Attaché protocole (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO057
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Coordonner (en interne et en externe), organiser, superviser, assurer et finaliser les tâches afférentes au protocole, ainsi qu'apporter l'expertise à tous les intervenants et collaborer aux demandes provenant du Ministre, de la magistrature, etc.
afin de
assurer les exigences protocolaires relatives aux activités du SPF Justice au sens large
Réaliser la revue de presse
afin de
diffuser l'information pertinente de presse nécessaire ou utile dans les services du SPF
Finalités
En tant queorganisateur accueillir les délégations étrangères (e.a. aéroport) et/ou hauts fonctionnaires
afin de
les diriger dans les différentes entités de la Justice (y compris services extérieurs)
Exemples de tâches
- proposition du programme au président
- mise en place du programme proprement dit et réservation des endroits et outils adéquats
- application du protocole proprement dit
- assister à l'évaluation finale des tâches avec les parties concernées : membres des délégations (magistrats, greffiers, hauts fonctionnaires des ministères, ambassades et représentants étrangers et/ou belges) - accompagnement
En tant queorganisateur assurer l'organisation pratique de colloques et conférences à la demande du cabinet, du Président et des directions générales, collaborer avec les institutions européennes et internationales, et avec la police fédérale et les différents SPF
afin de
de gérer et assurer le bon déroulement de ces événements
Exemples de tâches
- réservation des salles et des outils adéquats (système d'interprétation, multimédia, ...)
- faire appel aux services de sécurité internes, contrôler la mise en place, mise à disposition de documentations diverses (plan, activités culturelles, ..., mettre à disposition les documents nécessaires aux sujets traités
- veiller à l'organisation et le bon fonctionnement avec les fonctionnaires extérieurs à notre SPF
- sélection, choix et remise de cadeaux aux délégations
- organisation de visites culturelles suivant les demandes des intéressés
En tant quecollaborateur administratifgérer les documents relatifs aux activités où intervient le protocole
afin de
en assurer le suivi budgétaire ainsi que la gestion administrative au sens large
Exemples de tâches
- budgétisation (transport, repas, hôtel, interprétation, etc.)
- budgétisation des différents postes : cadeaux, repas, locations salles, hôtels, transports
- envoi adéquat des invitations et des courriers afférents aux demandes de protocole
En tant queresponsable de presseélaborer la revue de presse
afin de
distribuer l'information pertinente au sein du SPF, aux services extérieurs et dans différents services de la magistrature
Exemples de tâches
- dépouillement de la presse du matin
- sélection des articles de référence ayant trait à la justice nationale et internationale
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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président
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conseils oraux
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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DG
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questions écrites
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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cabinet (via président)
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avis écrits
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informel
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mensuel
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chefs de service
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questions orales
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en tant que dossier
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lié à la demande
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services extérieurs
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mise en place
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oral, écrit, e-mail
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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président
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conseils oraux
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contact personnel
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quotidien
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DG
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questions écrites
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informel
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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décisions
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en tant que dossier
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mensuel
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cabinet
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avis écrits
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par lettre, e-mail ...
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e-mails
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réunion, groupe de pilotage
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le président du comité de direction et le conseiller général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- élaboration et mise en place des tâches quotidiennes relatives à toutes les demandes de protocole, d'accueil des délégations et du fonctionnement de la cellule protocole
- soumission de propositions au demandeur et aval (surtout en matière budgétaire) du président, du cabinet, des directions générales
La fonction doit demander une autorisation pour
- choix des endroits extérieurs au SPF, provinces, et autres (restaurants, hôtels, salles de réunions,...)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- manuels élaborés par les services du protocole du Ministre de l'Intérieur ; décret du 24 Messidor an XII (13 juillet 1804) et du Ministre des Affaires étrangères notamment responsable des relations avec les hôtes étrangers
Quelles innovations
- Dans le cadre de la création du service "Relations internationales" la coordination et la gestion des visites des délégations étrangères notamment et l'apport dans la Cellule "Protocole" de tout ce qui correspond au Protocole au sens large
Sur base de quel cadre de référence
- Certains protocoles existants dans différents ministères
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