablissements Hospitaliers (CNEH)

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre la littérature internationale et les procédures en matière d'enregistrement d'actes infirmiers, de systèmes de codification, d'exploitation statistique de données

afin de

rassembler toutes les données relevantes pour le service Datamanagement (gestion des données) et soutenir la politique de la Direction Générale en cette matière

 

Exemples de tâches

• établir une méthodologie de récolte d'informations et de contenu d'éléments (items) en collaboration avec les milieux académiques (toutes les universités)

• développer un programme d'interprétation automatique d'erreurs, de fautes ou de clignotants (indicateurs d'écart)

• établir des normes de taux d'occupation, de pression sur le travail, etc., par service/spécialité dans les hôpitaux généralistes

• faire des propositions d'amélioration du contenu de la base de données

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
DG2; DG 1(les groupes de travail, Commissions, collègues,...)	questions orales	contact personnel	quotidien
Stakeholders externes (hopitaux, INAMI, experts RIM, cabinet, Comunautés,...	questions écrites	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
Fournisseur informatique CSC	conseils écrits	réunion, groupe de pilotage	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Idem	idem	idem	idem
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de cellule "Audit et contrôle administratif"

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son propre travail

• conceptualisation et organisation des coordinations (suivi des projets, représentation du service, participation aux journées d'études)

• exécution des audits et des rapports y afférents dans le respect des procédures en vigueur ainsi que toutes les auditions nécessaires

• possibilité de dresser un procès-verbal - Agent assermenté nommé par AR

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• participation aux réunions internes et externes (nationales et internationales), aux formations, journées d'études, séminaires, congrès (selon le planning annuel préconisé)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

74.000 euros : budget 2005 pour le service Datamanagement

 

Budget de travail propre

dans la sous-partie B4 du budget des hôpitaux, 800.000 euros environ sont prévus pour les experts pour ce qui concerne la colle

 

Autres données quantitatives

1. personnes de contacts fonctionelles : environ 120 dans les groupes de travail, les réunions multipartites et les réunions d'experts académiques

2. pour le service de 9,5 médecins auditeurs RCM; environ 75 audits par an

3. code de diagnostic : 1400 ; y compris chirurgie : 4000

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• AR de 1988 et AR du 6/12/1994 relatif aux procédures de communication de données dans les hôpitaux

• AR du 10/12/1994 relatif aux normes dans les hôpitaux et les services

 

Quelles innovations

• amélioration du contenu de la base de donnée (50 éléments) en collaboration avec les milieux académiques

• améliorer les procédures d'audit ou de compte rendu

• définir de nouveaux indicateurs ou clignotants

• établir des normes de reconnaissance et de financement des hôpitaux

• conseils de règles de codification des actes médicaux à l'attention des responsables de l'enregistrement des données médicales

 

Sur base de quel cadre de référence

• littérature, congrès, connaissances internes, relations avec les médecins, les directions d'hôpitaux, les experts externes, analyse des procédures de contrôle et des rapports, établissement de tableaux de bord de suivi, etc.

• évolutions des modes d'audit dans d'autres pays, recherches internationales sur les procédures d'audit

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.