Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA007

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Guider, coordonner et encadrer un certain nombre de services faisant partie du service de coordination et d'appui du SPF

afin de

conserver un aperçu du fonctionnement de ces services et de les faire fonctionner aussi efficacement que possible

 

Conseiller directement, assister, représenter et aider le président du comité de direction

afin de

faciliter la tâche de ce dernier et de lui assurer, là où cela s'avère nécessaire, une intervention coordonnée du département, tant au niveau interne qu'au niveau externe

 

Finalités

En tant que

dirigeant et coach / conseiller politique

intervenir pour le (les chefs de service du) service social, le service logistique, le secrétariat permanent de la commission des plaintes des habitants des centres fermés et de la commission de régularisation pour le séjour des étrangers au sein du Royaume

afin de

permettre à ces services de fonctionner de manière optimale

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les dossiers soumis au président soient en ordre, tant au niveau politique qu'au niveau du contenu

• donner des avis sur les dossiers problématiques

• contribuer à fournir une politique optimale par la concrétisation des lignes politiques du plan de management du président dans les matières concernées

• agir en tant que relais entre ces services et le président

 

En tant que

secrétaire du comité de direction

veiller à assurer le secrétariat des réunions du comité de direction

afin de

assurer le fonctionnement efficace du comité de direction

 

Exemples de tâches

• préparer les réunions, consulter les personnes de contact, proposer l'ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et veiller à l'exécution de décisions déterminées

• agir en tant que personne de contact pour les membres du comité de direction

 

En tant que

coordinateur

veiller au traitement coordonné des dossiers administratifs qui concernent deux ou plusieurs directions générales ou services du SPF

afin de

éviter que ces dossiers soient traités de manière incorrecte ou incomplète

 

Exemples de tâches

• prospecter et contacter les personnes ou les services éventuellement compétents

• donner des directives et demander des informations

• respecter les délais

• traiter les dossiers / la correspondance de manière coordonnée

 

En tant que

représentant du département ou du président

assurer la participation du département au sein de certains organes

afin de

permettre le bon fonctionnement de ces organes

 

Exemples de tâches

• présider l'organe consultatif spécial qui émet des avis sur les demandes d'aide financière de la part des membres du personnel du département

• préparer, assister et assurer le suivi des réunions mensuelles de la conférence des gouverneurs de province

• assurer le rôle de suppléant au sein de la commission pour le traitement des plaintes des habitants des centres fermés

• présider le comité consultatif en matière de refus d'octroi de congé de vacances aux membres de la police intégrée

• agir en tant que représentant du département au sein de la commission interdépartementale de développement durable

 

En tant que

coordinateur / médiateur

faire office de point de contact unique au sein du service central des plaintes du président

afin de

faire traiter les plaintes formulées par les membres du département ou par des tiers

 

Exemples de tâches

• assurer le transfert des plaintes reçues par l'intermédiaire de l'adresse électronique prévue spécialement à cet effet

• assurer le suivi de ces plaintes

• assurer une médiation là où cela s'avère nécessaire

• estimer l'impact éventuel au niveau de la politique du département

 

En tant que

personne de confiance

assister le président lors du traitement de dossiers très spécifiques et/ou confidentiels

afin de

finaliser ces dossiers de la manière la plus rapide et la plus efficace possible

 

Exemples de tâches

• assister le président lors des entretiens de sollicitation pour des fonctions de management

• assister le président lors de l'audition des membres du personnel concernés par des dossiers contestés ou délicats

• agir en tant que relais entre le président et les membres du personnel ou des personnes externes

 

En tant que

vérificateur

contrôler, au nom du président, les dossiers que les directions générales et les services d'encadrement transmettent au ministre par l'intermédiaire du président

afin de

veiller à ce que les dossiers soumis au ministre soient bien traités au niveau de la qualité

 

Exemples de tâches

• contrôler des dossiers quant à l'aspect politique et formel

• informer le président de dysfonctionnements éventuels

• assurer la délégation de paraphe au nom du président

 

En tant que

chef de projet

aider à la réalisation d'un projet de modernisation ('business process reengineering')

afin de

mener ce projet à bonne fin

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions

• encadrer des collaborateurs

• assurer le suivi et la communication

• receuillir des informations

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	questions écrites	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions orales	informel	ad hoc
particuliers/citoyens	avis oraux	en tant que dossier
organisations/entreprises	avis écrits	par lettre, e-mail ...
	décisions	réunion, groupe de pilotage
	législation (loi, AR, AM ...

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	avis oraux	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites	informel	ad hoc
particuliers/citoyens	avis écrits	en tant que dossier
organisations/entreprises	questions orales	par lettre, e-mail ...
	législation (loi, AR, AM ...	réunion, groupe de pilotage
	décisions

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction du SPF Intérieur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du travail

• fonctionnement interne des cellules dont la fonction est en charge

• recherche d'informations

• signature de bons de commande pour des achats d'un montant maximum de 62.000 EUR

• introduction de propositions budgétaires et suivi du budget du service social et du service logistique

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• prise de points de vue fondamentaux et prise de décisions fondamentales susceptibles d'influencer la politique menée par le président ou par le département

• propres congés

• octroi de prêts sociaux et d'aides pécuniaires au personnel du SPF

• participation à des journées d'étude ou à des séminaires

• signature des bons de commande pour du matériel susceptible d'influencer la politique du président

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

budget du service social d'un montant de 257.000 EUR ; budget du service logistique d'un montant de 841.400 EUR

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• lois, arrêtés et réglementations en matière de statut du personnel, de comptabilité de l'Etat et de prestation de services sociaux

• circulaires relatives au personnel, au budget et au fonctionnement interne du SPF

• réglementation concernant la réforme Copernic

• réglementations spécifiques concernant les organes au sein desquels la fonction siège en tant que représentant du département

 

Quelles innovations

• suggestions pour une gestion créative et efficace des moyens, dans le cadre de la réglementation en vigueur, des procédures et du cadre de référence

• propositions de renouvellement et de modernisation des services dont la fonction assume la responsabilité

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de management du président et plans opérationnels

• décisions du comité de direction

• lignes politiques du ministre

• gestion du personnel et du budget de l'Administration fédérale

 

Profil de compétences génériques

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