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Attaché protocole (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO057
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Coordonner (en interne et en externe), organiser, superviser, assurer et finaliser les tâches afférentes au protocole, ainsi qu'apporter l'expertise à tous les intervenants et collaborer aux demandes provenant du Ministre, de la magistrature, etc.
afin de
assurer les exigences protocolaires relatives aux activités du SPF Justice au sens large
Réaliser la revue de presse
afin de
diffuser l'information pertinente de presse nécessaire ou utile dans les services du SPF
Finalités
En tant queorganisateur
- accueillir les délégations étrangères (e.a. aéroport) et/ou hauts fonctionnaires
afin de
- les diriger dans les différentes entités de la Justice (y compris services extérieurs)
Exemples de tâches
- proposition du programme au président
- mise en place du programme proprement dit et réservation des endroits et outils adéquats
- application du protocole proprement dit
- assister à l'évaluation finale des tâches avec les parties concernées : membres des délégations (magistrats, greffiers, hauts fonctionnaires des ministères, ambassades et représentants étrangers et/ou belges) - accompagnement
En tant que
organisateur
- assurer l'organisation pratique de colloques et conférences à la demande du cabinet, du Président et des directions générales, collaborer avec les institutions européennes et internationales, et avec la police fédérale et les différents SPF
afin de
- de gérer et assurer le bon déroulement de ces événements
Exemples de tâches
- réservation des salles et des outils adéquats (système d'interprétation, multimédia, ...)
- faire appel aux services de sécurité internes, contrôler la mise en place, mise à disposition de documentations diverses (plan, activités culturelles, ..., mettre à disposition les documents nécessaires aux sujets traités
- veiller à l'organisation et le bon fonctionnement avec les fonctionnaires extérieurs à notre SPF
- sélection, choix et remise de cadeaux aux délégations
- organisation de visites culturelles suivant les demandes des intéressés
En tant que
collaborateur administratif
- gérer les documents relatifs aux activités où intervient le protocole
afin de
- en assurer le suivi budgétaire ainsi que la gestion administrative au sens large
Exemples de tâches
- budgétisation (transport, repas, hôtel, interprétation, etc.)
- budgétisation des différents postes : cadeaux, repas, locations salles, hôtels, transports
- envoi adéquat des invitations et des courriers afférents aux demandes de protocole
En tant que
responsable de presse
- élaborer la revue de presse
afin de
- distribuer l'information pertinente au sein du SPF, aux services extérieurs et dans différents services de la magistrature
Exemples de tâches
- dépouillement de la presse du matin
- sélection des articles de référence ayant trait à la justice nationale et internationale
Positionnement
La fonction est dirigée par
le président du comité de direction et le conseiller général
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.