Identificatie van de functie

Functiecode : DPO126

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Projectleiders

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het besturen en coördineren van de cel PMO (Project Management Office)

teneinde

alle activiteiten van de afdeling op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren, en dit in functie van de door de hiërarchie toevertrouwde opdrachten

 

Verantwoordelijk zijn voor de volledige BPR-oefening (Business Process Reengineering)

teneinde

de uitgevoerde verbeterprogramma's binnen de FOD Buitenlandse Zaken tot een goed einde te brengen

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het verzekeren van de goede functionering van de afdeling PMO

teneinde

deze de mogelijkheid te bieden om de taken toevertrouwd door de hiërarchie tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het omzetten van het strategisch managementplan in concrete actieplannen en het verdelen van de taken onder de medewerkers

• een overzicht waarborgen teneinde de taken te coördineren en de werkefficiëntie te doen stijgen

• het bepalen van een visie van de prioriteiten van de afdeling

• het superviseren van de activiteiten en beslissen over de nodige heroriëntaties

• het opstellen van evaluatieverslagen over de lopende projecten

 

Als

projectleider

het beheren van het project van de verbeterprogramma's in zijn totaliteit

teneinde

de uitgevoerde verbeterprogramma's binnen de FOD Buitenlandse Zaken te kunnen finaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren en besturen van het project van verbeterprogramma's in zijn totaliteit

• het voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen die betrekking hebben op het onderwerp

• het superviseren van de ontwikkeling van de methodologie en de planning van de projecten

• waken over de kwaliteit van de uitvoering van de projecten

 

Als

projectleider

het ontwikkelen en beheren van het communicatieplan verbonden aan het werk van de afdeling PMO

teneinde

een goede verspreiding van de informatie te waarborgen en de mobilisatie van de leidinggevende ambtenaren en van alle beambten van het departement betreffende de uitgevoerde verbeterprogramma's te bevorderen

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen en superviseren van de implementatie van het communicatieplan van de verbeterprogramma's

• het waarborgen van de coördinatie tussen de afdeling PMO en de communicatiediensten van de FOD

 

Als

deskundige/specialist

het begeleiden van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's

teneinde

de opvolging van de implementatie en het welslagen van de uitgevoerde verbeteringsprogramma's te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het bijstaan en opvolgen van de stuurgroepen

• het ontwikkelen van interne instrumenten voor projectmanagement om een optimale uitvoering te verzekeren

• het houden van regelmatige coördinatievergaderingen met elke projectleider

• het inrichten van de helpdesk die ter beschikking gesteld wordt van de projectleiders

• antwoorden op vragen

 

Als

tussenpersoon

het waarborgen van de verbinding tussen het ministerie en de externe interveniënten

teneinde

relevante informatie en een optimale bijdrage vanwege de externe middelen te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor de verbinding met het team van externe consultants

• het onderhouden van de relaties, gericht op de behandelde onderwerpen (verbeterprogramma's, projectbeleid, etc &), met de FOD P&O of elke andere dienst

 

Als

projectleider

instaan voor de verbinding met het netwerk van diplomatieke posten in het buitenland en toezien op de sensibilisering ervan

teneinde

het netwerk van 130 diplomatieke posten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beleid per project

 

Voorbeelden van taken

• het informeren van het personeel over de externe loopbanen aangaande de verbeterprogramma's en het beleid per project

• het netwerk van diplomatieke posten concreet betrekken bij de verbeterprogramma's en de opvolging ervan waarborgen

• het creëren van middelen die toelaten het netwerk van diplomatieke posten bewust te maken van die problematiek

• rekening houden met de aspecten van de posten in de ontwikkeling en het actualiseren van de intranet BPR-site (Business Process Reengineering)

• het sensibiliseren van het personeel van het hoofdbestuur tot een reële en efficiënte deelname van de posten

 

Als

informatieambtenaar/deskundige-specialist

het (doen) overdragen van de nodige kennis binnen de FOD Buitenlandse Zaken inzake het beleid per project en inzake verbetering

teneinde

bij te dragen aan het ontwikkelen van een managementcultuur per project en van organisatieontwikkeling, binnen de FOD

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van interne vormingen over het beleid (project, wijziging) bestemd voor doelgroepen (projectleiders, verbeteringpromotoren, diensthoofden)

• het voorbereiden van samenvattings- en interventienota's over de verbeterprogramma's

• het beantwoorden van brieven en informatieverzoeken over de behandelde onderwerpen

• het ontwikkelen van een systeem voor kennismanagement

 

Als

coach

het begeleiden en adviseren van de medewerkers van de cel

teneinde

bij te dragen aan de ontwikkeling van de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het begeleiden van nieuwe medewerkers en het uitleggen van de procedures

• het begeleiden van de medewerkers en het formuleren van een opbouwende feedback over hun manier van werken

• het formuleren van voorstellen tot permanente vorming van de medewerkers

• waken over de ontwikkeling van een teamgeest binnen de afdeling

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Voorzitter: N

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.