Identificatie van de functie

Functiecode : DCO057

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het (intern en extern) coördineren, organiseren, superviseren, verzekeren en finaliseren van taken betreffende het protocol, alsook expertise ter beschikking stellen van alle interveniënten en meewerken aan vragen van de minister, de magistratuur, enz.

teneinde

de ceremoniële eisen betreffende de activiteiten van de FOD Justitie in ruime zin te verzekeren

 

Het persoverzicht samenstellen

teneinde

de vereiste of nuttige relevante persinformatie in de diensten van de FOD te verspreiden.

 

Resultaatgebieden

Als

organisator

buitenlandse delegaties (vb. luchthaven) en/of hoge ambtenaren ontvangen

teneinde

ze in de verschillende entiteiten van Justitie (ook de externe diensten) rond te leiden

 

Voorbeelden van taken

• voorstelling van het programma aan de voorzitter

• het invoeren van het specifieke programma en het reserveren van de gepaste plaatsen en middelen

• toepassing van het eigenlijke protocol

• het bijwonen van de eindevaluatie van de taken met de betrokken partijen: leden van de delegaties (magistraten, griffiers, hoge ambtenaren van de ministeries, ambassades en buitenlandse en/of Belgische vertegenwoordigers) - begeleiding

 

Als

organisator

instaan voor de praktische organisatie van colloquia en conferenties op verzoek van het Kabinet, de voorzitter en de directoraten-generaal, samenwerken met Europese en internationale instellingen en met de federale politie en de verschillende FOD's

teneinde

het goede verloop van deze evenementen te beheren en te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het resereren van zalen en gepaste middelen (tolksysteem, multimedia, ...)

• een beroep doen op onze veiligheidsdiensten, de plaatsverdeling controleren, de terbeschikkingstelling van diverse documentatie (plan, culturele activiteiten, ..., de vereiste documenten betreffende de behandelde onderwerpen ter beschikking stellen

• toezien op de organisatie en de goede werking met de ambtenaren van buiten onze FOD

• selectie, keuze en overhandiging van geschenken aan de delegaties

• de organisatie van culturele bezoeken op vraag van de geïnteresseerden de invoering van protocollen tijdens maaltijden en het onthaal van belangrijke personen

 

Als

administratief medewerker

het beheren van de documenten betreffende protocolgebonden activiteiten

teneinde

de budgettaire opvolging en het administratieve beheer in ruime zin te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• budgettering (vervoer, maaltijd, hotel, tolk, enz ...

• budgettering van de verschillende posten: geschenken, maaltijden, huur van zalen, hotels, vervoer

• de correcte verzending van de uitnodigingen en de brieven betreffende de protocolverzoeken

 

Als

verantwoordelijke voor het protocol

het persoverzicht

teneinde

relevante informatie te verspreiden binnen de FOD, de externe diensten en de verschillende diensten van de magistratuur

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen van de ochtendpers

• selectie van referentieartikels die betrekking hebben op de nationale en internationale justitie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
voorzitter	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
DG	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
kabinet ( via de voorzitter)	schriftelijke adviezen	informeel	maandelijks
dienstchefs	mondelinge vragen	als dossier	gebonden aan de vraag
externe diensten	invoering	mondeling, schriftelijk, mail

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
voorzitter	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
DG	mondelinge vragen	informeel	wekelijks
andere fed. overh. diensten	beslissingen	als dossier	maandelijks
kabinet	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...
	e-mails	vergadering, stuurgroep ...

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité en de adviseur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de uitwerking en invoering van de dagelijkse taken betreffende elk verzoek inzake protocol, het onthaal van de delegaties en de werking van de protocelcel

• het voorleggen van voorstellen aan de aanvrager en goedkeuring( vooral in bugettaire zaken) van de voorzitter, van het kabinet, van de directoraten-generaal

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de budgettaire boeking

• de keuze van de plaatsen buiten de FOD , provincies en andere (restaurants, hotels,vergaderzalen,..)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Handleidingen van de protocoldiensten van de Minister van Binnenlandse Zaken. Decreet van 24 Messidor jaar XII (13 juli 1804) en van de Minister van Buitenlandse zaken, die meer bepaald verantwoordelijk is voor de betrekkingen met buitenlandse gasten

 

Welke vernieuwingen

• In het kader van de oprichting van de dienst Internationale betrekkingen', de coördinatie en het beheer van de bezoeken van buitenlandse delegaties en de invoer in de cel Protocol' van alles wat onder het Protocol in ruime zin valt

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Bepaalde bestaande protocollen in de verschillende FOD's

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.