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Conseiller PMO (Program Management Office) - Chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO126
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Chefs de projets
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Diriger et assurer la coordination de la cellule PMO (Project Management Office)
afin de
réaliser toutes les activités de la cellule de la manière la plus efficiente possible en fonction des missions confiées par la hiérarchie.
Etre le responsable de tout l'exercice BPR ('Business Process Reengineering', programmes d'amélioration)
afin de
permettre la finalisation des programmes d'amélioration mis en oeuvre au sein du SPF Affaires étrangères
Finalités
En tant quedirigeant
- assurer le bon fonctionnement de la cellule PMO
afin de
- lui permettre de mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie
Exemples de tâches
- traduire le plan stratégique du management en plans d'actions concrètes et répartir les tâches parmi les collaborateurs
- assurer une vue d'ensemble afin de coordonner les tâches et augmenter l'efficience du travail
- définir une vision des priorités de la cellule
- superviser les activités et décider des réorientations nécessaires
- rédiger des rapports d'évaluation sur les projets en cours
En tant que
chef de projet
- gérer le projet des programmes d'amélioration dans sa globalité
afin de
- permettre la finalisation des programmes d'amélioration mis en oeuvre au sein du SPF Affaires étrangères
Exemples de tâches
- organiser et diriger le projet des programmes d'amélioration dans sa globalité
- préparer et présider les réunions ayant trait au sujet
- superviser le développement de la méthodologie et de la planification des projets
- veiller à la qualité de l'exécution des projets
En tant que
chef de projet
- développer et gérer le plan de communication lié au travail de la cellule PMO
afin de
- assurer une bonne diffusion de l'information et favoriser la mobilisation des fonctionnaires dirigeants et de tous les agents du département concernant les programmes d'amélioration mis en oeuvre
Exemples de tâches
- développer et superviser l'implémentation du plan de communication des programmes d'amélioration
- assurer la coordination entre la cellule PMO et les services de communication du SPF
En tant que
expert/spécialiste
- encadrer les Chefs de projet des différents programmes d'amélioration
afin de
- assurer le suivi de l'implémentation et la réussite des programmes d'amélioration mis en oeuvre
Exemples de tâches
- assister et suivre les groupes de pilotage
- développer des outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale
- tenir des réunions de coordination régulières avec chaque Chef de projet
- organiser le Helpdesk mis à la disposition des Chefs de projet
- répondre aux questions
En tant que
personne-relais
- assurer la liaison entre le département et les intervenants externes
afin de
- obtenir des informations pertinentes et une contribution optimale de la part des ressources extérieures
Exemples de tâches
- assurer la liaison avec l'équipe de consultants externes
- entretenir des relations, avec le SPF P&O ou tout autre service, centrées sur les sujets traités (programmes d'amélioration, gestion de projet, etc.)
En tant que
gestionnaire de projets
- assurer la liaison avec le réseau des postes diplomatiques situés à l'étranger et veiller à leur sensibilisation
afin de
- inclure le réseau des 130 postes diplomatiques dans les programmes d'amélioration et la gestion par projet
Exemples de tâches
- informer le personnel des carrières extérieures en matière de programmes d'amélioration et de gestion par projet
- impliquer concrètement le réseau des postes diplomatiques dans les programmes d'amélioration et en assurer le suivi
- créer les outils permettant de sensibiliser le réseau des postes à ces problématiques
- prendre en compte les aspects des postes dans la développement et la tenue à jour du site intranet BPR ('Business Process Reengineering', programmes d'amélioration)
- sensibiliser le personnel de l'Administration centrale à une participation réelle et efficace des postes
En tant que
fonctionnaire d'information/expert-spécialiste
- (faire) transmettre les connaissances nécessaires au sein du SPF Affaires étrangères en matière de gestion par projet et en matière d'amélioration
afin de
- contribuer à développer une culture de gestion par projet et de développement de l'organisation, au sein du SPF
Exemples de tâches
- organiser des formations internes en gestion (projet, changement) à l'attention de groupes cibles (chefs de projet, promoteurs d'amélioration, chefs de service)
- préparer des notes de synthèse et d'intervention sur les programmes d'amélioration
- répondre aux lettres et aux demandes d'information sur les sujets traités
- développer un système de gestion des connaissances
En tant que
coach
- encadrer et conseiller les collaborateurs de la cellule
afin de
- contribuer au développement des collaborateurs
Exemples de tâches
- encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures
- accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement
- formuler des propositions de formation continue des collaborateurs
- veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein de la cellule
Positionnement
La fonction est dirigée par
Président : N
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.