Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO126

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Chefs de projets

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Diriger et assurer la coordination de la cellule PMO (Project Management Office)

afin de

réaliser toutes les activités de la cellule de la manière la plus efficiente possible en fonction des missions confiées par la hiérarchie.

 

Etre le responsable de tout l'exercice BPR ('Business Process Reengineering', programmes d'amélioration)

afin de

permettre la finalisation des programmes d'amélioration mis en oeuvre au sein du SPF Affaires étrangères

 

Finalités

En tant que

dirigeant

assurer le bon fonctionnement de la cellule PMO

afin de

lui permettre de mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• traduire le plan stratégique du management en plans d'actions concrètes et répartir les tâches parmi les collaborateurs

• assurer une vue d'ensemble afin de coordonner les tâches et augmenter l'efficience du travail

• définir une vision des priorités de la cellule

• superviser les activités et décider des réorientations nécessaires

• rédiger des rapports d'évaluation sur les projets en cours

 

En tant que

chef de projet

gérer le projet des programmes d'amélioration dans sa globalité

afin de

permettre la finalisation des programmes d'amélioration mis en oeuvre au sein du SPF Affaires étrangères

 

Exemples de tâches

• organiser et diriger le projet des programmes d'amélioration dans sa globalité

• préparer et présider les réunions ayant trait au sujet

• superviser le développement de la méthodologie et de la planification des projets

• veiller à la qualité de l'exécution des projets

 

En tant que

chef de projet

développer et gérer le plan de communication lié au travail de la cellule PMO

afin de

assurer une bonne diffusion de l'information et favoriser la mobilisation des fonctionnaires dirigeants et de tous les agents du département concernant les programmes d'amélioration mis en oeuvre

 

Exemples de tâches

• développer et superviser l'implémentation du plan de communication des programmes d'amélioration

• assurer la coordination entre la cellule PMO et les services de communication du SPF

 

En tant que

expert/spécialiste

encadrer les Chefs de projet des différents programmes d'amélioration

afin de

assurer le suivi de l'implémentation et la réussite des programmes d'amélioration mis en oeuvre

 

Exemples de tâches

• assister et suivre les groupes de pilotage

• développer des outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale

• tenir des réunions de coordination régulières avec chaque Chef de projet

• organiser le Helpdesk mis à la disposition des Chefs de projet

• répondre aux questions

 

En tant que

personne-relais

assurer la liaison entre le département et les intervenants externes

afin de

obtenir des informations pertinentes et une contribution optimale de la part des ressources extérieures

 

Exemples de tâches

• assurer la liaison avec l'équipe de consultants externes

• entretenir des relations, avec le SPF P&O ou tout autre service, centrées sur les sujets traités (programmes d'amélioration, gestion de projet, etc.)

 

En tant que

gestionnaire de projets

assurer la liaison avec le réseau des postes diplomatiques situés à l'étranger et veiller à leur sensibilisation

afin de

inclure le réseau des 130 postes diplomatiques dans les programmes d'amélioration et la gestion par projet

 

Exemples de tâches

• informer le personnel des carrières extérieures en matière de programmes d'amélioration et de gestion par projet

• impliquer concrètement le réseau des postes diplomatiques dans les programmes d'amélioration et en assurer le suivi

• créer les outils permettant de sensibiliser le réseau des postes à ces problématiques

• prendre en compte les aspects des postes dans la développement et la tenue à jour du site intranet BPR ('Business Process Reengineering', programmes d'amélioration)

• sensibiliser le personnel de l'Administration centrale à une participation réelle et efficace des postes

 

En tant que

fonctionnaire d'information/expert-spécialiste

(faire) transmettre les connaissances nécessaires au sein du SPF Affaires étrangères en matière de gestion par projet et en matière d'amélioration

afin de

contribuer à développer une culture de gestion par projet et de développement de l'organisation, au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• organiser des formations internes en gestion (projet, changement) à l'attention de groupes cibles (chefs de projet, promoteurs d'amélioration, chefs de service)

• préparer des notes de synthèse et d'intervention sur les programmes d'amélioration

• répondre aux lettres et aux demandes d'information sur les sujets traités

• développer un système de gestion des connaissances

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs de la cellule

afin de

contribuer au développement des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement

• formuler des propositions de formation continue des collaborateurs

• veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein de la cellule

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	mensuel
management	avis oraux	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	avis oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres serv. publ. féd.	avis écrits	lettre, e-mail, réunions	ad hoc
organisations/entreprises	avis oraux	contact personnel	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites et orales	lettre, e-mail, réunions	quotidien
postes à l'étranger	questions orales	lettre, e-mail, réunions	ad hoc
autres services du SPF, collègues	questions écrites et orales	lettre, e-mail, réunions	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	avis oraux	contact personnel	hebdomadaire
management	questions écrites	lettre, e-mail, réunions	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions orales	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres services du SPF, collègues	conseils écrits et oraux	lettre, e-mail, réunions	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales et écrites	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
organisations/entreprises	avis oraux	contact personnel	quotidien
postes à l'étranger	décisions	lettre, e-mail, réunions	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	lettre, e-mail, réunions	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président : N

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• réalisation des projets (implémentation des programmes d'amélioration) approuvés par le Comité de pilotage (Comité de Direction élargi) tant qu'ils s'inscrivent dans le cadre défini (budget ET timing)

• réalisation d'outils de gestion de projet tant qu'ils s'inscrivent dans le cadre défini

• contacts avec le réseau des postes diplomatiques situés à l'étranger

• organisation de son travail

• organisation de réunions

• gestion de la cellule PMO

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modifier les projets validés

• réaliser les projets validés en dehors du cadre défini

• affaires du personnel du service PMO

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Plan de management du Président du Comité de direction

• Cadre général du BPR

• Décisions du Comité de direction

• Instructions du SPF P&O

 

Quelles innovations

• Introduire un culture du travail par projet au sein de l'institution

• Méthodologie de l'implémentation des décisions et des projets d'amélioration

 

Sur base de quel cadre de référence

• Mise à jour des plans opérationnels du Président et des managers des différentes directions générales et directions d'encadrement

• Conseils des consultants externes

• Feedback des projets précédents

• Plan de modernisation de l'administration fédérale

 

Profil de compétences génériques

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