Identification de la fonction

Code de la fonction : DTM059

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)

Raison d'être de la fonction

Assister le chef de service dans la gestion et la coordination d'un service

afin de

contribuer à atteindre, de manière optimale, les objectifs fixés pour le service dans son ensemble et d'assurer son bon fonctionnement et son interaction avec les autres services

 

Finalités

En tant que

assistant du chef de service

planifier et coordonner les activités du service en concertation avec le directeur, le chef de service et les autres membres de l'équipe de la direction pour l'Immatriculation des Véhicules (DIV)

afin de

assurer la performance du service et d'atteindre les objectifs fixés

 

Exemples de tâches

• établir une planification, fixer les priorités, organiser et suivre les tâches

• informer et transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs via des notes de service, des entretiens individuels et d'autres canaux de communication

• faire rapport à la direction, de même que préparer et réaliser des rapports et des statistiques

• transposer la stratégie au niveau opérationnel et soutenir les actions entreprises

• assister, organiser et/ou présider des réunions

 

En tant que

personne de contact interne et gestionnaire d'une section du service de la DIV

entretenir la communication interne et la concertation quant au travail du service

afin de

véhiculer clairement les messages au sein du service et entre les différents services

 

Exemples de tâches

• gérer les moments de concertation avec les collaborateurs

• répondre dans les délais à toute question émanant de la direction, de la direction générale ou du président

• participer aux réunions de concertation

• faire correspondre la planification de son service à celles des autres services et aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques

• assurer la communication au sein du service, transférer l'information, les notes de service, les nouvelles règles et procédures, etc., ainsi que répondre aux questions des collaborateurs

 

En tant que

dirigeant

diriger, motiver et évaluer les collaborateurs

afin de

permettre au service d'atteindre ses objectifs en optimisant son fonctionnement

 

Exemples de tâches

• soutenir les collaborateurs au niveau de l'expertise

• assurer le développement professionnel des collaborateurs

• suivre le travail des collaborateurs

• étudier des dossiers spécifiques et/ou complexes

 

En tant que

chef de projet

gérer l'avancement des travaux relatifs à un dossier ou un projet particulier

afin de

garantir le déroulement optimal des opérations et de garantir des prestations de qualité dans les délais requis

 

Exemples de tâches

• définir tous les aspects du projet (objectifs, 'output', planification, ressources, actions, etc.)

• négocier avec les acteurs concernés (avec l'appui adéquat des hiérarchies) afin de conclure des engagements clairs

• traduire les projets en tâches opérationnelles ou soumettre les propositions subséquentes aux supérieurs hiérarchiques

• participer et/ou organiser des réunions de suivi, ainsi qu'assurer la transmission des informations entre les différents membres

• contrôler l'exécution des mesures décidées, dans le respect des planifications, de même que faire rapport

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites	divers	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	divers	ad hoc
organisations/entreprises	avis oraux	divers	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	questions écrites	divers	ad hoc
management	conseils oraux, décisions	divers	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	réponses, conseils	divers	quotidien
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	ad hoc
autres serv. publ. féd.	avis écrits	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres serv. publ. féd.	décisions	en tant que dossier	mensuel
organisations/entreprises	avis écrits	divers	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, législation	divers	ad hoc
agents	question, conseil, décision	en tant que dossier	quotidien
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la planification du travail

• l'information transmise au personnel

• des contacts externes non stratégiques

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les déplacements à l'extérieur

• les engagements financiers

• les orientations stratégiques

• la conclusion d'accords, de contrats

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la réglementation relative à l'immatriculation de véhicules

 

Quelles innovations

• l'amélioration de l'organisation et du fonctionnement du service

 

Sur base de quel cadre de référence

• les plans de management (directeur, directeur général, président)

• le travail en mode de projet

• la propre expérience, la formation

• l'analyse des risques opérationnels

 

Profil de compétences génériques

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