Identificatie van de functie

Functiecode : ILO031

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Organiseren van de aankoop van diensten en/of goederen van binnen en buiten de overheid

teneinde

een bevoorrading qua uitrusting, materiaal of diensten te realiseren overeenkomstig de kwaliteitsnormen en met de beste prijs-kwaliteitverhouding

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

toezien op de behandeling van complexe dossiers of zelf behandelen van de dossiers overeenkomstig de wetgeving

teneinde

snel en doeltreffend te beantwoorden aan de vraag van de hiërarchische meerdere(n) naar uitrusting, materiaal en diensten

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van het administratief gedeelte van de bestekken

• opmaken van alle administratieve documenten met betrekking tot de procedure, met name de nota's die als bewijs dienen, de evaluatierapporten, de bestelbons, enz.

• verzorgen van de publicaties (van offerteaanvragen) die voorzien zijn door de reglementering

• toezien op de naleving van de regels door alle tussenkomende partijen (technische diensten, leveranciers, enz.)

• voorstellen van de gepaste procedure in functie van de reglementaire bepalingen en de desbetreffende bedragen/diensten

 

Als

intern adviseur

gericht informeren en adviseren van de medewerkers of de diensten die diensten/goederen aanvragen

teneinde

ondersteuning te bieden bij hun besluitvorming, vertrouwensrelaties op te bouwen en de correcte toepassing van de procedures, wetten en regels te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• formuleren van advies in alle stadia van de gunningsprocedure van de overheidsopdracht

• in het kader van de onderhandelde procedures, deelnemen aan het overleg en de contracten opstellen met inachtneming van de reglementering, in nauwe samenwerking met de technische diensten

• meewerken aan het onderzoek van de offertes voor wat betreft de administratieve geldigheid van deze offertes

• opmaken en coördineren van de planning van overheidsopdrachten (een kort overzicht geven van de huidige en de toekomstige overheidsopdrachten volgens prioriteit)

 

Als

dossierbeheerder

ondersteunen van de hiërarchisch meerdere tijdens de uitwerking en het beheer van het jaarlijks budget van de (algemene) directie

teneinde

bij te dragen tot het verstandig financieel beheer van de organisatie van het departement

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de ordonnancering van de budgetten die aan de (algemene) directie toegekend zijn voor de onderhoudscontracten, unieke projecten of de aankoop van materiaal

• opmaken en beheren van een draaiboek van de gebeurtenissen die eigen zijn aan elk contract, zoals de betalingsmodaliteiten, de vervaldatum, ...

• actueel houden van het gedetailleerd of samengevoegd verslag van de kosten van de contracten en dit leveren op eenvoudige aanvraag om met name de budgettaire ramingen op te stellen of om de beschikbare marges te schatten

• opmaken van een gestandaardiseerde samenvatting van elk contract dat de belangrijkste informatie bevat en dat men kan samenvoegen

• waken over een permanent klassement opdat de dossiers die men aan het behandelen is of de ongebruikte dossiers onmiddellijk toegankelijk zijn

 

Als

controleur

permanent toezien op de contracten in samenspraak met de "technische" verantwoordelijken

teneinde

de contracten aan te passen aan de noden en aan de zorg van een strikt budgettair beheer

 

Voorbeelden van taken

• volgens de omstandigheden initiatief nemen om het contract te beëindigen, te vernieuwen, aan te passen of te gelegener tijd aanhangsels voor te stellen

• nakijken of een nieuwe offerteaanvraag tot de geplande budgetten behoort en een bijkomende kredietaanvraag doen indien dit niet het geval is

• controleren of de leveranciers regelmatig betalen en bepalen of de betalingen gerechtvaardigd zijn

• controleren van de voorzieningen die door de verleners van diensten of goederen geleverd worden

 

Als

contactpersoon

verzorgen van de contacten met de controle-instellingen

teneinde

zo vlug mogelijk en duidelijk te antwoorden op elke vraag of informatieaanvraag die door een controleorgaan geformuleerd wordt

 

Voorbeelden van taken

• uit eigen beweging alle bewijsstukken die vereist zijn voor de ondersteuning van dossiers, gerangschikt volgens frequentie, bezorgen aan de inspectie van Financiën, de controle van de vastleggingen en de directie van het Rekenhof

• onmiddellijk de directie op de hoogte brengen van elke opmerking of aanmerking die door een controleorgaan geformuleerd wordt en een gepast antwoord voorstellen of de gevolgde praktijk aanpassen als deze het onderwerp vormt van kritiek

• de directie op de hoogte brengen van de informele contacten (via telefoon of mail bijvoorbeeld) met de controleorganen

• antwoorden op parlementaire vragen in termen van de toewijzing van middelen

 

Als

contactpersoon

onderhouden van contacten met de externe firma's

teneinde

de onderhandeling en de opvolging van contracten mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van briefwisseling in het kader van procedures en om alle nodige verklaringen af te leggen, met strikte naleving van de gelijke behandeling van de inschrijvers

• ontvangen van de vragen, ze beantwoorden of ze naar de bevoegde personen sturen

• onderhouden van vertrouwensrelaties met de externe firma's en tegelijkertijd onafhankelijk blijven oordelen

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de evolutie van de wetgeving en van de rechtspraak wat betreft overheidsopdrachten

teneinde

geen vergissingen te begaan in verband met de gunningsprocedure (die klachten met zich mee kunnen brengen)

 

Voorbeelden van taken

• kennen van de wetgeving die van kracht is wat betreft de overheidsopdrachten

• volgen van de ontwikkelingen van de wetgeving (Belgisch Staatsblad)

• opvolgen van de wetgeving die specifiek is voor de gevraagde goederen/diensten en ook de regelgeving betreffende milieubeheer en de wetgeving m.b.t. de mindervaliden (toegang tot gebouwen)

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

functie ter ondersteuning van de directeur-generaal / administrateur-generaal in kleinere instellingen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.