Identificatie van de functie

Functiecode : DSA018

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Dienen als vaste contactpersoon voor de verschillende diensten van de directie van Protocol en Veiligheid (P&V) alsook voor deze directie en diverse publieke en private instanties

teneinde

a) gezamenlijke acties in de verschillende diensten van de directie te coördineren; b) de samenwerking tussen enerzijds, zijn/haar Directie en, anderzijds, het secretariaat van het Directiecomité, de strategische cellen, de directies-generaal, de andere stafdirecties van de FOD en andere FODs te bevorderen; c) de relaties met de operator die instaat voor de productie van identiteitskaarten, uitgebracht door de directie Protocol en Veiligheid ten gunste van buitenlanders genietende van voorrechten, te waarborgen; d) de eenheid en de samenhang binnen de directie te bevorderen.

 

Het beheren van de administratieve en logistische materies van de directie Protocol en Veiligheid

teneinde

a) haar toe te laten haar verplichtingen tegenover het directiecomité (managementplan) en haar institutionele cliënten (diplomatieke afvaardigingen gevestigd in Brussel en internationale organisaties gevestigd in België) na te komen; b) haar te voorzien van menselijke, financiële en technische middelen die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar opdrachten; c) alle structurele en functionele problemen die opduiken te midden van de Directie op te lossen; d) de verandering van de werkwijzes en de mentaliteit te bevorderen

 

Resultaatgebieden

Als

assistent

het helpen van de directeur Protocol en Veiligheid bij zijn/haar administratieve, plannings- en beheerstaken

teneinde

hem/haar te helpen de door de hiërarchie omschreven doelstellingen te behalen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van coördinatievergaderingen

• deelnemen, in zijn/haar naam, aan verschillende vergaderingen binnen de FOD of in andere instellingen

• het uitwerken en ontvouwen van gedragslijnen inzake Protocol en Veiligheid

• nadenken, het opmaken van statistieken, rapporten, enz.

 

Als

strategisch raadgever

het bestuderen en voorstellen van nieuwe methodes inzake elektronisch administratief beheer

teneinde

de accomodatie, procedures en diensten te moderniseren

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan reflectie- en onderzoeksgroepen inzake ICT

• het bestuderen van de mogelijkheden tot het downloaden van identiteitskaarten van het Protocol

• meewerken aan vergaderingen BPR (business process reengineering) met als doel de communicatiewijzen met de institutionele cliënten te moderniseren

• het bevorderen van de elektronische raadpleging op afstand, de digitalisering van administratieve formulieren, enz.

 

Als

coördinator

het coördineren van collectieve acties/stappen in de verschillende diensten van de directie Protocol en Veiligheid

teneinde

op een coherente en efficiënte manier de belangen en de posities van de directie en haar diensten inzake management te verdedigen en bevorderen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van en deelnemen aan de interne en externe vergaderingen

• het opstellen van mondelinge en schriftelijke mededelingen

• diverse tussenkomsten ten gunste van verschillende diensten

• het opstellen van functiebeschrijvingen, interviews en de personeelsselectie

 

Als

leidinggevende

het verzekeren van het beheer van het secretariaat en de algemene zaken van de directie

teneinde

de personeelsleden verantwoordelijk voor de bezoekers en de hoofdindicator te superviseren, alsook te waken over de snelle behandeling van de briefwisseling, documenten en dossiers evenals hun verzending.

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van het personeel

• het waarborgen van logistieke hulp

• het opstellen en aanpassen van gedragslijnen en het verzekeren van de toepassing ervan

 

Als

coach

het begeleiden van collega's en medewerkers in de nieuwe projecten inzake wijziging

teneinde

ze te doen aanvaarden en ze te betrekken in de verandering van de werkingswijzen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van vergaderingen met als doel het op gang brengen en opvolgen van de

• het stimuleren van bijeenkomsten in het kader van de BPR

 

Als

beheerder

het voorbereiden en aanwenden van nieuwe procedures en het voorzien van de bijbehorende budgetten

teneinde

te waken over de duurzaamheid van diverse klantendiensten

 

Voorbeelden van taken

• het opmaken en opvolgen van procedures met betrekking tot de productie van identiteitskaarten van het Protocol (meer dan 20.000 per jaar)

• het superviseren van overdrachten van elektronische en fysieke gegevens

• het bestuderen van de nieuwe opmaak van de kaarten

• het budgetteren en superviseren van boekhoudkundige handelingen betreffende de protocolkaarten

 

Als

contactpersoon

dienen als contactpunt binnen de FOD, voor andere publieke Belgische administraties en ten opzichte van "cliënten" van de directie Protocol en Veiligheid

teneinde

het aanbod op de vraag af te stellen met respect voor de bijzondere statuten van die "cliënten"

 

Voorbeelden van taken

• het aanpassen van bepaalde algemene ordemaatregelen aan de specifieke statuten van de cliënten; informatie van de buitenlandse gemeenschap in België naar aanleiding van de

• het waarborgen van de rol van tussenpersoon van de directie Protocol en Veiligheid bij de beheerders van de website van de FOD (directie Pers en Communicatie), rekruteringsprocedures van het personeel (Personeel en Organisatie), van de ICT-strategie, enz.

• samenwerken met de juridische directie van de FOD in het kader van de reglementaire aanpassingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
management	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
medewerkers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
medewerkers	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
management	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	vergadering, stuurgroep ...	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N

de directeur Protocol en Veiligheid N-1

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer van het secretariaat

• de organisatie van vergaderingen en medewerking aan de vergaderingen

• tussenkomsten bij derden in het kader van reglementeringen

• de organisatie van het eigen werk

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het voorstellen of aanvaarden van veranderingen van de reglementen en de procedures betreffende het cliënteel en/of die buiten het kader van de dienst, bestuurd door de functie, vallen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.233.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Verdrag van Wenen over de diplomatieke (1961) en consulaire (1963) betrekkingen, KB van 1961 over de speciale identiteitskaarten en het gewijzigd KB van oktober 2000

 

Welke vernieuwingen

• Quick Win: nieuwe aanvraagformulieren van identiteitskaarten

• wijzigingen aan de overdracht van elektronische gegevens

• elektronische versies van de Gids van het Protocol en andere handboeken en documenten

• herwerking van de groep Protocol en Veiligheid van de website Buitenlandse Zaken

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• managementplan van de voorzitter van het directiecomité

• reflectiegroep ICT van Ankara

• BPR van de directies Protocol en Veiligheid en ICT

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.