Attaché A2 politiebeheer (dossierbeheer) (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV145
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Het autonoom en proactief behandelen van de dossiers in de specifieke domeinen die verbonden zijn aan de directie Politiebeheer (organen en structuren van de politiezones, administratief toezicht, benoemingen, mandaten, tucht, ...
teneinde
de lokale politie, de lokale politiële overheden en de gouverneurs te ondersteunen bij de uitvoering van hun opdrachten.
Het opmaken, interpreteren, toepassen en evalueren van de reglementering die onder de bevoegdheid valt van de directie Politiebeheer
teneinde
de vastgestelde doelstellingen en resultaten te behalen, in naleving van de strategieën, de normen voor kwaliteit en efficiëntie en de waarden van de FOD en van de algemene directie (AD).
Resultaatgebieden
Alsdossierbeheerderhet op autonome en georganiseerde wijze verzekeren van het beheer van de dossiers (organen en structuren van de politiezones, administratief toezicht op de handelingen van de politiezones, beroepszaken, benoeming van politieofficieren, aanwijzing in een mandaat van de korpschefs, tucht (politieofficieren))
teneinde
de opdracht van de directie te verwezenlijken en de door de minister te nemen beslissing voor te bereiden
Voorbeelden van taken
- het analyseren van de elementen waaruit de dossiers zijn samengesteld, het inzamelen van bijkomende informatie-elementen, vragen om uitleg en deelnemen aan overleg met de partners teneinde een gemeenschappelijk standpunt te bepalen
- het opmaken van evaluaties, het opstellen van conclusies en het voorstellen van aanbevelingen
- het voorbereiden van de ontwerpbesluiten van de minister (via hiërarchische weg)
- het uitwerken van de reglementering, het toepassen van de procedures inclusief het uitvoeren van verhoren, het beheren van geschillendossiers, en het formuleren van adviezen m.b.t. projecten van politiële aard
- het behandelen van de briefwisseling en antwoorden op parlementaire vragen
Alsinformatiebeheerderhet inzamelen, aanwenden en analyseren van relevante informatie in de materies die tot de bevoegdheden van de directie Politiebeheer behoren
teneinde
de nuttige expertise te verhogen ter ondersteuning van de lokale overheden en de gouverneurs bij de uitvoering van de reglementering
Voorbeelden van taken
- het adviseren en informeren van de interne (kabinet en andere directies van de AD) en externe partners (diensten van de gouverneurs, federale politie, Comité P, de Algemene inspectie van de politie, enz.) teneinde de informatie te contextualiseren, te begrijpen en in perspectief te plaatsen met andere parameters
- het opstellen van analyses, studies, adviezen, synthesenota's, tabellen, grafieken, enz., op basis van de ingezamelde informatie en de informatie die hij/zij tegengekomen is
- het proactief opsporen van de problematische aspecten betreffende de reglementering en het formuleren van adviezen en gedetailleerde nota's hieromtrent
Alsvertegenwoordigerhet vertegenwoordigen van de directie, de algemene directie, de FOD of de minister op verschillende fora
teneinde
het standpunt van de directie inzake politiebeheer uit te drukken en te verdedigen
Voorbeelden van taken
- deelnemen in naam van de directie, de algemene directie, de FOD of de minister aan verschillende fora (studiedagen, bv. financieel beheer van de politiezones), werkgroepen (bv. evaluatie van de zonale structuren, evaluatie van de tuchtwet, evaluatie van de administratieve taken van de lokale politie) en overlegplatformen (bv. diensten van de gouverneurs over het administratief toezicht); alsook, in voorkomend geval, het verzekeren van het voorzitterschap ervan
- het opstellen van verslagen van vergaderingen en het geven van feedback aan de directie
Alscontactpersoonhet beantwoorden van vragen en het geven van adviezen m.b.t. de behandelde materies
teneinde
de uniformiteit te garanderen in de interpretatie en de toepassing van de reglementering inzake de materies van de directie Politiebeheer
Voorbeelden van taken
- antwoorden op de schriftelijke en mondelinge vragen die gesteld worden door de politiediensten, de andere betrokken diensten, de burgers, enz.
- het beheren van de dossiers in de specifieke materies en waken over de interne communicatie met de collega's omtrent de behandelde materies
- het opnemen van het nodige contact om de dossiers autonoom en efficiënt te beheren
Alscoördinator/coachhet begeleiden van de nieuwe junior medewerkers
teneinde
de operationele doelstellingen te verwezenlijken (ondersteuning van de lokale overheden; de opstelling, interpretatie en toepassing van de reglementering)
Voorbeelden van taken
- het coachen van de nieuwe collega's wanneer deze in dienst treden, optreden als hun peter, hen ondersteunen bij het leren van de materie en hen een praktijkopleiding geven
- het begeleiden van de nieuwe collega's in functie van hun dossiers, het herlezen van nota's, projecten, enz.
- het stimuleren van de medewerkers bij de dagdagelijkse werkzaamheden en bij hun persoonlijke ontwikkeling
- het geven van zowel negatieve als positieve opbouwende feedback omtrent hun functioneren
- het coördineren van de taken van het personeel van niveau C/D
Alsassistent van de directeurmeewerken aan de ontwikkeling van diverse managementinstrumenten van de directie Politiebeheer, ter ondersteuning van de directeur
teneinde
bij te dragen aan de goede werking van de dienst
Voorbeelden van taken
- actief meewerken aan de ontwikkeling van managementinstrumenten (strategische en operationele fiches, balanced scorecards, fiches voor de opvolging van de projecten)
- het beheren van de instrumenten (zorgen voor de actualisering ervan, het stimuleren van de collega's om deze ook te gebruiken, het opstellen van evaluatienota's van de resultaten en het uitvoeren van risicoanalyses) ter ondersteuning van de directeur Politiebeheer
- het ondersteunen van de directeur bij zijn/haar HRM-taken (human resources management) (het opstellen en actualiseren van de functiebeschrijvingen, het opvolgen van de aanwervings-/vervangingsprocedures, het bijwonen van selectiegesprekken, het evalueren van de medewerkers van niveau C/D, enz.)
- het ondersteunen van de directeur bij de evaluatie van de werking van de dienst, inclusief het voorstellen van oplossingen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge vragen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten, regionaal en lokaal
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
informeel
|
ad hoc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
als dossier
|
dagelijks
|
management
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten, regionaal en lokaal
|
schriftelijke adviezen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
|
|
informeel
|
dagelijks
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur Politiebeheer
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de eigen organisatie van het werk en het intern overleg met collega's over de dossiers
- het verstrekken van adviezen en antwoorden op alle niet-beleidsmatige vragen (mondeling, via e-mail), conform de rechtspraak van de dienst in de behandelede materies
- onderhandelingen van de standpunten die de dienst, zelfs de FOD, verbinden, voor zover het toegekende mandaat dit toelaat
De functie moet autorisatie vragen voor
- het aanwenden van de budgetten
- deelname aan colloquia, seminaries en vergaderingen met externe deelnemers
- de schriftelijke adviezen, de conceptuele nota's en de voorstellen van reglementaire teksten of kaders moeten gecontroleerd en goedgekeurd worden door de directeur
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. jaarlijks en voor de gehele directie: 40 tot 50 interne nota's en beleidsnota's, 20 wetteksten (wetsontwerpen, reglementaire KB's, MB's, omzendbrieven), individuele conclusies per KB of MB; 75 benoemingen, mandaten, enz., 30 tot 40 tuchtmaatregelen, 20 administratieve controles - beroepen), 30-35 parlementaire vragen, 15-20 dossiers bij de Raad van State (inclusief de verdediging in zitting hiervan); vijfjaarlijks: benoeming van 196 korpschefs en andere mandaten
2. 3.900 binnenkomende dossiers, 1.000 uitgaande officiële dossiers (naast de antwoorden per e-mail, telefoon, intranet, interne databanken en andere vormen van behandeling)
3. 196 politiezones
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de wetgeving inzake de politie
- de richtlijnen van de minister, van de voorzitter of van de directeur-generaal
Welke vernieuwingen
- verbeteringen m.b.t. de wetgeving en de reglementering in bepaalde domeinen, hetzij direct in functie van de bevoegdheden van de directie, hetzij indirect als lid van werkgroepen m.b.t. andere materies
- bijdragen tot de optimalisering van de werking van bepaalde partners, in functie van de bevoegdheden van de directie, en zelfs het ter beschikking stellen van instrumenten
- de verbeterde werking van de directie door middel van de huidige managementinstrumenten
Gebaseerd op welk referentiekader
- de algemene beleidsnota's en beslissingen van de ministerraden
- de toekenning van de bevoegdheden die eigen zijn aan de dienst en aan de andere partnerdiensten (politie, de FOD Justitie, enz.)
- de eigen ervaring en expertise
|