Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA018

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Servir d'interlocuteur de référence entre les différents services de la direction d'encadrement Protocole et Sécurité (P&S), ainsi qu'entre cette direction et diverses instances publiques et privées

afin de

coordonner les actions communes aux différents services de la direction, favoriser la collaboration entre d'une part, sa direction, et d'autre part, le secrétariat du comité de direction, les cellules stratégiques, les autres directions générales ou d'encadrement du SPF et les autres SPF, assurer les relations avec l'opérateur chargé de la production des cartes d'identité émises par la direction Protocole et Sécurité en faveur d'étrangers bénéficiant de privilèges, de même que favoriser la cohésion et la cohérence au sein de la direction

 

Gérer les matières administratives et logistiques de la direction Protocole et Sécurité

afin de

lui permettre de respecter ses obligations vis-à-vis du comité de direction (plan de management) et de ses clients institutionnels (missions diplomatiques établies à Bruxelles et organisations internationales établies en Belgique), la doter de moyens humains, budgétaires et techniques nécessaires à l'accomplissement de ses missions, résoudre tous les problèmes structurels et fonctionnels surgissant au sein de la direction, de même que promouvoir, en son sein, le changement des modes de fonctionnement et des mentalités

 

Finalités

En tant que

assistant

aider le directeur Protocole et Sécurité dans ses tâches administratives, de planification et de gestion

afin de

aider à atteindre les objectifs définis par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions de coordination

• participer, en son nom, à différentes réunions au sein du SPF ou dans d'autres cadres

• élaborer et déployer des lignes de conduite en matière de Protocole et Sécurité

• effectuer des travaux de réflexion, de statistiques, de rapport, etc.

 

En tant que

conseiller stratégique

étudier et proposer de nouvelles méthodes en matière de gestion administrative électronique

afin de

moderniser l'équipement, les processus et les services

 

Exemples de tâches

• participer à des groupes de recherche et de réflexion en matière de TIC (technologies de l'information et de la communication)

• étudier des possibilités du téléchargement des cartes d'identité du Protocole

• participer aux réunions des projets d'amélioration (BPR, 'Business Process Re-engineering'), en vue de moderniser les modes de communication avec les clients institutionnels

• promouvoir la consultation électronique déportée, la digitalisation de formulaires administratifs, etc.

 

En tant que

coordinateur

coordonner des actions/démarches communes aux différents services de la direction Protocole et Sécurité

afin de

de défendre et promouvoir de manière cohérente et efficace les intérêts et les positions de la direction et de ses composantes en matière de management

 

Exemples de tâches

• organiser et participer à des réunions internes et externes

• rédiger des notes verbales et des notes circulaires

• effectuer diverses interventions en faveur des différents services

• rédiger des descriptions de fonctions, des entretiens et effectuer des sélections de personnel

 

En tant que

dirigeant

assurer la gestion du service chargé du secrétariat et des affaires générales de la Direction

afin de

superviser les personnels chargés de l'accueil des visiteurs et de l'indicateur général, ainsi que veiller au traitement rapide du courrier, des pièces et des dossiers ainsi que de leur acheminement

 

Exemples de tâches

• gérer le personnel

• assurer le support logistique

• rédiger, adapter les lignes de conduite et en assurer l'application

 

En tant que

coach

coacher les collègues et les collaborateurs sur les nouveaux projets en matière de changement

afin de

leur faire accepter et les impliquer dans le changement des modes de fonctionnement

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions en vue de la mise en route et du suivi des cercles de développement

• animer des réunions dans le cadre du projet de modernisation ('Business Process Re-engineering')

 

En tant que

gestionnaire

préparer et mettre en oeuvre de nouveaux processus et prévoir les budgets y afférents

afin de

veiller à la perennité de divers services à la clientèle

 

Exemples de tâches

• établir et assurer le suivi des procédures relatives à la production des cartes d'identité du Protocole (plus de 20.000 par an)

• superviser des opérations de transfert de données électroniques et physiques

• étudier de nouvelles mises en pages de cartes

• budgétiser et superviser des opérations comptables relatives aux cartes du Protocole

 

En tant que

personne de contact

servir de point focal au sein du SPF, auprès d'autres administrations publiques belges et à l'égard des clients de la direction d'encadrement Protocole et Sécurité

afin de

adapter l'offre à la demande en respectant les statuts spécifiques de ses clients

 

Exemples de tâches

• adapter certaines mesures d'ordre général aux statuts spécifiques des clients, informer la communauté étrangère en Belgique des

• assurer le rôle de personne relais de la direction Protocole et Sécurité auprès des gestionnaires du site web du SPF (direction Presse et Communication), des procédures de recrutement de personnels (P&O), de la stratégie TIC, etc.

• collaborer avec la direction juridique du SPF dans le cadre d'adaptations réglementaires

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions orales	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	questions orales	contact personnel, réunions	quotidien
management	questions orales	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel, réunions	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel, réunions	quotidien
collaborateurs	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	mensuel
collaborateurs	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	conseils écrits	réunion, groupe de pilotage	mensuel
organisations/entreprises	conseils écrits	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président (N)

le directeur Protocole et Sécurité (N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion du secrétariat

• l'organisation de réunions et la participation à ces dernières

• les interventions auprès de tiers dans le cadre réglementaire

• l'organisation de son travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• proposer ou accepter des changements de règlements et procédures affectant la clientèle et/ou débordant du cadre du service dirigé par la fonction

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.233.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• conventions de Vienne sur les relations diplomatiques (1961) et sur les relations consulaires (1963), arrêté royal de 1961 sur les cartes d'identité spéciales et l'arrêté royal de modification d'octobre 2000

 

Quelles innovations

• amélioration rapide et visible ('Quick Win') : nouveaux formulaires de demande de cartes d'identité

• modifications des opérations de transfert de données électroniques

• versions électroniques du Guide du Protocole et d'autres manuels et documents

• re-calibrage de la partie Protocole & Sécurité du site web du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de management du président du comité de direction

• groupe de réflexion TIC d'Ankara

• projet d'amélioration (BPR) de la direction Protocole et Sécurité et de la direction TIC

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.