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Conseiller finances et risques - Coordinateur (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB033

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Soutenir le management (service à gestion séparée) dans ses responsabilités financières et administratives en dirigeant et assurant le suivi du cycle financier complet, tant pour les recettes que pour les dépenses

afin de

permettre au management de réaliser les objectifs de l'organisation dans le respect du budget prévu.

 

Identifier les risques, évaluer de manière systématique et méthodique les processus de gestion des risques, de contrôle et de gestion et formuler des propositions d'amélioration

afin de

garantir un bon fonctionnement en matière de contrôle interne et aider l'organisation dans la réalisation de ses objectifs.

 

Se charger du plan de personnel, de la gestion administrative du personnel statutaire et contractuel en matière d'engagement, de carrière et de mise à la retraite et coordonner les dossiers en matière de personnel

afin de

appliquer correctement la réglementation en matière de politique du personnel et garantir une politique du personnel efficiente.

 

Finalités
En tant que
expert/spécialiste
    constituer et gérer des dossiers budgétaires

afin de

    fournir au management toutes les informations nécessaires en matière d'utilisation des moyens

 

Exemples de tâches
  • participer à la préparation, l'exécution et le contrôle du budget, négocier lors des discussions budgétaires
  • en collaboration avec le management de ligne, confectionner le budget sur la base de bilatérales techniques et politiques, défendre les propositions budgétaires auprès du SPF Budget et Contrôle de la gestion
  • veiller à l'application correcte d'une double comptabilité
  • Participer à des discussions en comité de direction concernant l'affectation des moyens, représenter Selor pour toutes les questions financières
  • établir les comptes annuels (bilan, comptes de résultats)

 

En tant que
contrôleur
    assurer le suivi et contrôler les données comptables et leur traitement au sein des entités de l'organisation et contrôler les marchés publics en cours

afin de

    détecter d'éventuelles anomalies, en faire rapport, y remédier et les éviter

 

Exemples de tâches
  • vérifier si toutes les entités suivent les procédures financières et administratives (réglementation générale et directives internes)
  • vérifier si les dépenses et les recettes au sein des entités correspondent aux budgets prévus
  • noter les anomalies et prendre les actions adéquates
  • contrôler et assurer le suivi des procédures choisies en matière de marchés publics quant à l'application correcte de la réglementation sur les marchés publics
  • négocier des contrats avec les fournisseurs

 

En tant que
analyste
    évaluer si les processus opérationnels sont adaptés en effectuant des analyses, des enquêtes et en appliqnat les méthodologies adaptées

afin de

    mettre en oeuvre un système de contrôle interne qui soit en adéquation avec les risques

 

Exemples de tâches
  • évaluer l'efficacité des processus opérationnels
  • réaliser des enquêtes, analyses et tests approfondis
  • concevoir des propositions d'amélioration à l'aide d'analyses
  • analyser les risques que Selor peut courir
  • suivre toutes les procédures et tous les processus

 

En tant que
conseiller interne
    conseiller les entités et le management en formulant des méthodes d'optimalisation du contrôle interne

afin de

    permettre aux entités de remédier aux risques existants et faciliter le processus décisionnel

 

Exemples de tâches
  • proposer des solutions ou des méthodes pour trouver des solutions
  • participer à des discussions sur la gestion des risques
  • formuler des recommandations à l'égard du comité de direction
  • formuler des avis concernant l'amélioration de la maîtrise des risques et les systèmes de gestion et de direction en général
  • formuler des avis concernant les adaptations de la réglementation applicable à Selor

 

En tant que
gestionnaire plan de personnel
    se charger de l'établissement du plan de personnel à long terme et du plan de personnel annuel de Selor, en étroite concertation avec le directeur d'encadrement Personnel et Organisation,

afin de

    faire une utilisation maximale de l'enveloppe du personnel pour la réalisation des objectifs de l'organisation

 

Exemples de tâches
  • évaluer les ETP (équivalents temps plein) nécessaires pour les différents processus sur plusieurs années
  • établir un plan de personnel pour l'année suivante, confectionner le budget
  • modifier le plan de personnel en fonction de l'enveloppe accordée
  • assurer le suivi de la réglementation en la matière
  • motiver la demande d'enveloppe du personnel, contrôler l'enveloppe du personnel et l'administration du personnel

 

En tant que
coordinateur carrières
    se charger de la gestion et du traitement administratif de l'engagement de membres du personnel statutaires et contractuels, de la mobilité interne, des nominations, des promotions et de la mise à la retraite des fonctionnaires

afin de

    garantir un suivi strict de la réglementation

 

Exemples de tâches
  • assurer la préparation des engagements
  • assurer l'établissement des contrats de travail
  • assurer la rédaction d'arrêtés et de notes
  • assurer un contrôle sur les arrivées de personnel et les départs

 

En tant que
chef de service
    se charger de l'organisation dans le service et de la répartition du travail parmi les collaborateurs, veiller au traitement correct des dossiers et au respect de la législation

afin de

    réaliser les objectifs du service

 

Exemples de tâches
  • organiser le service, en accroître constamment l'efficience
  • évaluer et corriger les prestations hebdomadaires
  • en tant qu'évaluateur, collaborer aux cercles de développement en menant des entretiens de fonctionnement, des entretiens de planification et des entretiens d'évaluation et en aidant les collaborateurs à se développer davantage
  • répartir les tâches et diriger en fonction des résultats

 

En tant que
gestionnaire de dossiers
    gérer des dossiers budgétaires, logistiques et administratifs complexes à très complexes et nécessitant une expertise poussée

afin de

    garantir le bon déroulement du traitement administratif

 

Exemples de tâches
  • préparer le comité de gestion de Selor
  • rédiger des cahiers des charges spécialisés et des contrats avec des tiers (clients qui ne sont pas tenus de recruter par le biais de Selor mais qui font tout de même usage des services de Selor)
  • traiter des requêtes, suivre les rappels
  • traiter des dossiers et des projets complexes, par ex. le dossier du déménagement de Selor où tout, de A à Z, a été traité par cette fonction
  • fournir des informations claires aux clients et fournisseurs

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

SPF B&CG, Cour des Cptes, IF

directives

écrite

ad hoc

directeurs de Selor

info budgets

oral, e-mail

mensuel

management, cabinet

lignes stratégiques

écrite

ad hoc

clients, fournisseurs

questions, info

personnel, écrit

mensuel

directeur Service d'encadr.

directives

accords

ad hoc

personnel

demandes

écrit, oral, e-mail

hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Cour des cptes, SPF B&CG, IF

concertation, information

lettre, e-mail, contact pers.

ad hoc

Directeurs

info, avis, directives

contact personnel, écrit

mensuel

management, cabinet

dossiers

écrite

ad hoc

clients, fournisseurs

factures

écrite

mensuel

directeur Service d'encad.

réponses, info

écrite

ad hoc

personnel

réponses

écrit, oral, e-mail

hebdomadaire

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

l'administrateur délégué de Selor, N-1

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • organisation interne du service / répartition des tâches au sein de l'équipe et fixation des priorités
  • concertation avec les autres services
  • missions de paiement
  • mode de travail et méthodologies utilisées
  • direction, évaluation et motivation des collaborateurs
  • décisions relatives à l'application de la réglementation
  • contrôle de toutes les procédures et tous les processus
  • décisions de bloquer des budgets - gestion des budgets
  • gestion et suivi de projets en cours
  • propositions de politique stratégique

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • propositions de modification des budgets
  • lancement de procédures d'engagement, de mutation, de promotion, de licenciement
  • formulaires qui nécessitent une signature formelle de l'Administrateur délégué

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

13 millions d'euros

 

Budget de travail propre

gestion du budget bâtiments (1 million d'euros)

 

Autres données quantitatives

1. responsable de l'approbation de tous les paiements

2. gestion du budget de travail total de Selor (13 millions d'euros)

3. gestion complète du budget du personnel pour environ 8 millions d'euros

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • le statut administratif et pécuniaire, les procédures de travail, les directives du SPF Personnel et Organisation, les procédures internes de Selor
  • la législation et la réglementation sur le contrôle administratif, comptable et financier
  • la réglementation sur les marchés publics

 

Quelles innovations
  • propositions d'amélioration et/ou d'innovation des procédures
  • propositions de diminution des risques
  • introduction d'indicateurs et d'objectifs chiffrés
  • modernisation des processus budgétaires
  • introduction et innovation du Risk Management

 

Sur base de quel cadre de référence
  • expérience personnelle
  • benchmarking (analyse comparative)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.