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Attaché A2 coordination protocole et sécurité (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA018
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Servir d'interlocuteur de référence entre les différents services de la direction d'encadrement Protocole et Sécurité (P&S), ainsi qu'entre cette direction et diverses instances publiques et privées
afin de
coordonner les actions communes aux différents services de la direction, favoriser la collaboration entre d'une part, sa direction, et d'autre part, le secrétariat du comité de direction, les cellules stratégiques, les autres directions générales ou d'encadrement du SPF et les autres SPF, assurer les relations avec l'opérateur chargé de la production des cartes d'identité émises par la direction Protocole et Sécurité en faveur d'étrangers bénéficiant de privilèges, de même que favoriser la cohésion et la cohérence au sein de la direction
Gérer les matières administratives et logistiques de la direction Protocole et Sécurité
afin de
lui permettre de respecter ses obligations vis-à-vis du comité de direction (plan de management) et de ses clients institutionnels (missions diplomatiques établies à Bruxelles et organisations internationales établies en Belgique), la doter de moyens humains, budgétaires et techniques nécessaires à l'accomplissement de ses missions, résoudre tous les problèmes structurels et fonctionnels surgissant au sein de la direction, de même que promouvoir, en son sein, le changement des modes de fonctionnement et des mentalités
Finalités
En tant queassistant
- aider le directeur Protocole et Sécurité dans ses tâches administratives, de planification et de gestion
afin de
- aider à atteindre les objectifs définis par la hiérarchie
Exemples de tâches
- organiser des réunions de coordination
- participer, en son nom, à différentes réunions au sein du SPF ou dans d'autres cadres
- élaborer et déployer des lignes de conduite en matière de Protocole et Sécurité
- effectuer des travaux de réflexion, de statistiques, de rapport, etc.
En tant que
conseiller stratégique
- étudier et proposer de nouvelles méthodes en matière de gestion administrative électronique
afin de
- moderniser l'équipement, les processus et les services
Exemples de tâches
- participer à des groupes de recherche et de réflexion en matière de TIC (technologies de l'information et de la communication)
- étudier des possibilités du téléchargement des cartes d'identité du Protocole
- participer aux réunions des projets d'amélioration (BPR, 'Business Process Re-engineering'), en vue de moderniser les modes de communication avec les clients institutionnels
- promouvoir la consultation électronique déportée, la digitalisation de formulaires administratifs, etc.
En tant que
coordinateur
- coordonner des actions/démarches communes aux différents services de la direction Protocole et Sécurité
afin de
- de défendre et promouvoir de manière cohérente et efficace les intérêts et les positions de la direction et de ses composantes en matière de management
Exemples de tâches
- organiser et participer à des réunions internes et externes
- rédiger des notes verbales et des notes circulaires
- effectuer diverses interventions en faveur des différents services
- rédiger des descriptions de fonctions, des entretiens et effectuer des sélections de personnel
En tant que
dirigeant
- assurer la gestion du service chargé du secrétariat et des affaires générales de la Direction
afin de
- superviser les personnels chargés de l'accueil des visiteurs et de l'indicateur général, ainsi que veiller au traitement rapide du courrier, des pièces et des dossiers ainsi que de leur acheminement
Exemples de tâches
- gérer le personnel
- assurer le support logistique
- rédiger, adapter les lignes de conduite et en assurer l'application
En tant que
coach
- coacher les collègues et les collaborateurs sur les nouveaux projets en matière de changement
afin de
- leur faire accepter et les impliquer dans le changement des modes de fonctionnement
Exemples de tâches
- organiser des réunions en vue de la mise en route et du suivi des cercles de développement
- animer des réunions dans le cadre du projet de modernisation ('Business Process Re-engineering')
En tant que
gestionnaire
- préparer et mettre en oeuvre de nouveaux processus et prévoir les budgets y afférents
afin de
- veiller à la perennité de divers services à la clientèle
Exemples de tâches
- établir et assurer le suivi des procédures relatives à la production des cartes d'identité du Protocole (plus de 20.000 par an)
- superviser des opérations de transfert de données électroniques et physiques
- étudier de nouvelles mises en pages de cartes
- budgétiser et superviser des opérations comptables relatives aux cartes du Protocole
En tant que
personne de contact
- servir de point focal au sein du SPF, auprès d'autres administrations publiques belges et à l'égard des clients de la direction d'encadrement Protocole et Sécurité
afin de
- adapter l'offre à la demande en respectant les statuts spécifiques de ses clients
Exemples de tâches
- adapter certaines mesures d'ordre général aux statuts spécifiques des clients, informer la communauté étrangère en Belgique des
- assurer le rôle de personne relais de la direction Protocole et Sécurité auprès des gestionnaires du site web du SPF (direction Presse et Communication), des procédures de recrutement de personnels (P&O), de la stratégie TIC, etc.
- collaborer avec la direction juridique du SPF dans le cadre d'adaptations réglementaires
Positionnement
La fonction est dirigée par
le président (N)
le directeur Protocole et Sécurité (N-1)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.