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Attaché A2 soutien du management (budget et finances publics) (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB019

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Faciliter, soutenir, diffuser et suivre l'approbation et l'adéquation de la nouvelle culture de gestion en faisant des propositions et diriger, guider, seconder, aider, conseiller, soutenir, stimuler et encourager les SPF à améliorer et/ou intégrer les projets existants, déjà développés et nouveaux dans leur organisation (service public ou institution publique) dans les domaines visés ci-après et à les mener à bonne fin

afin de

favoriser la mise en oeuvre d'un contrôle interne et d'un système d'audit qui offre la qualité requise pour pouvoir suivre les différentes procédures du SPF ou des Directions Générales (via des objectifs précis, des procédures, des projets, des KPI ("Key Performance Indicator", indicateur de performance clé) et, sur la base d'une bonne communication interne (vers les collaborateurs) et externe (vers les ministres compétents, le Ministre du budget, le Conseil des Ministres, l'Inspection des Finances, la Cour des Comptes, l'U.E. et l'OCDE (Organisation de coopération et de développement économiques) et d'autres contrôleurs externes (tels que les réviseurs)), satisfaire aux trois E (efficacité, efficience et économie).

 

Développer un centre d'expertise pour la recherche, la conception et le développement de méthodes, normes et techniques en matière de budget, de contrôle interne, de contrôle de gestion, de contrôle de qualité et d'évaluation (ex ante et ex post)

afin de

veiller à ce que les Présidents des différents SPF concernés puissent obtenir, avec leur Comité de direction, une plus grande autonomie dans la gestion de leur budget, et ce, sur la base d'un meilleur aperçu du fonctionnement de leur SPF, tant sur le plan opérationnel que sur le plan budgétaire; veiller également à ce que le contrôle interne, le contrôle de gestion et l'audit développés soient reconnus par les institutions et organisations européennes compétentes.

 

Finalités
En tant que
expert/spécialiste
    évaluer, étudier, élaborer, proposer, analyser, promouvoir et conseiller dans le cadre des composants opérationnels et budgétaires de contrôle interne, de contrôle de gestion, de contrôle de qualité et des audits

afin de

    développer, améliorer et optimiser l'inspection, le contrôle, la qualité, la supervision, le suivi et la communication concernant les différentes procédures (budgétaires et opérationnelles) au sein du service public fédéral concerné, du SPP, des Directions Générales ou d'une autre institution publique

 

Exemples de tâches
  • étudier des plans de management, des objectifs, des processus et des procédures des SPF, SPP ou Directions Générales spécifiques: faire des propositions en vue de favoriser la formulation d'objectifs clairs, compacts, bien définis et compréhensibles
  • proposer des méthodes, des techniques, des exemples d'autres institutions privées ou publiques en vue d'offrir une solution pour le SPF concerné, y compris la conception et le développement d'instruments, de modèles, de tableaux de bord et de ratios qui doivent contribuer à améliorer le contrôle interne, le contrôle de gestion, le contrôle de qualité et l'évaluation
  • aider et encourager la désignation de responsables pour les différentes tâches qui doivent satisfaire à la délimitation des fonctions, à une attribution précise, à des normes claires et à la façon dont elles seront évaluées; améliorer, développer et diffuser des normes minimales à respecter
  • diriger, former, enseigner, proposer des instruments qui peuvent aider à définir les flux d'information, les flux financiers, la communication au sein de l'organisation ou partie d'organisation
  • faire rapport, informer sur les données, les tendances ou les éléments qui dépassent le cadre du SPF, qui doivent attirer l'attention des SPF, des SPP et des institutions sur l'impact budgétaire d'éléments déterminés

 

En tant que
conseiller externe
    conseiller, fournir des rapports, des informations, assurer la communication, renseigner et faire des études en rapport avec les évolutions qui ont été réalisées ou qui sont entamées sur le plan du fonctionnement (opérationnel et budgétaire) des organisations publiques (et des institutions publiques) ainsi que concernant la justification de l'utilisation efficace, efficiente et économe des moyens publics qui leur sont alloués

afin de

    pouvoir apporter les éléments nécessaires aux personnes externes à l'organisation concernant les objectifs fixés, sur la base d'indicateurs qui seront évalués et suivis et concernant l'utilisation des moyens alloués conformément aux trois E (efficacité, efficience et économie), pour aider ainsi à donner une vision correcte des développements au sein des autorités fédérales concernant la structure des systèmes de contrôle interne, de gestion, de maîtrise interne et des services d'audit interne; ceci doit refléter l'image des SPF et SPP d'une manière aussi positive et exacte que possible

 

Exemples de tâches
  • participer à des forums internationaux en Europe dans le cadre du contrôle interne, du contrôle de gestion, de la maîtrise des risques, du contrôle de qualité, de l'audit et d'autres domaines qui y sont étroitement liés, y compris faire rapport à la Cour des Comptes, au Parlement, au Conseil des Ministres et aux institutions européennes sur le niveau des développements, de l'organisation et du fonctionnement des instruments de contrôle
  • communiquer les divers développements au sein des différents SPF et SPP concernant la maîtrise interne, les instruments de contrôle et l'introduction d'un audit interne
  • analyser les évolutions existantes concernant la définition des objectifs, l'estimation des risques, la description des procédures et la façon dont les crédits (belges et européens) sont utilisés conformément aux trois E dans le cadre des différents projets
  • rédiger d'un commun accord, éventuellement avec des organisations externes, des rapports d'évaluation sur les développements au sein des services publics fédéraux concernant l'organisation et l'introduction d'un système de gestion interne adéquat qui s'inscrit dans la politique définie par le management et par le ministre concerné, et utiliser les moyens financiers et humains alloués de manière aussi optimale que possible pour des projets qui s'inscrivent dans la réglementation et les initiatives belges et européennes
  • développer et entretenir des réseaux de fonctionnaires d'autres pays en Europe afin d'apprendre à connaître et à développer de nouvelles idées, expériences et initiatives utiles aux services publics fédéraux belges

 

En tant que
chef de projet
    de sa propre initiative ou à la demande d'un service public, assurer la direction, l'organisation et la mise en oeuvre adéquate de nouveaux projets ayant trait au renforcement et/ou à l'amélioration du contrôle, de la qualité, du contrôle interne, du contrôle de gestion et du contrôle des risques des procédures budgétaires et opérationnelles

afin de

    pouvoir proposer des instruments, des données, une méthode, un cours, des informations, des normes, des procédures ou d'autres améliorations aux instigateurs du projet préétabli; tout ceci afin de veiller à contribuer à une meilleure appréciation des risques, de la fiabilité, de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations, des niveaux et des normes de qualité, des contrôles de gestion (budgétaires et opérationnels), de la communication et des procédures et processus existants de l'organisation

 

Exemples de tâches
  • réunir les divers responsables des différents services publics fédéraux, ministères ou autres institutions publiques qui travaillent sur un point spécifique dans leur organisation et, à la demande d'un mandataire, lancer un groupe de projet qui doit les aider à tracer le cheminement à suivre ou qui doit prendre des initiatives dans le cadre d'une préparation déterminée pour le développement de projets de loi ou d'AR concernant le contrôle de leur organisation, leurs procédures, le fonctionnement et les trois E
  • chercher et proposer les bonnes pratiques aux participants au sein du secteur public et rechercher le consensus sur certaines normes qui sont à respecter dans chaque organisation dans le cadre du contrôle financier
  • avec certains groupes de projets, organiser une visite des services spécifiques qui s'occupent de la problématique susmentionnée afin de leur montrer sur place le fonctionnement et les instruments qui pourraient éventuellement être utiles dans leurs organisations
  • rédiger des fiches de projet avec une définition précise des projets et des résultats escomptés que l'on souhaiterait réaliser et désigner un responsable dans ce domaine
  • encourager, préparer les sessions de travail, organiser, proposer des instruments, rechercher le consensus, rédiger des rapports des réunions qui ont eu lieu et rendre compte des résultats obtenus au travers de rapports comprenant d'éventuelles recommandations pour les dirigeants des services publics concernés, pour les collaborateurs du projet ou pour un groupe spécifique de responsables (p.ex.: le forum des directeurs d'encadrement B&CG, Budget et Contrôle de la Gestion)

 

En tant que
coach
    encourager, soutenir, définir des méthodes, instruments, systèmes, normes à l'intention des dirigeants d'une organisation ou des dirigeants qui y sont désignés (par la loi, par le ministre ou par leur supérieur hiérarchique)

afin de

    obtenir un contrôle sur l'organisation et son fonctionnement, ses objectifs et ses réalisations, l'utilisation efficiente des moyens, la qualité des données et les services rendus aux clients et aux autres parties prenantes

 

Exemples de tâches
  • aider les dirigeants à clarifier leurs objectifs; leur signaler la nécessité de définir des priorités et de délimiter clairement les responsabilités au sein de leur organisation et, finalement, les aider à définir clairement leurs prestations et résultats en tenant compte de leurs parties prenantes (
  • informer, aider et constituer des groupes de personnes qui seront impliqués dans la définition exacte des objectifs, procédures, risques et domaines de résultats concernant leur organisation spécifique
  • signaler les imperfections et problèmes éventuels; les mettre en contact avec des collègues d'autres organisations pour échanger des informations; les informer également quant aux nouvelles évolutions éventuelles qui interviennent sur le plan national ou international dans le domaine des systèmes de gestion, des normes de qualité, des normes d'audit, etc.
  • guider et attirer l'attention sur certaines obligations légales (nationales et/ou régionales et/ou européennes) auxquelles les dirigeants doivent satisfaire dans des délais impartis
  • proposer des exemples sur le plan du relayage de l'information vers les institutions belges et européennes concernant les positions adoptées par la Belgique

 

En tant que
conseiller interne
    formuler des recommandations, suggestions, conseils, propositions, méthodes, bonnes pratiques, obstacles, documentation et points importants aux différents Présidents des SPF (verticaux et horizontaux) ainsi qu'aux autres mandataires tels que les directeurs d'encadrement Budget & Contrôle de la gestion qui tiennent lieu de conseiller direct de leur Président et du Comité de direction, concernant les évolutions au sein de l'organisation du contrôle interne, du contrôle de gestion et de l'audit interne; il en va de même pour les Présidents des différents SPP, le Ministère de la Défense et d'autres institutions parastatales; il y a en outre un contact très étroit avec les membres de la Cour des Comptes et la cellule stratégique du SPF Budget & Contrôle de la gestion; il en va de même des responsables de la Chancellerie, du SPF P&O (Personnel et Organisation) et Fedict (Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication) qui font également tous partie des "Shared Services" (SPF horizontaux)

afin de

    au sein des diverses institutions fédérales belges, concevoir un système de contrôle interne, un système de gestion et un audit interne qui satisfont aux normes internationales concernant ces matières; ceux-ci doivent ainsi pouvoir apporter au Comité de direction dirigé par le Président, à l'Inspecteur des Finances et à la Cour des Comptes, les assurances nécessaires concernant les informations budgétaires en termes d'exactitude, d'intégralité, de fiabilité et de justesse; elles doivent aussi permettre une vision précise afin que les organisations concernées puissent être dirigées et "contrôlées" de manière efficace, efficiente et économique, de sorte qu'elles soient alors soumises à un contrôle ex-post au lieu de l'actuel contrôle ex-ante

 

Exemples de tâches
  • développer un réseau et un forum avec les différents mandataires, en particulier avec les directeurs de l'encadrementf B&CG qui doivent assurer le suivi du contrôle interne et du contrôle de gestion au sein de leur organisation, y compris donner des conseils sur les questions stratégiques et politiques dans le secteur public; aider à évaluer les effets positifs et négatifs des systèmes de maîtrise et la relation entre le contrôle du management et la mise en forme de la stratégie
  • proposer des réponses aux questions de gestion dans les autres institutions du secteur public et conseiller en matière d'organisation des cycles de planning et de contrôle, des rapports faits au management, de la budgétisation interne, du traitement analytique de données financières; proposer et aider à élaborer des instruments de contrôle, des modèles de qualité, des audits opérationnels et de performance
  • faire prendre conscience aux mandataires que la culture de leurs organisations doit changer, que celle-ci doit de plus en plus évoluer vers une forme d'autocontrôle afin qu'ils puissent obtenir plus d'autonomie dans la gestion de leurs moyens; leur donner une formation sur les moyens, les instruments et les méthodes possibles qui existent afin de réaliser un système de contrôle interne parfaitement fonctionnel
  • seconder la Cour des Comptes, en tant que contrôleur pour le Parlement, en vue de la collecte d'informations en rapport avec les projets existants et en développement au sein des différents services publics fédéraux dans le cadre du contrôle interne, du contrôle de gestion et de la mise en oeuvre d'audits internes
  • aider le corps interfédéral de l'Inspection des Finances dans le cadre du processus de prise de conscience par les dirigeants des différentes organisations qu'il peut être procédé à un contrôle ex-post total ou partiel à la place de l'actuel contrôle ex-ante si les données fournies sont suffisamment fiables, complètes et correctes et si les différents processus, tant budgétaires qu'opérationnels, sont entièrement sous contrôle

 

En tant que
conseiller stratégique
    proposer, informer, fournir des conseils dans le cadre des aspects généraux du fonctionnement du secteur public avec, pour point central, la bonne gestion de moyens plus rares; aider à optimiser la stratégie et la gestion de la politique financière dans le secteur public; aider à donner une image cohérente de la maîtrise interne, du contrôle interne et de l'audit auprès des institutions européennes

afin de

    transmettre une image aussi positive que possible des institutions publiques administratives belges auprès des diverses organisations européennes et de leurs institutions; et afin d'obtenir un fonctionnement coordonné dans les diverses institutions publiques qui tentent ainsi de réaliser les souhaits et attentes des citoyens et du Parlement de manière aussi efficace, efficiente et économique que possible

 

Exemples de tâches
  • donner des informations sur les aspects économiques généraux du fonctionnement du secteur public, de l'affectation des moyens publics limités, du suivi des crédits budgétaires et de l'assistance à la rédaction de rapports
  • donner des conseils sur la législation et la réglementation relative au contrôle de gestion, au contrôle interne, aux rapports faits au management, à la budgétisation, à l'établissement et au développement de modèles opérationnels et de qualité
  • en tant que représentant de la Belgique, participer à des réunions européennes ayant trait au contrôle interne, au contrôle de gestion, à l'audit, aux contrôles de qualité, tant sur le plan budgétaire qu'opérationnel
  • en tant que coordinateur, collecter et classifier les divers composants analytiques qui sont fournis par les différents SPF (cf. FEDCOM, c'est-à-dire le nouveau système qui sera développé pour la gestion de la comptabilité fédérale)
  • seconder le ministre du Budget dans le cadre de commissions parlementaires au cours desquelles il doit apporter une réponse relative à l'inspection, au contrôle, à la gestion et à l'audit des services publics fédéraux

 

En tant que
développeur
    développer, élaborer, réaliser, former, concrétiser, mettre en pratique des méthodes, systèmes, indicateurs nouveaux ou adaptés concernant le contrôle interne, le contrôle de gestion, le contrôle de qualité, l'estimation des risques, la mesure d'éléments de l'organisation

afin de

    pouvoir proposer aux services publics fédéraux, ministères ou autres institutions publiques des instruments davantage conçus sur mesure ou adaptés à leurs besoins spécifiques et qui doivent leur permettre d'acquérir une meilleure vision de leur organisation et de son fonctionnement

 

Exemples de tâches
  • adapter des systèmes, instruments et méthodes développés à l'étranger, tant dans le secteur privé que public, pour une utilisation par des institutions publiques belges
  • adapter certaines normes qui sont d'application dans le secteur financier aux besoins et nécessités du secteur public belge où, au niveau fédéral, la comptabilité en partie double n'est pas encore appliquée
  • aider à développer la législation ou la réglementation (projets d'arrêté royal, circulaires, recommandations, etc.) en rapport avec le suivi budgétaire et opérationnel des organisations publiques
  • développer des modèles spécifiques qui doivent aider les dirigeants des diverses organisations à exprimer clairement leurs objectifs, à définir des priorités et à établir un lien entre leurs processus spécifiques
  • aider à développer des tableaux de bord spécifiques qui doivent fournir au management les instruments nécessaires en vue de maintenir leur organisation sous contrôle ainsi que fournir aux

 

En tant que
chercheur
    analyser, rechercher, comparer, étudier, calculer, inspecter, établir des rapports sur des systèmes, modèles, indicateurs, ratios, législations et instruments existants, en développement ou en construction

afin de

    pouvoir offrir des réponses, conseils, schémas, instruments, modèles utiles pour les questions stratégiques et politiques dans les différents secteurs publics, des modèles d'administration pour les organisations publiques, des techniques de budgétisation et des indicateurs pouvant servir lors de l'établissement et du fonctionnement d'instruments de contrôle interne, de modèles de qualité, d'audits opérationnels et de performance

 

Exemples de tâches
  • rechercher et étudier des techniques, systèmes, modèles et indicateurs existants utilisés par des organisations publiques et privées à l'étranger ainsi qu'adapter les normes internationales en vue de les rendre applicables pour l'organisation ou une partie du SPF
  • comparer les divers résultats obtenus avec des ratios spécifiques à diverses organisations et évaluer les suites de certains changements tant sur le plan opérationnel que budgétaire, ainsi que leur influence sur le travail; aider à rechercher et à détecter les risques existants, d'une manière exacte et objective, pour une organisation ou un type de processus spécifiques
  • participer à la recherche et à la détection des risques existants pour une organisation ou un type de processus spécifiques, de manière correcte et objective
  • aider à développer les bons ratios (instruments de mesure) pour le contrôle des prestations fournies ou des contributions reçues dans certains processus; des normes minimales sont également proposées pour des processus spécifiques donnés
  • vérifier l'exactitude, la fiabilité, l'exhaustivité et la fréquence de certaines données nécessaires sur lesquelles se fonde la prise des décisions

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

org. et instances européennes et internationales

inf techn sur Manag, CI, AI

réunion, dossier, divers

selon les cas, mensuel

OCDE, BCE, Com. Eur., IIA

réglementation, renseig gén.

dossier, comm, résult, e-mail

très régulièrement, fréquent

org; & admin. internat & eur

méthode, technique, modèle, inst

form., contact pers, Internet

selon l'organisation, thème, quotidien

autres serv. publ. féd.

info techn sur management

forum, inform, tél, e-mail, divers

plusieurs fois par semaine, fréquemment

Cour des comptes

info réglem eur contrôle IC

tél, e-mail, courrier, groupe de travail, dossier

très régulièrement, fréquemment, colleg/form

parlement plénaire + commission

législation (loi, AR, AM ...

dossier, question parl, conseil

selon les cas, plusieurs fois par mois

parlement + Min du Budget

avis exécution législation

question résumé, conseil

très régulièrement, plusieurs fois par semaine

présidents, mandants

info sur management, CI, AI

divers, info, résult, best prac

selon l'org, thème, quotidjen

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

org et instances internat & eur

info techn sur Manag, CI, AI

réunion, dossier, divers

selon les cas, mensuel

OCDE, BCE, Comm eur, IIA

réponses et questions, enquêtes

dossier, comm, résult, e-mail

très régulièrement, fréquent

org & admin internat & eur

réalisation, modèles, techniques

form, contact pers, Internet

selon l'org, thème, quotidien

autres serv. publ. féd.

info techn sur Manag, CI, AI

forum, tél, e-mail, cours, div

plusieurs fois par semaine, fréquent

Cour des comptes

info évolutions réalisations CI

tél, e-mail, lettre, gr de travail, dossier

très régulièrement, fréquent, colleq+form

parlement + Min du Budget

législation (loi, AR) exécution

résumé, conseil S + M

très régulièrement, plusieurs fois par semaine

présidents, mandants

info sur manag, CI, AI, risque

divers info résul, best pract

selon l'org, thème, quotidien

universités et org externes

techniques, méthodes, best pract

évolutions, site web, tél

base régulière, mensuel

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

l'expert management support et le Président du SPF B&CG

assure la direction fonctionelle des niveaux A

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • méthodes, techniques, instruments, idées... proposés
  • modes de travail utilisés, présentation
  • type d'approche des problèmes soumis
  • contacts informels avec les organisations et/ou institutions européennes et les collègues fonctionnaires étrangers qui sont également impliqués dans le contrôle interne... au sein de leur organisation
  • analyses des différents éléments d'application au sein des SPF
  • contacts avec les représentants de la Cour des Comptes et du cabinet du ministre
  • contacts avec les différents mandataires, en particulier avec les directeurs de l'encadrement B&CG et leurs représentants
  • contacts avec les différents consultants, universités, etc.

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • avis donnés, projets de législation et de réglementation
  • formations données, contenu des rapports, recommandations
  • positions formelles qui sont adoptées en vertu d'une nouvelle législation ou réglementation par les différents services publics fédéraux
  • invitation formelle par notre Président au Président de la Cour des Comptes de se faire représenter dans certains groupes de projet
  • les positions que le Ministre du Budget adopte concernant des points spécifiques dans des dossiers importants (p.ex. : FEDCOM)
  • (demander autorisation au Président) pour la participation à des congrès internationaux à l'étranger

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

cf. le budget, non spécifiquement déterminé

 

Budget de travail propre

non spécifiquement déterminé

 

Autres données quantitatives

1. p.ex.: pour le projet où le titulaire est désigné auprès de FEDCOM, comme coordinateur des différents composants analytiques qui seront transmis par les différents SPF, le budget porte sur un total de plusieurs milliards de francs belges

2. p.ex.: coordinateur dans le cadre d'une mission de consultant auprès des 4 SPF horizontaux : cette mission a un prix de revient de quelque 35 millions de francs belges et, au sein des différents SPF, des missions de consultance sont continuellement en cours afin de réaliser l'introduction d'un système de contrôle interne, etc.

3. ,

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • réglementation internationale et européenne en rapport avec les audits, la soumission de preuves pour des projets spécifiques et leur suivi
  • Arrêté Royal relatif au contrôle interne des institutions publiques et l'Arrêté Royal relatif à l'audit interne au sein des institutions publiques
  • normes internationales relatives à l'audit et à la bonne gouvernance
  • circulaires, instructions, directives, recommandations et réglementation portant sur le fonctionnement de la Cour des Comptes et la réglementation relative au budget et au suivi budgétaire

 

Quelles innovations
  • introduction, au moyen d'organigrammes et de méthodes, techniques et instruments adaptés, de systèmes de contrôle interne au sein des SPF et SPP
  • développement d'éventuels tableaux de bord pour le suivi des risques au sein de certains services publics
  • participation au développement d'un nouveau système fédéral de comptabilité (FEDCOM) qui doit pouvoir livrer les données analytiques nécessaires à la prise de décision

 

Sur base de quel cadre de référence
  • expériences et normes internationales et techniques existantes qui sont adaptées aux situations spécifiquement belges
  • normes d'audit internationales (ISA/IIA)
  • normes comptables telles que IAS (International Accounting Standard), IFAC (International Federation of Accountants), IPSAS (International Public Sector Accountancy Standards)
  • normes internationales de qualité

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.