Identification de la fonction

Code de la fonction : IPO099

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Contrôler et évaluer de manière systématique et méthodique, en tant que chef de l'audit interne, le fonctionnement de l'organisation en général et en particulier, des processus de gestion des risques, de contrôle, de gestion et de direction

afin de

soutenir l'organisation dans la réalisation des objectifs stratégiques

 

Finalités

En tant que

auditeur (garant)

effectuer des évaluations, des analyses et des contrôles, de même que formuler des recommandations (leur portée englobe tous les domaines, tant administratifs, techniques que financiers, et tous les systèmes, tant les activités et les informations que la direction)

afin de

fournir au management et au comité d'audit une garantie raisonnable quant au respect des mesures et des procédures requises, afin d'assurer une gestion et une direction convenables

 

Exemples de tâches

• évaluer la gestion des risques, le contrôle interne et la gestion en général, y compris le fonctionnement et l'efficacité des systèmes de qualité dans l'organisation

• effectuer toutes sortes d'audits ou y collaborer (audits financiers, audits en matière de conformité, audits opérationnels, organisationnels et de la qualité - à savoir les audits du respect des engagements contractuels ; en particulier pour les systèmes ISO ; audits du système de gestion de l'environnement EMAS et audits de management)

• vérifier la concordance des objectifs, des méthodes et de la planification avec la stratégie et les missions de l'organisation, en tenant compte de la spécificité de l'organisation propre (exemples : législation et réglementation propres au secteur) et du secteur public (règles globales de l'administration)

• effectuer des rapports sur les travaux réalisés, pouvant être utiles à la transition du contrôle préliminaire au contrôle a posteriori et à la réalisation des réformes prévues en matière de contrôle interne

 

En tant que

auditeur (consultant)

fournir des conseils et une assistance lors d'actions correctrices ou innovantes et formuler proactivement des recommandations pour les nouvelles procédures ou pour la réorganisation de procédures déterminées, dans le cadre d'améliorations ou de développements futurs

afin de

fournir des éléments et des conseils par lesquels le management peut améliorer le fonctionnement de l'organisation, ainsi que l'efficacité et l'adaptabilité des systèmes et procédures internes

 

Exemples de tâches

• formuler des recommandations pour le management afin d'améliorer la maîtrise des risques et des systèmes de gestion en général

• effectuer des études spécifiques (au sein du domaine de travail)

• donner des avis au comité de direction sur l'introduction de l'A.R.

• encourager l'introduction de la gestion des risques et du contrôle interne, de par la sensibilisation au développement et à l'application de la gestion des risques et du contrôle interne, ainsi que grâce à leur promotion

• assister le management lors de l'introduction de la gestion des risques et du contrôle interne jusqu'à l'obtention du degré de qualité adéquat, délimiter le cadre de la gestion des risques, veiller à la cohérence de l'approche au sein du SPF, faciliter les ateliers de travail consacrés à l'analyse de risques et rédiger des rapports sur les travaux réalisés

 

En tant que

expert/spécialiste

être la personne de référence dans l'organisation pour toutes les questions ou applications relatives au domaine d'expertise, ainsi que chercher continuellement à acquérir des connaissances dans le domaine de spécialisation et transmettre celles-ci aux collaborateurs et au management

afin de

pouvoir mener une politique optimale ou une politique d'audit interne de haut niveau

 

Exemples de tâches

• intervenir en tant que personne de référence au niveau national et international, de même qu'échanger son expérience avec d'autres experts

• participer à des réunions du réseau d'audit interne, composé des chefs de l'audit interne, de même que participer à des réunions au niveau de l'Institut des Auditeurs internes

• suivre les évolutions internes, politiques et sociales qui pourraient influencer la politique et le fonctionnement opérationnel des domaines à étudier

• prendre connaissance de la législation en vigueur et des éventuels changements, transmettre les informations aux collaborateurs pour qu'ils les appliquent, ainsi que contrôler le respect et l'actualisation des méthodes et systèmes d'audit, conformément aux textes légaux et aux normes internationales

• vérifier la fiabilité des informations dans tous les domaines, examiner des missions spécifiques ou effectuer des analyses qui sont demandées par le comité d'audit, le président du comité de direction ou le président du conseil stratégique

 

En tant que

responsable du service

diriger et coordonner les activités du service d'audit interne, développer les outils pour le suivi et la planification et suivre l'exécution des audits

afin de

atteindre l'objectif général du service

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que l'expertise dont dispose le service d'audit interne soit utilisée de manière optimale et étudier pour cela diverses mesures organisationnelles, comme la répartition des responsabilités entre des auditeurs spécialisés et des auditeurs généraux, la conclusion de contrats de prestation de services avec d'autres services ou la collaboration avec des parties externes

• garantir la présence des outils ou systèmes nécessaires et veiller au bon fonctionnement du service, en particulier en ce qui concerne le respect des normes de l'Institut des Auditeurs internes

• orienter les efforts d'audit sur les grands risques via l'analyse de risques et les audits de risques, élaborer une planification annuelle et pluriannuelle progressive, concevoir une proposition de budget et un plan de personnel en collaboration avec le président du comité de direction, soumettre ces derniers au comité d'audit et les faire approuver par ce comité

• rédiger un rapport annuel, couplé à une proposition de planification pour l'année suivante, élaborer un devis d'audit le revoir annuellement si nécessaire, en collaboration avec le président du comité de direction, ainsi que le soumettre au comité d'audit et le faire approuver par ce dernier

• élaborer et exécuter un système destiné au suivi de l'application des recommandations des audits ou études, ainsi qu'un programme de contrôle de la qualité et du suivi des prestations du service d'audit interne, qui se rapporte tant à l'organisation d'audit interne qu'aux audits individuels, et faire rapport au comité d'audit à cet égard, de même qu'au président du comité de direction

 

En tant que

responsable du service pour le comité d'audit

fournir à temps toutes les informations nécessaires

afin de

assister le comité stratégique dans son rôle de superviseur de l'exécution des plans de management et de gestionnaire général du SPF et du bon fonctionnement du processus d'audit

 

Exemples de tâches

• soumettre la planification pluriannuelle, la planification annuelle, le plan de personnel et le budget

• faire régulèrement rapport sur l'évolution de la planification et ses modifications, ainsi que sur chaque audit effectué ou chaque mission menée (cf. réunions du comité d'audit)

• effectuer des études spécifiques ou répondre à des questions à la demande du comité d'audit, ainsi que participer aux réunions du comité d'audit sur demande

• tenir le comité d'audit informé des risques et des problèmes importants

• faire rapport sur les problèmes éventuels relatifs à l'objectivité et à l'indépendance, de même que faire rapport sur la gestion des risques, le système de contrôle interne et le niveau de risques déterminé acceptable par le management

 

En tant que

représentant de l'organisation

entretenir les relations avec des acteurs et des organes de contrôle externes (en ce qui concerne l'audit) et formuler une mission claire pour l'auditeur externe qui est le plus apte à remplir une mission

afin de

défendre les intérêts de l'organisation

 

Exemples de tâches

• faire partie du réseau d'audit interne et éventuellement du réseau des autres organes de contrôle

• fournir les informations nécessaires aux organes de contrôle externes

• veiller à la communication externe sur le fonctionnement du service et son rôle dans l'organisation, en ce compris les aspects de contrôle interne et de gestion des risques au sein de l'organisation

• déterminer la mission de l'auditeur externe, en concertation avec le président du comité de direction et/ou du comité d'audit, comme l'élaboration d'un devis, la clôture d'une mission (le cas échéant, après l'accord du président du comité de direction et/ou du comité d'audit)

• contrôler le travail de l'auditeur externe et effectuer les paiements

 

En tant que

coach

accompagner, soutenir et stimuler des collaborateurs dans leur développement professionnel

afin de

maximiser l'efficacité des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• déterminer et évaluer les objectifs pour les auditeurs experts

• mener des entretiens individuels avec des collaborateurs sur les compétences présentes et celles à développer

• donner du feed-back constructif, tant positif que négatif, sur leur façon de travailler

• conseiller des collaborateurs quant à l'exécution de leur mission

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Comité de direction		en tant que dossier	hebdomadaire
		en tant que dossier	mensuel
Service d'encadr. B&CG		par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
SPF B&CG	directives	en tant que dossier	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
		en tant que dossier	mensuel
		en tant que dossier	mensuel
		en tant que dossier	mensuel
		en tant que dossier	mensuel
		en tant que dossier	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

administratif: par le président du comité de direction

hiérarchique: par le comité audit

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation interne du service, l'organisation des activités et les propositions relatives à la formation supplémentaire permanente requise pour le service

• l'élaboration et la proposition de la planification annuelle et pluriannuelle

• l'organisation et la structuration des missions d'audit individuelles (programmes de travail pour chaque mission) et également des missions de conseil (l'approche des analyses et audits, ainsi que le choix des méthodes utilisées)

• la détermination, l'exécution et la discussion des procédures budgétaires et administratives internes et externes

• les recommandations et propositions d'amélioration formulées (conclusions objectivées et motivées)

• l'accès à l'information, aux locaux et aux personnes de chaque niveau hiérarchique (principe du libre accès aux informations)

• l'évaluation du système de contrôle et de gestion des risques internes, de même que la gestion de l'organisation en général

• la mise en lumière des questions pouvant avoir un impact sur la réalisation des objectifs

• l'évaluation des niveaux de risques résiduels acceptés par le management

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• le choix de l'auditeur externe pour des missions déterminées (procédures de marchés publics)

• tous les éléments ayant des conséquences budgétaires, bien que la fonction dispose du budget alloué ; en ce qui concerne les marchés publics, les règles générales sont d'application

• la validation de son budget et du plan de personnel

• la validation du devis d'audit

• la validation de la planification annuelle et pluriannuelle

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Loi du 22 juillet 1993 relative à l’organisation du budget et de la comptabilité de l’Etat fédéral, notamment l’article 31, A.R. du 26 mai 2002 relatif au système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux (est adapté), A.R. du 2 octobre 2002 relatif à l’audit interne au sein des services publics fédéraux (est remplacé), A.R. du … relatif au contrôle administratif, budgétaire et de gestion (encore en projet) ; chaque service Audit interne souscrit aux normes IIA (Standards for the professional practice of International Auditing de l’Institute of Internal Auditors) et le « Code of Ethics » ; l’IIA représente l’instance de référence normative en matière d’audit interne ;les directives INTOSAI pour le contrôle interne dans le secteur public ; les normes qui ont trait aux systèmes de qualité, par ex. ISO ; les normes et particularités nationales et internationales du secteur public ; tous les règlements, règles, lois, directives internes et procédures qui s’appliquent au SPF.

 

Quelles innovations

• Les activités opérationnelles correspondent aux missions et aux objectifs stratégiques ; l’instauration de méthodes de travail plus efficientes et plus modernes ; le choix des instruments de gestion les plus appropriés pour collecter les données requises ; l’optimalisation des procédures ; le développement de nouvelles approches pour la gestion des risques et le contrôle interne (opérationnel, financier, en matière de conformité, ICT, etc.) ; assistance au management lors de l’instauration de la gestion des risques et du contrôle interne, notamment par une sensibilisation en matière de contrôle interne et de gestion des risques et par la promotion du développement et de l’application de la gestion des risques et du contrôle interne ; assistance au management lors de l’instauration de la gestion des risques et du contrôle interne jusqu’à l’obtention d’un niveau de qualité adéquat.

 

Sur base de quel cadre de référence

• Expérience personnelle et les formations complémentaires ; discussion avec d’autres experts ; réunions de réseau : évolutions internationales de la profession ; suivi des tendances et innovations dans tous les domaines ; gestion des risques et contrôle interne : travaux-cadres directives COSO, COBIT et INTOSAI pour le contrôle interne et COSO-ERM pour la gestion des risques.

 

Profil de compétences génériques

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