Attaché A2 coördinatie internationale betrekkingen - Adjunct van de coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DIS024
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Strategisch adjuncten Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)
Doel van de functie
Het bijstaan van de coördinator bij de organisatie van het permanent overleg en de coördinatie, zowel gestructureerd als ad hoc, met de gefedereerde entiteiten
teneinde
de coherentie van het Belgisch buitenlands beleid te waarborgen en de praktische samenwerking met de gefedereerde entiteiten op een coherente wijze te regelen.
Het opvolgen van de actualiteit van de staatshervorming
teneinde
de concrete gevolgen van de evolutie van de staatshervorming te (helpen) analyseren.
Overleggen met de Belgische diplomatieke posten in het buitenland en met andere FOD's (federale overheidsdienst) en POD's (Programmatorische federale overheidsdienst), hoofdzakelijk in functie van de werkgroep 'gemengde verdragen'
teneinde
de praktische samenwerking te regelen, zoals de te volgen procedures voor ieder verdrag.
Resultaatgebieden
Alsorganisatorhet voorbereiden van de vergadering van de Interministeriële Conferentie "Buitenlands Beleid" (ICBB)
teneinde
een correct verloop van de ICBB te waarborgen
Voorbeelden van taken
- zorgen voor de praktische organisatie (het versturen van de uitnodigingen, het reserveren van de vergaderzaal, tolken, enz.)
- het opsturen van de agenda
- het onderhouden van contact met de beleidscellen van de leden van de ICBB over het praktisch verloop
- het opstellen van het verslag
- waken, onder leiding van de coördinator, over de concrete opvolging van de genomen beslissingen
Alsorganisatorhet organiseren van de vergaderingen van de werkgroep gemengde verdragen en van het Comité 'Artikel 15/22' van het samenwerkingsakkoord
teneinde
in overleg met de coördinator het goede verloop te waarborgen van de procedure voor het sluiten van gemengde verdragen, zoals voorzien in het samenwerkingsakkoord van 8 maart 1994 over de nadere regelen voor het sluiten van gemengde verdragen
Voorbeelden van taken
- het opvragen van de agendapunten en het samenstellen van de agenda
- het samenstellen van het dossier en het verspreiden ervan onder alle deelnemers van de vergadering (zowel federaal als gefedereerd)
- het opstellen van het verslag van de vergadering en het verspreiden ervan onder alle deelnemers
- waken, onder leiding van de coördinator, over de concrete opvolging van de genomen beslissingen
- het onderhouden van contact met zowel federale (diensten van de FOD Buitenlandse Zaken, andere FOD's en POD's) als gefedereerde instanties
Alsorganisatorinstaan voor de praktische organisatie van het overleg rond het dossier van de internationalisering van het Forum der Federaties
teneinde
ervoor te zorgen dat een gezamenlijk standpunt kan worden ingenomen
Voorbeelden van taken
- het versturen van uitnodingen naar de betrokken Belgische actoren (beleidscel Buitenlandse Zaken, de diensten van de eerste minister, de uitvoerend directeur van de derde Internationale Conferentie over Federalisme (ICF) en de gefedereerde entiteiten)
- het opstellen van het verslag
- het onderhouden van contacten met de Belgische actoren
Alsanalisthet opvolgen van de actualiteit van de staatshervorming
teneinde
na te gaan wat de mogelijke gevolgen zijn van de evolutie van de staatshervorming en voorstellen voor te bereiden om hierop in te spelen
Voorbeelden van taken
- het voorbereiden van beleidsnota's
Alsassistenthet bijstaan van de secretaris van de ad-hocexpertengroep over de nationale minderheden bij de praktische organisatie van de bijeenkomsten van de groep
teneinde
een correct verloop van de bijeenkomsten te waarborgen
Voorbeelden van taken
- het reserveren van de vergaderzaal
- het onderhouden van contacten met de leden van de expertengroep over praktische aspecten
Alscontactpersoonhet onderhouden van contacten met federale (diensten van de FOD Buitenlandse Zaken, de diplomatieke posten, andere FOD's en POD's) en gefedereerde instanties en andere gesprekspartners
teneinde
informatie uit te wisselen in functie van lopende dossiers
Voorbeelden van taken
- het toesturen van de gevraagde documenten
- het opstellen van een ontwerp van nota indien verdere opvolging vereist is
- het onderhouden van contacten met de buitenlandse ambassades in België
Alsadjunct van het diensthoofdhet vervangen van het diensthoofd bij zijn/haar afwezigheid
teneinde
de continuïteit van de dienst te verzekeren
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan vergaderingen
- het onderhouden van contacten met federale (diensten van de FOD Buitenlandse Zaken, andere FOD's en POD's) en gefedereerde entiteiten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
gemeenschappen/gewesten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
diensten FOD Buitenlandse Zaken
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
diplomatieke posten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
buitenlandse ambassades
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
gemeenschappen/gewesten
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
diensten FOD Buitenlandse Zaken
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
diplomatieke posten
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
buitenlandse ambassades
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter: N
de coördinator-diensthoofd Internationale Betrekkingen: N-1
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van het werk
De functie moet autorisatie vragen voor
- het vastleggen van de data en de agenda van belangrijke vergaderingen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000 EUR
Eigen werkbudget
nihil
Andere kwantitatieve gegevens
1. nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de grondwet en de bijzondere en gewone wetten i.v.m. de staatshervorming
- het samenwerkingsakkoord van 1994 over de nadere regelen voor het sluiten van gemengde verdragen
- het samenwerkingsakkoord van 1994 betreffende de gewestelijke en economische handelsattachés
- het samenwerkingsakkoord van 1995 betreffende de vertegenwoordigers van de gemeenschappen en de gewesten in de diplomatieke en consulaire posten
Welke vernieuwingen
- interne verbeteringen op het vlak van de aanpak en de organisatie van het werk
- deelname aan concrete projecten van de eigen dienst of meewerken aan transversale FOD-projecten
- OFO-opleidingen (Opleidingsinstituur van de Federale Overheid)
Gebaseerd op welk referentiekader
- het managementplan van de FOD, de voorzitter, de stafdirecteurs en directeurs-generaal
- de beslissingen van het directiecomité en het management
|