Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO016

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Assister le chef de service dans la gestion et la coordination du service de presse du SPF Affaires étrangères

afin de

réaliser toutes les activités du service de la manière la plus efficiente

 

Etre l'adjoint du chef du service de presse (porte-parole) du SPF Affaires étrangères

afin de

être l'interface entre le SPF et les médias ( rédaction de communiqués de presse, briefings hebdomadaires de la presse, contacts constants avec les médias, ...

 

Finalités

En tant que

adjoint du chef de service

planifier et coordonner les activités du service en concertation avec son chef et collaborer avec ce dernier pour la mise en place de l'organisation du travail et de la stratégie du service

afin de

fournir une prestation de service optimale et garantir l'image la plus juste et la meilleure du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

 

Exemples de tâches

• informer et transmettre des instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs au sein du service

• fixer les priorités en collaboration avec le chef de service dans les activités de communication en cours

• prendre en charge certaines activités en vue d'atteindre les objectifs demandés

• rapporter régulièrement au chef de service afin d'assurer le suivi nécessaire

 

En tant que

adjoint du chef de service

remplacer le chef de service durant ses missions de service à l'extérieur

afin de

assurer la continuité des activités du service

 

Exemples de tâches

• être le responsable du service en cas d'absence de son chef et veiller à la bonne coordination des tâches

• exécuter les tâches quotidiennes du chef de service et en assurer le suivi

• assurer la bonne communication entre les collaborateurs au sein du service

• transmettre l'information auprès de ses collaborateurs

 

En tant que

porte-parole

être l'interface entre l'organisation et les médias

afin de

répondre aux questions des médias

 

Exemples de tâches

• participer à la définition du contenu des messages avec les cellules stratégiques (Affaires étrangères, Commerce extérieur, Coopération au développement, Affaires européennes), le Président du Comité de direction et les services concernés de l'administration

• participer à l'élaboration d'une stratégie de communication réactive ou proactive avec les mêmes intervenants

• répondre aux questions des journalistes (par écrit, e-mail, téléphone, etc.)

• gérer la communication de crise au sein du Centre de crise du SPF Affaires étrangères (ex.: crise du Tsunami)

• être disponible et effectuer des permanences régulières (week-ends et jours fériés) pour répondre à tout moment aux demandes des médias

 

En tant que

membre de la rédaction

rédiger des communiqués de presse et assurer leur transmission urgente aux médias, d'une part; composer et commenter la revue de presse nationale et internationale quotidienne, d'autre part.

afin de

informer le public via les médias de la politique étrangère de la Belgique, de son rôle sur la scène européenne et internationale, des activités du SPF, d'une part ; suivre en interne, dans le cadre des missions du SPF l'actualité nationale et internationale, d'autre part.

 

Exemples de tâches

• dépouiller la presse nationale et internationale, constituer la revue de presse quotidienne et la commenter auprès des conseillers de la cellule stratégique et des membres du Comité de direction

• contrôler le contenu de la revue de presse quotidienne mise sur l'Intranet et transmise aux postes diplomatiques et consulaires situés à l'étranger

• rédiger le contenu des communiqués de presse relatifs aux activités du SPF

• transmettre les communiqués de presse aux médias

 

En tant que

expert/spécialiste

assurer la coordination du volet médiatique des activités du SPF Affaires étrangères et prendre en charge son organisation pratique

afin de

d'obtenir les résultats poursuivis au moment planifié.

 

Exemples de tâches

• assurer la bonne coordination des activités du SPF en collaborant avec les autres services de presse

• organiser des conférences de presse portant sur les activités ministérielles et les missions du SPF

• organiser la logistique presse des visites entrantes et sortantes en collaboration avec tous les services concernés

• organiser la logistique pour la délégation presse lors des déplacements ministériels à l'étranger ( réservation d'hôtels, de transport en collaboration avec les ambassades, répondre aux imprévus, ...

• composer et accompagner la délégation presse lors de ces déplacements

 

En tant que

personne de contact/intermédiaire

élaborer des réseaux à l'intérieur et à l'extérieur du SPF, avec des experts, la presse et d'autres groupes cibles

afin de

être le vecteur d'une politique de communication cohérente et conforme à la réalité

 

Exemples de tâches

• représenter le SPF lors de journées d'étude et siéger aux réunions entre les SPF

• entrer en contact avec toute personne concernée, au travers d'un projet du service

• construire des réseaux avec les autres SPF et institutions afin de se faire connaître auprès des médias

• jouer le rôle d'intermédiaire entre les médias et les experts

 

En tant que

organisateur

collaborer à la communication et à la transmission des messages portant sur les activités du SPF

afin de

garantir une bonne communication externe du SPF

 

Exemples de tâches

• assurer la coordination lors de la préparation et de l'organisation de conférences de presse, de journées thématiques, etc.

• participer à l'organisation, organiser et préparer des rénions d'information externes et internes

• accompagner les représentants des médias lors de conférences de presse et de meetings d'information tant en Belgique qu'à l'étranger

• accompagner la délégation presse lors de visites à l'étranger

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
media	questions orales et écrites	informel, par e-mail, téléphone	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions orales et écrites	informel, par e-mail, lettre	quotidien
autres serv. publ.	questions orales et écrites	informel, par e-mail, lettre, accord formel	quotidien
cellule stratégique, comité de direction	questions, conseils, orientation politique	informel, formel	quotidien
collègues	questions orales et écrites	informel, par e-mail, lettre	quotidien
AFP (Agence France Presse) Belga	dépèche	par lettre, e-mail ...	quotidien
secteur privé	questions écrites	informel, par e-mail, lettre, accord formel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
media	communiqué de presse, réponses aux questions	informel, par lettre, e-mail, téléphone, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils oraux, écrit sur proposition de communication avec les médias	informel, par lettre, e-mail, téléphone, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
autres serv. publ.	réponses à des questions	informel, par lettre, e-mail, téléphone, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
collègues	instructions, conseils, etc.	informel, formel	quotidien
cellule stratégique, comité de direction	conseils oraux/écrits	informel, formel	hebdomadaire
secteur privé	conseils oraux/écrits	informel, par lettre, e-mail, téléphone, accord formel, sous forme d'un dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président : N; Directeur du service presse et communication : N-1

Chef du service de presse : N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion propre de son travail (organisation de réunions, etc)

• choix des outils de diffusion en collaboration avec le chef de service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• dépenses extra-budgétaires

• contenu du communiqué de presse afin de respecter l'uniformité du message

• prise de contact avec les médias

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• instructions de la cellule stratégique et du Président du comité de direction

• directives internes en matière de communication

• législation sur la diffusion de l'information et le respect de la vie privée

 

Quelles innovations

• amélioration des outils de communication (Internet, Intranet, brochures, etc.)

• procédures existantes de travail et de communication

• forme et composition des messages

 

Sur base de quel cadre de référence

• formation personnelle

• contacts interpersonnels

• brochures spécialisée

 

Profil de compétences génériques

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