Afdrukken

Adviseur coördinatie - Diensthoofd (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DSA007

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Het leiden, coördineren en coachen van een aantal diensten die behoren tot de coördinatie- en ondersteuningsdienst van de FOD

teneinde

het overzicht te behouden op de werking van deze diensten en ze zo vlot mogelijk te laten functioneren.

 

Het rechtstreeks adviseren, assisteren, vertegenwoordigen en bijstaan van de voorzitter van het directiecomité

teneinde

de taak van de voorzitter te faciliteren, en deze - waar nodig - een gecoördineerd optreden van het departement, intern en extern, te verzekeren.

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende en coach enerzijds en beleidsadviseur anderzijds
    fungeren voor de (hoofden van) sociale dienst, de logistieke dienst, het permanent secretariaat van de klachtencommissie van de inwoners van gesloten centra en van de regularisatiecomissie voor het verblijf van vreemdelingen in het rijk

teneinde

    deze diensten optimaal te laten werken

 

Voorbeelden van taken
  • erover waken dat dossiers die aan de voorzitter worden voorgelegd inhoudelijk en beleidsmatig in orde zijn
  • adviseren over probleemdossiers
  • bijdragen tot een optimaal beleid door het concretiseren van de beleidslijnen van het managementplan van de voorzitter in de betreffende materies
  • instaan als bemiddelaar tussen deze diensten en de voorzitter

 

Als
secretaris van het directiecomité
    zorgen voor het secretariaat van de vergaderingen van het directiecomité

teneinde

    de efficiënte werking van het directiecomité te verzekeren

 

Voorbeelden van taken
  • het voorbereiden van de vergaderingen, het consulteren van contactpersonen, het voorstellen van de agenda, het opmaken van notulen, erover waken dat bepaalde beslissingen worden uitgevoerd
  • fungeren als contactpersoon en aanspreekpunt voor de leden van het directiecomité

 

Als
coördinator
    zorgen voor de gecoördineerde behandeling van administratieve dossiers bij dewelke 2 of meer algemene directies of diensten van de FOD betrokken zijn

teneinde

    te vermijden dat dergelijke dossiers verkeerd of onvolledig worden afgehandeld

 

Voorbeelden van taken
  • het prospecteren en contacteren van mogelijk bevoegde diensten of personen
  • het geven van richtlijnen, het opvragen van informatie
  • het (doen) respecteren van deadlines
  • het (doen) afhandelen van dossiers/ briefwisseling op een gecoördonneerde manier

 

Als
vertegenwoordiger van het departement of de voorzitter
    het verzekeren van de deelname van het departement in een aantal organen

teneinde

    deze organen vlot te laten werken

 

Voorbeelden van taken
  • het voorzitten van het sociaal adviescomité dat advies uitbrengt over de aanvragen tot financiële steun van personeelsleden van het departement
  • het voorbereiden, bijwonen en opvolgen van de maandelijkse vergaderingen van de conferentie van provinciegouverneurs
  • zetelen als plaatsvervangend lid in de commissie voor de behandeling van de klachten van de inwoners van gesloten centra
  • het voorzitten van het raadgevend orgaan inzake weigering van vakantieverlof aan leden van de geïntegreerde politie
  • het vertegenwoordigen van het departement in de interdepartementale raad voor duurzame ontwikkeling

 

Als
coördinator/bemiddelaar
    fungeren als enig aanspreekpunt van de centrale klachtendienst van de voorzitter

teneinde

    de klachten van personeelsleden van het departement of van derden te (laten) behandelen

 

Voorbeelden van taken
  • het doorsturen van de ontvangen klachten naar het specifiek daarvoor bestemde e-mailadres
  • het verzekeren van de opvolging van de klachten
  • bemiddelen waar nodig
  • evaluatie: het inschatten van de mogelijke impact op het beleid van het departement

 

Als
vertrouwenspersoon
    het bijstaan van de voorzitter bij de behandeling van zeer specifieke en/of vertrouwelijke dossiers

teneinde

    deze dossiers op de meest efficiënte en snelle manier tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het begeleiden van de voorzitter bij sollicitatiegesprekken voor managementfuncties
  • het begeleiden van de voorzitter bij verhoren van personeelsleden die betrokken zijn bij betwiste of delicate dossiers
  • fungeren als bemiddelaar tussen voorzitter en personeelsleden of externen

 

Als
verificateur
    in naam van de voorzitter het controleren van de dossiers die de algemene directies en de stafdiensten via de voorzitter aan de minister toesturen

teneinde

    te verzekeren dat de minister kwalitatief goed behandelde dossiers in handen krijgt

 

Voorbeelden van taken
  • het controleren van dossiers op vormelijke en beleidsmatige aspecten
  • het informeren van de voorzitter over eventuele disfuncties
  • paraferingsdelegatie in naam van de voorzitter

 

Als
projectleider
    het helpen verwezenlijken van een moderniseringsproject (BPR (business process reengineering))

teneinde

    dit project tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het organiseren van vergaderingen
  • het coachen van de medewerkers
  • het verzekeren van de opvolging en de communicatie
  • het verzamelen van informatie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

organisaties/ondernemingen

schriftelijke vragen

persoonlijk contact

dagelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge vragen

informeel

ad hoc

particulieren/burgers

mondelinge adviezen

als dossier

organisaties/ondernemingen

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

beslissingen

vergadering, stuurgroep ...

wetgeving (wet, KB, MB ...

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

andere fed. overh. diensten

schriftelijke vragen

informeel

ad hoc

particulieren/burgers

schriftelijke vragen

als dossier

organisaties/ondernemingen

mondelinge vragen

per brief, e-mail ...

wetgeving (wet, KB, MB ...

vergadering, stuurgroep ...

beslissingen

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité van de FOD Binnenlandse Zaken

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de organisatie van het werk
  • de interne werking van de cellen waarover de betrokkene de leiding heeft
  • het opzoeken van informatie
  • het ondertekenen van bestelbons voor aankopen van maximum 62.000 euro
  • het indienen van begrotingsvoorstellen en de opvolging van het budget van de sociale en de logistieke dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • het innemen van fundamentele standpunten en het nemen van fundamentele beslissingen die het beleid van de voorzitter of het departement kunnen beïnvloeden
  • het eigen verlof
  • het toekennen van sociale leningen en hulpgelden aan het personeel van de FOD
  • deelname aan studiedagen of seminaries
  • het ondertekenen van bestelbons voor materiaal dat het beleid van de voorzitter kan beïnvloeden

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

budget sociale dienst 257.000 euro ; budget logistieke dienst 841.400 euro

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • wetten, besluiten en reglementering inzake personeelsstatuut, rijkscomptabiliteit, sociale dienstverlening
  • omzendbrieven inzake personeel, begroting en interne werking van de FOD
  • reglementering verbonden aan de copernicushervorming
  • specifieke reglementeringen verbonden aan de organen waarin de betrokkene als vertegenwoordiger van het departement zetelt

 

Welke vernieuwingen
  • suggesties voor creatief en efficiënt middelenbeheer binnen de geldende reglementering, procedures en referentiekader
  • voorstellen tot vernieuwing en modernisering van de diensten waarvoor de betrokkene verantwoordelijk is

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • managementplan van de voorzitter en operationele plannen
  • beslissingen van het directiecomité
  • beleidslijnen van de minister
  • personeels- en begrotingsbeleid van de federale overheid

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.