Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA045

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister le directeur général dans la gestion et la coordination de la direction générale, dans le cadre de la sécurité de la chaîne alimentaire

afin de

contribuer à l'atteinte optimale des objectifs fixés pour la direction générale dans son ensemble

 

Accomplir les missions dans le respect des consignes données par le directeur général, en utilisant au mieux les ressources budgétaires, humaines et matérielles disponibles

afin de

assurer le bon fonctionnement de la direction générale et l'interaction de celle-ci avec les autres directions générales ou services

 

Finalités

En tant que

conseiller

remettre des avis au directeur général et aux membres du personnel des services généraux, sur la réglementation et la spécificité de chaque service (aspects budgétaires, logistiques, juridiques, de personnel, etc.)

afin de

encadrer correctement les collaborateurs et les orienter dans leurs décisions

 

Exemples de tâches

• participer à des concertations dans son domaine d'expertise technique ou réglementaire

• prévoir des formations techniques et réglementaires pour les collaborateurs

• assurer des contacts avec les stakeholders externes de l'AFSCA dans des matières budgétaires, personnel, logistiques, juridiques, ICT... et se montrer disponible pour répondre en première instance aux questions spécifiques

• superviser et étudier des dossiers complexes

• collecter ou superviser la collecte d'éléments constituants des dossiers complexes, participer à des conférences et des réunions pour affiner ses connaissances, répondre aux questions de tiers, de clients et d'autres administrations sur tout ce qui concerne le domaine traité au sein du service, suggérer des conseils techniques spécifiques à l'objet du service, formuler des conseils généraux par écrit ou oralement

 

En tant que

collaborateur

collaborer avec le directeur général à la mise en place de l'organisation du travail et de la stratégie de la direction générale

afin de

optimiser le fonctionnement de cette dernière

 

Exemples de tâches

• analyser les flux et les processus internes de la direction générale

• tirer des conclusions de ces analyses et définir la stratégie de la direction générale

• réfléchir aux améliorations d'organisation et de stratégie possibles et les présenter au directeur général

• mettre en oeuvre ces améliorations organisationnelles et stratégiques

• définir et assurer le suivi des objectifs du service à atteindre en collaboration avec le directeur général

 

En tant que

adjoint du directeur général

planifier et coordonner les activités de la direction générale en concertation avec le directeur général

afin de

appliquer les normes et atteindre les objectifs de la direction générale

 

Exemples de tâches

• collaborer à l'établissement d'une planification, à la détermination des priorités, à l'organisation et au suivi des tâches

• informer et transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs

• innover, corriger et suivre les résultats

• faire rapport à la direction générale, de même que préparer et réaliser des rapports mensuels

• soutenir les actions entreprises, fournir des formules locales d'accompagnement en suivant la stratégie générale, contribuer activement à la formulation de la stratégie de la direction générale et à son implémentation, ainsi que traduire la stratégie à un niveau opérationnel

 

En tant que

intermédiaire et personne de contact interne

entretenir la communication interne et la concertation concernant le travail de la direction générale, pour les supérieurs hiérarchiques et les collègues

afin de

véhiculer clairement les messages au sein de la direction générale et entre les différents services

 

Exemples de tâches

• participer aux réunions de concertation

• faire correspondre la planification de la direction générale aux autres directions générales ou services, ainsi qu'aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques

• suivre et filtrer les notes de service, les nouvelles règles et procédures

 

En tant que

pédagogue

transmettre ses connaissances à la direction générale

afin de

augmenter le domaine d'expertise et l'autonomie des collaborateurs dans le travail

 

Exemples de tâches

• présenter ses connaissances, son expertise et ses méthodes

• transmettre celles-ci

• partager celles-ci

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites, matériel didactique	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites, questions orales	informel, par lettre, par e-mail	quotidien
organisations/entreprises	propositions réglementaires (loi, AR, AM), matériel didactique, rapports d'étude	informel, par lettre, par e-mail	ad hoc
collègues	questions écrites, questions orales, conseils oraux	informel, par lettre, par e-mail, accord formel	quotidien
collègues	avis écrits	informel, par lettre, par e-mail, accord formel	hebdomadaire
collègues	législation (loi, AR, AM ...	informel, par lettre, par e-mail, accord formel	ad hoc
Hiérarchie	instructions, dossiers	informel, par dossier	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites, conseils écrits, conseils oraux, propositions réglementaires (loi, AR, AM)	par lettre, e-mail ... sous forme de dossier, sous l	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales, conseils oraux, conseils écrits, propositions réglementaires (loi, AR, AM)	par lettre, e-mail ... informel, sous forme de sossi	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	informel	hebdomadaire
collègues	questions écrites, questions orales, conseils écrits	informel, par lettre, par e-mail, sous forme de dossier	ad hoc
collègues	avis oraux	informel, par lettre, par e-mail	ad hoc
Hiérarchie	avis, rapports d'études	informel, par note, par dossier	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général de la direction générale Services généraux

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation pratique de son travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• toute décision porteuse de conséquences pour le service et l'organisation et qui dépasse les limites des tâches attribuées

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

budget 2004 après le contrôle budgétaire annuel : 178 683 299 EUR (données du service Budget & Contrôle de la gestion)

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les règlements de la Fonction publique fédérale et de l'Etat belge ainsi que les directives européennes en matière de gestion du personnel, de comptabilité ou de tout autre domaine relevant de la compétence des services généraux

• les réglementations internes à l'AFSCA

 

Quelles innovations

• les réflexions sur le plan du personnel (et les propositions concernant celui-ci), les réglementations internes à concevoir en matière de gestion du personnel, de comptabilité ou de tout autre domaine lié aux services généraux

 

Sur base de quel cadre de référence

• collaboration avec l'équipe en charge de la refonte des processus de gestion, dans le cadre du projet d'amélioration ('business process reengineering')

• collaboration avec les divers services de l'AFSCA, du SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement ou du SPF Personnel & Organisation (notamment le service juridique et le service Budget & Contrôle de la gestion)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.