Attaché A2 services généraux - Adjoint du directeur général (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA045
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Adjoints stratégiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assister le directeur général dans la gestion et la coordination de la direction générale, dans le cadre de la sécurité de la chaîne alimentaire
afin de
contribuer à l'atteinte optimale des objectifs fixés pour la direction générale dans son ensemble
Accomplir les missions dans le respect des consignes données par le directeur général, en utilisant au mieux les ressources budgétaires, humaines et matérielles disponibles
afin de
assurer le bon fonctionnement de la direction générale et l'interaction de celle-ci avec les autres directions générales ou services
Finalités
En tant queconseillerremettre des avis au directeur général et aux membres du personnel des services généraux, sur la réglementation et la spécificité de chaque service (aspects budgétaires, logistiques, juridiques, de personnel, etc.)
afin de
encadrer correctement les collaborateurs et les orienter dans leurs décisions
Exemples de tâches
- participer à des concertations dans son domaine d'expertise technique ou réglementaire
- prévoir des formations techniques et réglementaires pour les collaborateurs
- assurer des contacts avec les stakeholders externes de l'AFSCA dans des matières budgétaires, personnel, logistiques, juridiques, ICT... et se montrer disponible pour répondre en première instance aux questions spécifiques
- superviser et étudier des dossiers complexes
- collecter ou superviser la collecte d'éléments constituants des dossiers complexes, participer à des conférences et des réunions pour affiner ses connaissances, répondre aux questions de tiers, de clients et d'autres administrations sur tout ce qui concerne le domaine traité au sein du service, suggérer des conseils techniques spécifiques à l'objet du service, formuler des conseils généraux par écrit ou oralement
En tant quecollaborateur collaborer avec le directeur général à la mise en place de l'organisation du travail et de la stratégie de la direction générale
afin de
optimiser le fonctionnement de cette dernière
Exemples de tâches
- analyser les flux et les processus internes de la direction générale
- tirer des conclusions de ces analyses et définir la stratégie de la direction générale
- réfléchir aux améliorations d'organisation et de stratégie possibles et les présenter au directeur général
- mettre en oeuvre ces améliorations organisationnelles et stratégiques
- définir et assurer le suivi des objectifs du service à atteindre en collaboration avec le directeur général
En tant queadjoint du directeur généralplanifier et coordonner les activités de la direction générale en concertation avec le directeur général
afin de
appliquer les normes et atteindre les objectifs de la direction générale
Exemples de tâches
- collaborer à l'établissement d'une planification, à la détermination des priorités, à l'organisation et au suivi des tâches
- informer et transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs
- innover, corriger et suivre les résultats
- faire rapport à la direction générale, de même que préparer et réaliser des rapports mensuels
- soutenir les actions entreprises, fournir des formules locales d'accompagnement en suivant la stratégie générale, contribuer activement à la formulation de la stratégie de la direction générale et à son implémentation, ainsi que traduire la stratégie à un niveau opérationnel
En tant queintermédiaire et personne de contact interneentretenir la communication interne et la concertation concernant le travail de la direction générale, pour les supérieurs hiérarchiques et les collègues
afin de
véhiculer clairement les messages au sein de la direction générale et entre les différents services
Exemples de tâches
- participer aux réunions de concertation
- faire correspondre la planification de la direction générale aux autres directions générales ou services, ainsi qu'aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques
- suivre et filtrer les notes de service, les nouvelles règles et procédures
En tant quepédagoguetransmettre ses connaissances à la direction générale
afin de
augmenter le domaine d'expertise et l'autonomie des collaborateurs dans le travail
Exemples de tâches
- présenter ses connaissances, son expertise et ses méthodes
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites, matériel didactique
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites, questions orales
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informel, par lettre, par e-mail
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quotidien
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organisations/entreprises
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propositions réglementaires (loi, AR, AM), matériel didactique, rapports d'étude
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informel, par lettre, par e-mail
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ad hoc
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collègues
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questions écrites, questions orales, conseils oraux
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informel, par lettre, par e-mail, accord formel
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quotidien
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collègues
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avis écrits
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informel, par lettre, par e-mail, accord formel
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hebdomadaire
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collègues
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législation (loi, AR, AM ...
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informel, par lettre, par e-mail, accord formel
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ad hoc
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Hiérarchie
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instructions, dossiers
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informel, par dossier
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites, conseils écrits, conseils oraux, propositions réglementaires (loi, AR, AM)
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par lettre, e-mail ... sous forme de dossier, sous l
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions orales, conseils oraux, conseils écrits, propositions réglementaires (loi, AR, AM)
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par lettre, e-mail ... informel, sous forme de sossi
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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informel
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hebdomadaire
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collègues
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questions écrites, questions orales, conseils écrits
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informel, par lettre, par e-mail, sous forme de dossier
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ad hoc
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collègues
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avis oraux
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informel, par lettre, par e-mail
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ad hoc
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Hiérarchie
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avis, rapports d'études
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informel, par note, par dossier
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général de la direction générale Services généraux
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation pratique de son travail
La fonction doit demander une autorisation pour
- toute décision porteuse de conséquences pour le service et l'organisation et qui dépasse les limites des tâches attribuées
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
budget 2004 après le contrôle budgétaire annuel : 178 683 299 EUR (données du service Budget & Contrôle de la gestion)
Budget de travail propre
néant
Autres données quantitatives
1. néant
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- les règlements de la Fonction publique fédérale et de l'Etat belge ainsi que les directives européennes en matière de gestion du personnel, de comptabilité ou de tout autre domaine relevant de la compétence des services généraux
- les réglementations internes à l'AFSCA
Quelles innovations
- les réflexions sur le plan du personnel (et les propositions concernant celui-ci), les réglementations internes à concevoir en matière de gestion du personnel, de comptabilité ou de tout autre domaine lié aux services généraux
Sur base de quel cadre de référence
- collaboration avec l'équipe en charge de la refonte des processus de gestion, dans le cadre du projet d'amélioration ('business process reengineering')
- collaboration avec les divers services de l'AFSCA, du SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement ou du SPF Personnel & Organisation (notamment le service juridique et le service Budget & Contrôle de la gestion)
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