Conseiller attributions maladies professionnelles - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSD185
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)
Raison d'être de la fonction
Diriger et coordonner le service et exercer le contrôle sur l'exécution des processus
afin de
appliquer correctement la législation en matière de maladies professionnelles ainsi que les directives de la direction générale et parvenir ainsi aux meilleurs résultats opérationnels possibles.
Finalités
En tant queexpert/spécialisteacquérir des connaissances relatives à la législation en matière de maladies professionnelles en particulier, et à la législation sur la sécurité sociale belge en général, suivre les modifications en la matière et identifier les tendances
afin de
disposer d'un bagage multidisciplinaire interne et externe et l'intégrer dans une décision de qualité d'octroyer ou non une indemnisation pour cause de maladie professionnelle ou d'appliquer une mesure de prévention
Exemples de tâches
- acquérir des connaissances relatives à la législation sur la sécurité sociale belge et les mettre à jour grâce à la littérature spécialisée, aux contacts avec les collègues à l'intérieur et à l'extérieur du FMP (Fonds des maladies professionnelles) et en participant à des réunions et à des conférences
- transmettre les connaissances acquises aux collaborateurs et, sur demande, aux personnes externes concernées
En tant queexpert du changementremettre en permanence en question les processus utilisés et développer d'éventuelles mises à jour
afin de
offrir à l'assuré social un service transparent et adapté aux évolutions juridiques et sociales
Exemples de tâches
- analyser et évaluer les processus afin d'intervenir de manière ciblée, les adapter et les optimaliser
- réagir de façon appropriée aux changements de la législation
En tant quedirigeantgérer, diriger et coordonner le personnel du service
afin de
offrir aux collaborateurs des conditions optimales pour leur motivation, et réaliser ainsi les objectifs opérationnels du service
Exemples de tâches
- le transfert et la traduction de la mission pour le fonctionnement du service
- opérer la répartition des tâches en fonction des compétences et des spécialisations présentes
- organiser entre autres des réunions de service pour stimuler l'échange des connaissances et de l'information, et pour expliquer les objectifs opérationnels
- établir des priorités parmi les processus implémentés
En tant quecoachse charger du coaching et du développement des collaborateurs du service
afin de
contribuer à leur développement et à leur ouverture au changement
Exemples de tâches
- mener des entretiens individuels avec les collaborateurs de façon à ce qu'ils aient une vision de leur fonctionnement personnel
- mettre en pratique des cercles de développement (entretien de fonction, plan d'action, entretien de fonctionnement et entretien d'évaluation)
- stimuler la formation dans le cadre du développement professionnel et individuel
- stimuler le changement de mentalité
En tant quegarant de la qualitéassumer la responsabilité de l'exécution des objectifs opérationnels (et de ce fait, du contrat d'administration)
afin de
garantir la qualité des processus au sein du service et veiller à la satisfaction des clients internes et externes
Exemples de tâches
- utiliser les instruments de contrôle afin d'assurer la bonne exécution des processus
- garantir une interprétation uniforme et l'application des processus et de la réglementation
- viser en permanence l'amélioration des processus
- mettre des listes-FAQ à la disposition des collaborateurs du service afin de soutenir la conformité des processus
En tant quereprésentant/interlocuteur/point de contactgarantir la communication et les contacts de manière professionnelle, et les intégrer au fonctionnement journalier interne et externe
afin de
optimaliser l'orientation-client, diffuser l'image de marque du service dans le réseau de ses clients/partenaires internes et externes, et renforcer celle-ci
Exemples de tâches
- développer un réseau de collaboration dans et autour du service, en fonction du domaine spécifique de l'expertise
- mettre à disposition une information claire et correcte en temps opportun
- rendre accessible le système de la réglementation grâce à des brochures lisibles, transparentes et simples, des textes, des formulaires, etc.
- prendre part à des réunions externes portant sur les modernisations et la concertation en matière de sécurité sociale (spécifiquement en matière de maladies professionnelles) et sur son fonctionnement, ainsi que sur l'implémentation et l'utilisation des données de la banque carrefour (DIMONA -déclaration immédiate, DMFA -déclaration multifonctionnelle, etc.)
En tant quegestionnaire des plaintestraiter rapidement et correctement les plaintes complexes et les contentieux relatifs au déroulement des processus et à la prise de décisions
afin de
donner une réponse/solution correcte et claire dans le cadre des dispositions réglementaires en cours, et intervenir là où c'est nécessaire
Exemples de tâches
- garantir la disponibilité dans la réception des plaintes grâce, entre autres, au suivi quotidien des courriels entrants, des appels téléphoniques, etc.
- évaluer les plaintes, les qualifier et y apporter une solution
- corriger éventuellement le fonctionnement du collaborateur, l'administration ou les processus internes pour éviter une nouvelle plainte
- en informer les parties concernées (client, partenaire, services internes, etc.)
- en informer la direction si la plainte concerne des problèmes structurels et demander une décision de principe
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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chefs de service du service attribution
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questions orales et informations
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contact personnel
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quotidien
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collaborateurs du service attribution
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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partenaires externes
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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le specialiste coordination en gestion
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questions orales/ Missions
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contact personnel/dossiers
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hebdomadaire
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directeurs du FMP
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questions/conseils oraux
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contact personnel
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mensuel
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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chefs de service
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questions orales et conseils oraux
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contact personnel
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quotidien
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collaborateurs du service attribution
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conseils oraux
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contact personnel
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quotidien
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partenaires externes
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avis écrits
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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le specialiste coordination en gestion
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questions orales
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contact personnel/dossiers
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hebdomadaire
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directeurs du FMP
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questions/conseils oraux
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contact personnel
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mensuel
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le spécialiste coordination en gestion
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- organisation des activités du service et des différentes fonctions
- contacts avec les services internes et les clients/partenaires en rapport avec la gestion des dossiers et des décisions à prendre
- manière dont les priorités opérationnelles sont traduites vers le service et éventuellement vers la section spécifique
- manière dont la gestion quotidienne des dossiers est menée en collaboration avec les collaborateurs, les autres services internes ainsi que la manière dont les nouveautés et les changements sont introduits
- organisation de réunions de coordination avec les différents partenaires internes
- adaptations suite au contrôle effectué afin de réaliser les objectifs opérationnels dans le service
- traitement des plaintes complexes relatives à la gestion des dossiers et aux décisions dans ces dossiers
- implémentation d'analyses des processus et autres instruments relatifs à la gestion des processus dans le service
La fonction doit demander une autorisation pour
- réorganisation et/ou changements importants
- Business Process Reengineering (projets d'amélioration des processus)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation belge de la sécurité sociale et toute la législation en matière de maladies professionnelles
- avis et notes de service internes
- instructions du comité de gestion et des supérieurs
Quelles innovations
- développement de procédures standard relatives à la gestion des dossiers dans le service
- optimalisation des applications informatiques
- revoir le profil des services/sections et l'organisation de leur fonctionnement
- intégrer les nouvelles solutions de gestion
Sur base de quel cadre de référence
- principes de simplification, amélioration ou automatisation des processus de travail
- expérience acquise, problèmes constatés et plaintes formulées
- possibilités informatiques de l'organisme
- participation à des réunions interdépartementales
- modifications de la législation, analyses des processus, etc.
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