Identificatie van de functie

Functiecode : DCO020

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het identificeren van de opportuniteiten om te informeren over de Belgische standpunten op Europees gebied

teneinde

de publieke opinie efficiënt te sensibiliseren en te informeren over de zaken die haar interesseren

 

Het ter beschikking stellen van de elementen van informatie

teneinde

de publieke opinie te sensibiliseren en te informeren

 

Het vertalen van de elementen van informatie in de geschikte taal

teneinde

het geschikte doelpubliek te sensibiliseren en te informeren opdat het een goed beeld zou verwerven over de inhoud

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator van het Europees voorlichtings- en communicatiebeleid

belast met het beheer van het dossier "Communicating Europe/Europa Overbrengen"

teneinde

in te staan voor de voorbereiding, de bepaling, de vertegenwoordiging, de behartiging, de coördinatie en de opvolging van de Belgische overheidscommunicatie over Europese voorlichtingsinitiatieven binnen de Raad van de EU (Werkgroep Informatiebeleid).

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen als Belgisch delegatielid, in overleg met de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU, aan de Raadsvergaderingen van de EU van de

• instaan voor de voorbereiding en opvolging van het formele Belgische standpunt m.b.t.de samenstelling en finalisering van het dossier inzake de informele ministeriële conferentie

• het verzamelen van informatie, het analyseren en evalueren van de relevantie ervan, doorgeven aan de goede gesprekspartner of verwijzingsgroep en het overbrengen van de informatie m.b.t. de Europese informatienetwerken toegankelijk voor de modale burger en in het bijzonder voor wat België betreft (o.a. Europe Direct).

• deelnemen aan colloquia of conferenties georganiseerd door de K.I.I.B.( Koninklijk Instituut voor Internationale Betrekkingen) , universitaire instellingen en andere overheidsinstanties.

• het actualiseren van het dossier

 

Als

Coördinator en dossierbeheerder

belast met het finaliseren van het jaarrapport over de werkzaamheden van de Europese Unie in toepassing van artikel 2 van de Wet van 2 december 1957 houdende de goedkeuring van het EEG-Verdrag.

teneinde

dit rapport over te maken aan de Wetgevende Kamers in België.

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van de informatie voorbereid door de deskundigen binnen de DGE( Directie-Generaal Europese zaken en coördinatie)

• het redactioneel structureren ervan, anticiperen op aanpassingen in samenspraak met de deskundigen, zorgen voor de goede vormgeving en opmaak (lay-out) op basis van de instructies van de Directeur-Generaal DGE

• het rapporteren van het finale ontwerp naar de DG toe, het toezien op de naleving van de termijn tot indiening en op de interne en externe communicatie ervan

• instaan voor de opvolging van de feedback van het rapport en voor de actualisering ervan

• het bezorgen van deze informatie aan het Kabinet van de Minister van Buitenlandse Zaken en het Kabinet van de Staatssecretaris Europese Zaken op basis van de instructies van de Directeur-Generaal DGE

 

Als

beheerder coördinatie

deelnemen aan de COMMnet-vergaderingen (d.i. het netwerk van de federale interne communicatoren) en aan de werkvergaderingen van de Permanente Vertegenwoordiging van de Commissie in België en de Huizen van Europa waarin onder één dak de vertegenwoordiging van de Commissie en de Voorlichtingsbureaus van het EP ( Europees Parlement) zijn ondergebracht

teneinde

te zorgen voor kennisoverdracht en verruiming van de expertise in functie van de opdrachten en doelstellingen van de DGE binnen de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

 

Voorbeelden van taken

• overleg plegen met de informatieambtenaren en communicatiediensten op federaal, regionaal en communautair niveau, evenals met andere publiekrechtelijke instanties en informatienetwerken over het EU-voorlichtingsbeleid binnen België

• voorbereiding van het dossier

• het onderhouden van contacten met communicatieprofessionals en -experten m.b.t. het Belgische mediabeleid en overheidsvoorlichting over Europa.

• compilatie van documentatie en promotiemateriaal over Europa, het opvolgen van trends en evenementen in binnen- en buitenland (bvb. Contacten met de

• het verschaffen van kennis en inzicht over de Europese Unie en de Belgische overheidsadministratie in het kader van het beantwoorden van informatievragen

 

Als

vertegenwoordiger

optreden voor de FOD (DGE - Cel Communicatie) door deel te nemen aan vergaderingen (bvb. EU-Raad -Werkgroep Informatiebeleid, Nationale Observator (Europe Direct (vroegere Belgische Infopunten - Vlaamse regio)), congressen (cf. Transparantie in de Europese Unie, Den Haag), seminaries (bvb. K.I.I.B.) en debatten.

teneinde

ofwel de FOD (DGE) ofwel België te vertegenwoordigen.

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van het dossier in functie van de communicatiestrategie van de Europese instellingen

• het opmaken van het rapport, de analyse en conclusies in het kader van deze werkgroepen en andere evenementen.

• eventueel het verzorgen van secretariaatstaken in verband met de vergadering : opmaak/verspreiding van rapporten (pv's).

• anticiperen op moeilijkheden en in samenspraak met de DG DGE en deskundigen de maatregelen vinden die genomen moeten worden.

 

Als

informatieambtenaar (intern)

het ter beschikking stellen van informatie voor intern gebruik

teneinde

de acties van de Directie-Generaal Europese zaken en coördinatie kenbaar te maken

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van presentatieteksten en werkmiddelen op intranet

• het opstellen van mededelingen die gepubliceerd worden in een intern tijdschrift enz.

 

Als

informatieambtenaar (extern)

het opstellen, verzamelen en ter beschikking stellen van informatie voor extern gebruik

teneinde

de door België gevoerde Europese acties kenbaar te maken aan de burgers

 

Voorbeelden van taken

• op regelmatige basis teksten op de website plaatsen

• het opstellen van teksten

• het bijwerken van teksten

 

Als

gegevensbeheerder / informatieambtenaar

het samenstellen van informatiedossiers

teneinde

een volledig overzicht te geven over een aspect van de Europese actualiteit

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van officiële documenten (toespraken, parlementaire vragen, verslagen van colloquia, wetgevende documenten)

• het opmaken van toegankelijke informatie voor het grote publiek

• het opvolgen en controleren van vertalingen

 

Als

leidinggevende

het organiseren, coördineren en sturen van het werk van de medewerkers

teneinde

hen in staat te stellen hun opdracht optimaal te vervullen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van het werk

• het geven van instructies aan de medewerkers

• het organiseren en coördineren van de werkstroom

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
particulieren/burgers (collega's)	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
Europese instellingen	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	wekelijks
gemeenschappen en gewesten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
particulieren/burgers (collega's)	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
andere fed. overh. diensten	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
Europese instellingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	wekelijks
gemeenschappen & gewesten	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De voorzitter van het directiecomité (N)

De Directeur-Generaal Europese Zaken en Coördinatie (N-1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het verzamelen, de redactie en de actualisering van de informatie

• het plan van aanpak en de opzet van een coördinatievergadering m.b.t. het Belgisch communicatiebeleid inzake EU-voorlichtingsactiviteiten

• de verdediging van het Belgische standpunt wanneer de Cel Communicatie DGE is opgedragen om België te vertegenwoordigen

• Hierbij moet vermeld worden dat de autonomie die bij deze rol van vertegenwoordiging op de EU-Raad (Werkgroep Informatiebeleid) afhankelijk is van de instructies van de DG DGE in samenspraak met de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de externe publicatie van de informatie.

• het reizen naar het buitenland (marsorder)

• de uitgaven die de Cel Communicatie DGE doet

• het communiceren van het formele standpunt van de FOD/van België m.b.t. het communicatiebeleid.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1 223 389 000 euro

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de coördinatierol, de opdrachten en doelstellingen van de DGE conform instructies van de DG DGE en het interne en externe communicatiebeleid van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

• de nationale/Europese reglementering m.b.t. het voorlichtings- en communicatiebeleid en de implementatie ervan. De DGE (Cel Communicatie) vervult een inhoudelijke functie en werkt ondersteunend in de uitbouw van projecten, indien nodig, in synergie met de Directie Pers & Communicatie (P & C).

• kennis van de wetgeving relevant voor het vakgebied overheidscommunicatie in België en op Europees niveau; als toegevoegde waarde weet hebben van de algemene deontologische normen waaraan de overheidscommunicatie moet voldoen, ze verder uitwerken en toetsen aan praktijkvoorbeelden

 

Welke vernieuwingen

• de verbetering van rapporten i.v.m. coördinatievergaderingen redactioneel opstellen en finaliseren, de opvolging van de Raadsvergaderingen van de EU (Werkgroep Informatiebeleid), het innemen van een standpunt in functie van de opdrachten/missies en strategische en operationele doelstellingen van de DGE en de FOD.

• de verbetering van de voorbereiding van de dossiers m.b.t. de Raad Algemene Zaken en Externe Betrekkingen (RAZEB) en de Europese Raden en de actualiteitsdossiers m.b.t. Europa.

• nieuwe benadering van de uitvoering van de punctuele communicatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Europese actualiteit, mediabeleid (interne en externe communicatie), expertise van de nationale deskundigen en het personeelsbestand van de DGE, congressen, vergaderingen, andere FOD's, enz.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.