Identification de la fonction

Code de la fonction : DTM060

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)

Raison d'être de la fonction

Assister le chef du groupe de travail dans la gestion et la coordination du service Gestion des navires

afin de

contribuer à atteindre les objectifs imposés à ce service de façon optimale

 

Assurer le fonctionnement, sous le contrôle du chef du groupe de travail, de l'administration des brevets de navigation pour les marins

afin de

pouvoir procéder à l'octroi des permis de navigation nécessaires, conformément à la réglementation nationale et aux traités internationaux

 

Gérer et entretenir le système de gestion de la qualité dans l'administration de la délivrance des brevets de navigation aux marins

afin de

assurer en permanence, pour tous les intéressés, une prestation de services de qualité et améliorer celle-ci, conformément aux traités internationaux en vigueur en la matière

 

Finalités

En tant que

coordinateur

planifier et coordonner les activités du service, en concertation avec le chef du groupe de travail

afin de

atteindre les objectifs du service de façon optimale

 

Exemples de tâches

• déterminer l'ordre de priorité des activités

• planifier et suivre les tâches des collaborateurs

• transmettre les instructions, directives et procédures aux collaborateurs

• approuver ou améliorer les résultats des activités après vérification

 

En tant que

assistant du chef du groupe de travail

remplacer le chef du groupe de travail en son absence

afin de

assurer la continuité de la prestation de services

 

Exemples de tâches

• exécuter les missions données par le chef du groupe de travail

• trouver des solutions aux questions de principe urgentes

• faire rapport au chef du groupe de travail au retour de celui-ci

• entretenir des contacts avec les intéressés (les compagnies d'armateurs)

• exécuter les tâches quotidiennes et en cours du chef du groupe de travail

 

En tant que

coordinateur en matière de qualité

gérer et entretenir le système de gestion de la qualité en vigueur dans l'administration de la délivrance des permis de navigation pour marins

afin de

assurer et améliorer en permanence la qualité de cette prestation de services

 

Exemples de tâches

• tenir à jour et améliorer en permanence les procédures, listes et formulaires documentés

• évaluer la satisfaction des clients au moyen d'enquêtes et d'entretiens auprès des marins et des compagnies d'armateurs

• traiter les plaintes des intéressés

• détecter et régler les problèmes de qualité internes

• organiser et faire les rapports des appréciations semestrielles de la direction et des audits internes et externes

 

En tant que

expert/spécialiste en brevets de navigation

assurer le fonctionnement quotidien de l'administration des brevets de navigation pour les marins

afin de

assurer que les brevets nécessaires sont délivrés à temps et correctement

 

Exemples de tâches

• faire la première évaluation d'une nouvelle demande

• conseiller les collaborateurs pour les cas spéciaux

• contrôler et endosser la responsabilité finale pour les dossiers clôturés

• faire des propositions pratiques et donner des conseils pour une exécution rapide des tâches

 

En tant que

expert/spécialiste en système de gestion de la qualité et en brevets de navigation

transmettre les connaissances au sein du service

afin de

assurer et améliorer l'expertise et l'autonomie des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• présenter le système de gestion de la qualité, ses procédures et ses processus

• assurer la formation des collaborateurs quant à l'application dudit système

• suivre individuellement les nouveaux collaborateurs

• évaluer les besoins de formation, permanente ou non, et élaborer un programme de formation

 

En tant que

gestionnaire de données

faire collecter et tenir à jour diverses données pertinentes

afin de

disposer d'un outil de gestion adéquat en matière de gestion des navires

 

Exemples de tâches

• tenir à jour différents enregistrements en matière de qualité

• rassembler et traiter diverses données statistiques

• rassembler des données pertinentes concernant les tableaux de bord (système de tableau de bord équilibré)

 

En tant que

représentant du service

fournir des conseils et donner des informations

afin de

veiller à ce que les intéressés connaissent suffisamment le fonctionnement du service et les services qui sont proposés

 

Exemples de tâches

• fournir des renseignements aux compagnies d'armateurs et de marins sur la réglementation et les procédures

• développer et envoyer de la documentation sur les missions et les tâches du service

 

En tant que

gestionnaire de système

veiller à l'entretien et au fonctionnement du matériel local

afin de

disposer de moyens informatiques performants pour répondre aux exigences du client à tout moment

 

Exemples de tâches

• régler les petits incidents techniques en collaboration avec la cellule en charge des technologies de l'information et de la communication (cellule TIC) du SPF Mobilité et Transports

• entretenir des contacts avec la cellule TIC en ce qui concerne les améliorations des programmes et du matériel

• aider les collaborateurs pour l'utilisation des applications TIC, en collaboration avec la cellule TIC

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chef du groupe de mission	questions et conseils oraux/écrits	contact personnel, e-mail	quotidien
particuliers/citoyens	questions orales/écrites	par lettre, e-mail... dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions orales/écrites	dossier, cont. pers./e-mail	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions et conseils oraux/écrits	cont. pers./lettre/e-mail/réunion	ad hoc
management	décisions	lettre, réunion, e-mail	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chef du groupe de mission	conseils oraux/écrits	contact pers., dossier	quotidien
particuliers/citoyens	conseils/décisions oraux/écrits	contact pers., lettre, dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions/conseils/décisions oraux/écrits	contact pers., lettre, dossier, mail	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions, conseils oraux/écrits	contact pers., lettre, e-mail	ad hoc
management	questions, conseils oraux/écrits	contact pers. lettre, e-mail, dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef du groupe de travail

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion et entretien du système de gestion de la qualité instauré

• organisation, planification et détermination des activités en l'absence du chef du groupe de travail

• fonctionnement quotidien de la division Délivrance des permis de navigation

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• application et interprétation de la réglementation

• moyens de fonctionnement

• modification de l'attribution des tâches aux collaborateurs

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• l'ensemble de la réglementation nationale et internationale sur la navigation et relative aux activités spécifiques de la division Gestion des navires

 

Quelles innovations

• le fonctionnaire collabore au renouvellement et à l'amélioration constants des méthodes de travail

• collaboration à l'amélioration et à l'application de la réglementation pertinente

 

Sur base de quel cadre de référence

• réglementation nationale

• traités et accords de coopération internationaux

• choix stratégiques des responsables politiques

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.