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Conseiller général coordination internationale et stratégique - Chef de service (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DMP030

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 13. Santé humaine et animale (MP)




Raison d'être de la fonction

Définir la politique stratégique du"'ICM" ("Incident & Crisis Management", c.-à-d. l'aide médicale urgente, la médecine de catastrophe et la vigilance sanitaire) (objectifs à courts, moyens et long termes); assurer la coordination des initiatives du département en gérant la carte stratégique, le portefeuille des projets et en assurant la cohérence de la présence belge au niveau international sur ces matières

afin de

permettre au département de proposer au Ministre une stratégie cohérente et coordonnée au niveau international et de la mettre en oeuvre par le biais de projets gérés professionnellement.

 

Assumer la responsabilité de projets ou sous-projets relevant de l'aide médicale urgente, de la médecine de catastrophe et de la vigilance sanitaire se basant sur la collaboration d'une chaîne de secours entre les centres de secours 100 (préposés), les professionnels de la santé, les services d'ambulances (secouristes-ambulanciers), les services mobiles d'urgence et de réanimation (médecins) et les services d'urgences spécialisés (hôpitaux), les établissements scientifiques et les autres SPF

afin de

organiser et adapter les protocoles utilisés par le SPF Santé Publique pour tout ce qui concerne les soins immédiats et les secours appropriés à toutes les personnes dont l'état de santé requiert une intervention urgente.

 

Finalités
En tant que
représentant/personne de contact
    assurer l'interface internationale de la Direction Générale ; assurer soi-même et/ou veiller à ce que la présence belge au niveau international dans les instances traitant des disciplines concernées soit assurée

afin de

    offrir à la Belgique une place internationale au niveau technique ; prévoir et coordonner les initiatives et options stratégiques avec les développements internationaux ; présenter, défendre la position de la Belgique et influencer, le cas échéant, les décisions internationales

 

Exemples de tâches
  • participer aux groupes de travail, rendre des avis et assumer la responsabilité quant au contenu de ceux-ci
  • représenter le département / le Ministre dans des séances internationales
  • assurer un rôle de 'point de contact' pour la Belgique (niveau national et international) pour certaines matières
  • centraliser, puis diffuser les demandes et/ou les informations relevantes émanant des instances nationales ou internationales ; décider des mesures à prendre en réponse à ces 'sollicitations' et les mettre en oeuvre. Par exemple: définir les tâches à réaliser, affecter les ressources, répartir le travail et les mandats de représentation au sein de l'équipe
  • interpréter les initiatives internationales et les transposer dans les options stratégiques du SPF

 

En tant que
conseiller stratégique
    proposer et documenter, en collaboration directe et pour le compte du DG, les stratégies dans les domaines de la collaboration pour l'information, l'analyse des données, la rédaction de plans et la coordination des intervenants dans les secteurs de l'aide médicale urgente et de la vigilance sanitaire

afin de

    permettre à l'autorité de prendre des décisiosn éclairées; organiser l'exécution de la stratégie de la structure unifiée de l'aide médicale urgente, de la vigilance sanitaire et du modèle de 'dispatching médical'

 

Exemples de tâches
  • définir en groupe de travail la carte stratégique de la DG et en assurer le suivi de l'exécution via des projets ; établir des indicateurs de performance et définir un budget ; défendre avec le Directeur Général les propositions sur le plan politique
  • proposer au Directeur Général et à la cellule stratégique une stratégie pour l'amélioration de la santé publique à partir de l'analyse épidémiologique ou du fonctionnement des processus et à partir du 'feedback' provenant de personnes sur le terrain et d'autres professionnels
  • définir des nouveaux projets de régulation de l'aide médicale urgente et de la vigilance sanitaire, et analyser les différentes options pour la réalisation de ceux-ci
  • analyser les risques au sein d'une politique de 'monitoring' de la santé, et suivre l'évolution du contexte de la santé en Belgique et à l'étranger, comme par exemple l'usage d'études épidémiologiques
  • défendre les positions du département dans des forums stratégiques regroupant les professionnels de l'aide médicale urgente et la vigilance sanitaire ainsi que les décideurs politiques

 

En tant que
chef de projet
    initier, coordonner, réaliser un ensemble de projets selon les moyens disponibles et les normes de qualité préalablement définis avec le Directeur général et le service public, et participer également aux projets gérés par d'autres chefs de projet ou des médecins experts

afin de

    mettre en oeuvre professionnellement la vision stratégique globale

 

Exemples de tâches
  • établir la définition des projets, lancer et assurer le suivi des travaux (p. ex. : développement d'un volet psychosocial aux plans d'urgence des communes de Belgique)
  • définir, pour chaque projet, des plans de travail et mettre sur pied un processus de qualité, les valider, les implémenter et en contrôler les résultats obtenus; veiller à ce que les collègues impliqués aient les compétences et l'information indispensables à la bonne réalisation des projets ; suivre les ressources attribuées au projet (Ressources Humaines et budget)
  • s'assurer de la gestion des risques, faire un reporting consolidé de l'ensemble des projets
  • vérifier que les objectifs et la valeur ajoutée souhaitée sont atteints, organiser la communication, assurer la livraison finale, etc.
  • proposer le budget relatif au projet et le mettre en oeuvre

 

En tant que
gestionnaire de connaissances
    synthétiser la connaissance et la rendre accessible

afin de

    garantir la qualité des prestations d'expertise et des recommandations faites au niveau politique ; partager à terme avec les collègues la connaissance des projets et du domaine afin d'assurer une pérennité et une continuité au sein de l'organisation

 

Exemples de tâches
  • participer au développement des collègues associés aux projets et certainement des process manager, sur le mode de 'coaching on the job' (formation sur le terrain)
  • évaluer l'impact des sujets d'actualité sur la gestion des compétences du service (crises, recherche scientifique, etc.), donner des informations sur la littérature nationale et internationale concernant l'utilisation rationelle des moyens de l'aide médicale urgente
  • adresser un 'feedback' aux collégues sur les projets en cours et les initiatives internationales et tout particulièrement aux membres du personnel en service extérieur
  • organiser le transfert et le partage des connaissances ; intégrer, former, coacher les nouveaux collaborateurs

 

En tant que
expert/spécialiste
    remettre des avis et participer à des projets

afin de

    contribuer à la définition et encore plus à la réalisation de la stratégie de la Direction ICM

 

Exemples de tâches
  • suivre l'actualité internationale (recherche scientifique, règlementation européenne, Organisation Mondiale de la Santé, etc.), analyser l'information, évaluer sa pertinence et son éventuel impact soit en termes de réglementation nationale, soit en termes de position politique. Informer les instances pertinentes des décisions prises au niveau international afin que ces dernières soient appliquées au niveau de la Belgique.
  • assurer une excellente qualité de l'information et de l'analyse
  • représenter la santé publique dans les réunion d'expertise(p.ex. : domaine psychosocial, médecine urgente et de catastrophe, procédés d'amanèse - diagnostic de l'état du patient -, mise en place d'un réseau de télécommunication pour l'aide médicale urgente - Tetra / Astrid -, etc.)
  • répondre et coordonner la réponse aux questions parlementaires et du public
  • développer cette expertise par une formation continue, des contacts, des forums et des séminaires, etc., afin d'être reconnu comme crédible et professionel au sein des négociations internes ou externes (être une référence intellectuelle dans les matières concernées)

 

En tant que
gestionnaire
    assurer le suivi du budget des projets selon la législation en vigueur et le principe du management à la prestation

afin de

    garantir un usage optimal des moyens

 

Exemples de tâches
  • définition du budget des projets
  • définition et adjudication de cahiers des charges
  • suivi des prestations et des factures
  • mise en oeuvre de tableaux de bord

 

En tant que
médecin de garde
    assurer un rôle de garde sanitaire pour la Belgique

afin de

    garantir l'analyse des informations et leur traitement dans un temps optimal permettant de déceler une crise potentielle, d'évaluer son impact et d'organiser et/ou proposer les mesures immédiates

 

Exemples de tâches
  • garde 7j/7 et 24h/24
  • analyse des informations
  • évaluation des risques
  • proposition de réponse
  • information des intervenants

 

En tant que
responsable
    gérer l'activité, les ressources et les moyens de son service

afin de

    garantir le respect des objectifs et plans fixés pour son service

 

Exemples de tâches
  • analyser les besoins en termes de structure, d'organisation et de ressources, définir et défendre son budget auprès de la DG
  • définir les KPI ('Key Performance Indicator', indicateur de performance clé), les modes opératoires, les plannings en concertation avec les responsables ; établir un tableau de bord de l'activité, suivre et évaluer les résultats tant sur le plan quantitatif que qualitatif ; suivre, revoir, adapter les procédures à l'évolution du contexte (circuits de décision, information et éducation du public, des agents, etc.)
  • gérer les imprévus et résoudre les difficultés qu'ils soulèvent (crises, apparition de nouvelles menaces, etc.)
  • à noter que ses interlocuteurs collaborateurs/collègues sont des médecins experts = une équipe difficile à mener

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

particuliers/citoyens

questions orales

contact personnel

ad hoc

professionnels : Service de médecine d'urgence , ambulanciers

avis écrits

en tant que dossier

hebdomadaire

pompiers et protection civile

avis écrits

en tant que dossier

hebdomadaire

police fédérale

avis écrits

en tant que dossier

hebdomadaire

autres serv. publ. féd.

législation (loi, AR, AM ...

réunion, groupe de pilotage

ad hoc

Cabinet du Ministre

législation (loi, AR, AM ...

réunion, groupe de pilotage

ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Idem

Idem

idem

idem

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le Directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • gestion de son temps de travail
  • coaching' des collègues selon son domaine d'expertise
  • organisation de la présence internationale
  • organisation opérationnelles des projets dont il/elle assure la sponsorisation

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • validation des visions stratégiques
  • validation des définitions de projet
  • validation des réponses aux questions parlementaires et notes de cabinet

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

120.000.000 euros

 

Budget de travail propre

environ 2.000.000 euros par an investis en projets de développement

 

Autres données quantitatives

1. gestion de 10 médecins et 1 ingénieur

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Loi Programme du 7 juillet 2004 - Section VIII - Chapitre VII
  • Loi de 1964 sur l'Aide médicale d'urgence
  • AR n° 78 du 10 novembre 1967 relatif aux professionnels de la Santé et à la vigilance sanitaire en particulier (Chapitre III)

 

Quelles innovations
  • mise en oeuvre d'une structure de dispatching médical
  • développement de la qualité d'intervention
  • développement des plans de réponse
  • développement d'un 'monitoring' de santé
  • influence sur les règlements, lois et AR (transposition des règles et normes internationales, propositions d'aménagement, d'actualisation, etc.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • OMS, experts, SPOC ('Single Point of Contact', point de contact unique), correspondants étrangers, etc.
  • autres SPF pour des actions coordonnées et/ou définition de besoins, (p.ex. : formation en protection contre certains risques)

 

Profil de compétences génériques

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