Identificatie van de functie

Functiecode : DCO037

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Aansturen en coördineren van het Internationaal Perscentrum (IPC)

teneinde

de operationele resultaten van het IPC op een efficiënte manier te bereiken in overeenstemming met de strategische doelstellingen van het IPC en met respect voor de afspraken die gemaakt zijn in de beheersovereenkomst.

Het IPC heeft als doel het aanbieden van:
- een permanent forum waar de Belgische overheden en de internationale instellingen in Brussel - in de eerste plaats de Europese - de binnen- en buitenlandse pers informeren over hun beleid en hun werking,
- een ontmoetingsplaats voor journalisten, beleidsverantwoordelijken, woordvoerders, voorlichters, communicatie- en public relationsdeskundigen,
- een diensten- en beroepscentrum voor de binnen- en buitenlandse pers,
- een centrum dat faciliteiten en een totale service biedt aan nationale en internationale overheden, instellingen, organisaties en bedrijven voor de organisatie van hun persactiviteiten, nieuwsevenementen en andere communicatie-initiatieven, zoals conferenties en seminaries.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

de werkzaamheden van het IPC plannen en coördineren

teneinde

de normen en de doelstellingen uit de beheersovereenkomst te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van het businessplan om de termijnvisie vast te leggen en het algemeen kader te schetsen waarbinnen zal moeten worden gewerkt om de algemene doelstellingen te realiseren. (inhoud businessplan: strategie, managementplan, budgettering, pricing, samenwerking met concessionarissen, enz.)

• opstellen en realiseren van het operationeel plan om het in algemene termen opgesteld businessplan te vertalen naar concrete (operationele en financiële) doelstellingen die te realiseren zijn binnen een overzichtelijk, realistisch tijdskader

• instaan voor het personeelsbeheer en de werkorganisatie om erover te waken dat alle taken worden uitgevoerd en dit op een kwalitatief hoogstaande manier

• ontwikkelen en laten ontwikkelen van processen en systemen ter bevordering van de vlotte werking en automatisering van de administratieve aspecten, waarvan de belangrijkste de boekingsmodule en de facturatie zijn

• rapporteren aan het beheerscomité en de directeur-generaal Externe Communicatie

 

Als

financieel beheerder

inzetten en beheren van de door de eigen exploitatie gegenereerde en de door de overheid toegekende middelen

teneinde

deze middelen efficiënt en rationeel te besteden

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen en controleren van de volwaardige economische boekhouding (analystische boekhouding, evenals een boekhouding en rapportering volgens de overheidsvoorschriften)

• verifiëren van de facturering van de geleverde diensten

• contracten afsluiten voor het onderhoud van het gebouw, de installaties, de systemen en volgens de wetgeving op de overheidsopdrachten, evenals afsluiten van contracten voor de verhuur van de (kantoor)ruimtes aan externen

• de boekhoudkundige gegevens analyseren en interpreteren, en bepalen van de te nemen beslissingen; de inkomsten- en uitgavenstroom bewaken, ingrijpen waar nodig en hierover rapporteren aan het beheerscomité

• instaan voor het voorraadbeheer en voor de controle van de goederenstroom, zodat de nodige aankopen gedaan kunnen worden

 

Als

beheerder van de concessieovereenkomsten

initiëren, controleren, opvolgen en evalueren van de diensten die geleverd worden door de concessiehouders en dienstverlenende bedrijven

teneinde

een optimale dienstverlening te garanderen aan de klanten van het IPC.

 

Voorbeelden van taken

• waken over de kwaliteit van de geleverde diensten op het vlak van catering en techniek, zoals de diensten die geleverd worden aan restaurant- en leeszaalbezoekers, de catering die geleverd wordt tijdens activiteiten die plaatsvinden in het IPC, de correcte uitvoering van de door de gebruikers gevraagde technische diensten, het 100% operationeel houden van de technische installatie via preventief en curatief onderhoud en vervangen van apparatuur door meer actuele om de uitrusting van het IPC op een state-of-the-artniveau te houden

• opvolgen van de financiële verplichtingen

• verzorgen van de coördinatie, bv. bij evenementen die plaatsvinden in het IPC

• voeren van onderhandelingen met potentiële concessiehouders

 

Als

marketeer

verzorgen van de public relations voor het IPC

teneinde

te zorgen voor de ontwikkeling van de bekendheid en de versterking van de reputatie van het IPC

 

Voorbeelden van taken

• opbouwen van netwerken en onderhouden van relaties met overheden, persorganisaties, PR-kantoren, klanten-gebruikers, potentiële klanten, enz.

• bevorderen van de zaalbezetting en van de bezetting van de te verhuren kantoorruimtes

• zorgen voor de probleempreventie en probleemoplossing bij het beheer van de verhuurde kantoorruimten en van de conferentieruimtes zodat een optimale dienst geleverd wordt

 

Als

leidinggevende

het personeel van het Internationaal Perscentrum en de consessiehouders aansturen en motiveren

teneinde

de doelstellingen van het IPC te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• duidelijke richtlijnen en doelstellingen geven aan de medewerkers

• de resultaten opvolgen, constructieve feedback verschaffen over het functioneren, en bijsturen indien nodig

• instaan voor de taakverdeling onder de verschillende collega's, rekening houdend met hun kennis, hun ervaring en hun individuele planning

• houden van interne vergaderingen

 

Als

coach

verschaffen van advies en instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

hun prestaties en hun motivatie op een hoger niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• voeren van individuele gesprekken met de medewerkers, definiëren van de knelpunten, de aanwezige en de te ontwikkelen competenties, o.a. in het kader van de ontwikkelcirkels

• begeleiden van de medewerkers in hun ontwikkeling

• als vertrouwenspersoon oplossingen formuleren voor persoonlijke situaties

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	aanvragen en resultaten	mondeling, schriftelijk, vergaderingen	dagelijks
klanten	aanvragen	mondeling, schriftelijk	dagelijks
concessionarissen	advies en vragen	persoonlijk contact	dagelijks
concessionarissen	planning en resultaten	persoonlijk contact	dagelijks
stafdienst B&B Kanselarij	boekhoudkundige informatie	als dossier	wekelijks
beheerscomité	beslissingen	als dossier	ad hoc
collega's externe communicatie	vragen en adviezen	informeel en vergaderingen	wekelijks
Rekenhof	beslissingen	als dossier	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers en klanten	adviezen en vragen	mondeling,schriftelijk, vergaderingen	dagelijks
concessionarissen	adviezen en vragen	persoonlijk contact	dagelijks
stafdienst B&B Kanselarij	facturen en cijfergegevens	schriftelijk, dossier	wekelijks
D-G externe communicatie	kwantitatief en kwalitatief	mondeling, schriftelijk, dossier...	wekelijks
beheerscomité	budgettering	als dossier, vergadering	ad hoc
	resultaten en planning	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
collega's externe communicatie	vragen en adviezen	informeel, vergaderingen	wekelijks
Rekenhof	cijfers, procedures	als dossier, mondeling	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal Externe Communicatie

Beheerscomité (bestaat uit: de directeur-generaal Externe Communicatie, de verantwoordelijke voor het IPC binnen de dienst Externe Communicatie, de zakelijk manager van het IPC als secretaris en met raadgevende stem, een vertegenwoordiger van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister belast met begroting, een vertegenwoordiger van de Eerste Minister, van elke Vice-Eerste Minister en van elke minister die over een cel algemeen beleid beschikt, de verantwoordelijke van het informatiepunt "Buitenlandse Zaken" van het IPC, een vertegenwoordiger van de Minister van Begroting en de Inspecteur van Financiën woont met raadgevende stem de vergaderingen van het Beheerscomité bij.)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het dagelijks beheer van het IPC als staatsdienst met afzonderlijk beheer

• de besteding van de middelen

• de aanvaarding van klanten en huurders

• de eigen werkorganisatie

• de werkorganisatie van de personeelsleden van het IPC

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• strategische doelstellingen

• de jaarlijkse begroting

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

3 miljoen euro

 

Eigen werkbudget

3 miljoen euro

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. verhuurde kantooroppervlakte: 10 500 m2

2. aantal huurders kantoorruimte: 80

3. aantal activiteiten in het IPC per jaar: 850
totaal der ontvangsten per jaar: 3 miljoen euro
totaal der uitgaven per jaar: 2,6 miljoen euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de beheersovereenkomst

• de wetgeving inzake overheidsopdrachten

• het KB van oprichting van het IPC als staatsdienst met afzonderlijk beheer en de wetgeving en regelgeving hieromtrent

• de beslissingen en richtlijnen vanwege het beheerscomité en de DG Externe Communicatie

 

Welke vernieuwingen

• het IPC wil de allerbeste zijn in haar segment; het heeft daartoe de grootste flexibiliteit en autonomie om deze doelstelling technologisch en organisatorisch te realiseren en doet dit via de invoering van de nieuwste technologie (bv. WIFI) tot het gebruik van beheerstechnieken die toegepast worden door progressieve privaatrechtelijke ondernemingen (FAA)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• naast de eigen ervaring en inzet worden ook interne en externe raadgevers en concessionarissen - in hun sector aanzien als trendsetters - ingezet om in de verschillende domeinen (technologie, communicatie, administratie, enz.) de nieuwste tendensen te identificeren en hun toepasselijkheid in het IPC te evalueren

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.