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Attaché A2 inspection - Responsable du secrétariat (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSD175
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)
Raison d'être de la fonction
Superviser les sections du secrétariat de l'inspection (mouvement des dossiers, suivi administratif des secrétariats sociaux agréés, cellule auditorats, help-desk informatique) en conformité avec les objectifs stratégiques de l'institution, tout en respectant les directives de la hiérarchie et en garantissant la bonne gestion des collaborateurs et du matériel mis à disposition
afin de
assurer le fonctionnement optimal de la direction générale de l'inspection.
Assister et conseiller la hiérarchie (le Directeur général des services d'inspection et les inspecteurs sociaux directeurs, dont en particulier l'inspecteur social-directeur du service SSA-ESS (Secrétariats sociaux agréés - Erkende sociale secretariaten) - secrétariat de l'inspection)
afin de
les soutenir dans leurs actions de management.
Finalités
En tant queresponsable de sections
- organiser et diriger les sections administratives de la direction SSA-ESS-secrétariat
afin de
- réaliser les objectifs opérationnels dans l'exécution du plan stratégique
Exemples de tâches
- coordonner le recrutement des collaborateurs des sections administratives de la direction SSA-ESS secrétariat
- assurer le développement des collaborateurs, l'écoute des plaintes des agents et/ou la résolution des situations conflictuelles
- assurer la gestion des prestations des collaborateurs des sections administratives de la direction SSA-ESS secrétariat
- optimiser les prestations de l'équipe
- collaborer à la gestion budgétaire de la direction
En tant que
responsable du secrétariat de l'inspection
- fournir le soutien administratif aux agents itinérants de la direction générale de l'inspection
afin de
- réaliser les objectifs opérationnels dans l'exécution du plan stratégique
Exemples de tâches
- fournir une assistance administrative (réponses aux questions parlementaires, demandes d'information d'autres institutions ou de la cellule stratégique, gestion des plaintes), effectuer la gestion des feuilles de congé des agents itinérants, ainsi que des traductions
- contrôler l'assistance logistique des agents itinérants (commande de matériel spécifique, fourniture de matériel de bureau, gestion du contingent kilométrique, factures GSM, états de frais)
- mettre à disposition des informations requises au sein de la direction, aux agents du secrétariat et aux agents itinérants
- aider à la surveillance des secrétariats sociaux agréés et à la lutte contre les pratiques délictueuses
- contrôler la gestion des applications informatiques de la direction; fournir des conseils pour l'amélioration des applications informatiques de la direction
En tant que
conseiller interne
- fournir des avis à la hiérarchie sur des matières spécifiques, la structure de l'organisation et les processus (par exemple, le programme des activités des inspecteurs PASTIN ou la base de données des enquêtes DBEO)
afin de
- permettre à la hiérarchie de formuler et de réaliser les objectifs stratégiques
Exemples de tâches
- participer à la concertation en matière de structure, d'organisation et de processus
- élaborer des notes pour la direction, pour informer, analyser et donner des avis sur des problèmes soulevés par la direction
- développer et entretenir un système d'échange d'informations et de mesure de performance (tableaux de bord et autres statistiques) qui correspond aux besoins de la hiérarchie afin de garantir un bon planning, un bon suivi des performances et un bon relayage de l'information
- fournir des conseils pour la définition et l'introduction des procédures internes et des règles de fonctionnement de la direction
- participer à la production et la distribution du rapport annuel de l'ONSS et à la réalisation du rapport d'activité de l'inspection de l'ONSS
En tant que
coach
- notamment dans le cadre des cercles de développement, donner des avis, se charger de l'accompagnement individuel et du développement des chefs de section et des collaborateurs
afin de
- accroître le niveau de leurs prestations
Exemples de tâches
- contrôler le diagnostic des forces et des zones de développement des collaborateurs
- contrôler la délégation de missions compatibles avec le potentiel des collaborateurs
- contrôler le suivi des plans de développement
- contrôler l'adaptation du style de management au profil des collaborateurs
En tant que
formateur
- acquérir et transférer les connaissances au sein du service
afin de
- accroître l'expertise et l'autonomie des chefs de section et des collaborateurs
Exemples de tâches
- donner de l'information sur la matière, les méthodes et les processus
- contrôler la bonne formation et l'entraînement
- estimer et formuler les besoins en formation
- rédiger des notes de service et des notes d'information aux inspecteurs sociaux et aux contrôleurs sociaux
Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur du service SSA-ESS-secrétariat
le directeur général des services d'inspection et les directeurs de l'inspection francophones et née
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.