Identificatie van de functie

Functiecode : DSA143

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het coördineren en leiden van het Office Management (=OM); het verlenen van inhoudelijke adviezen en het ondersteunen van de directeur-generaal op het vlak van organisatie en expertise

teneinde

ervoor te zorgen dat op korte en lange termijn een kwalitatieve dienstverlening gegeven wordt i.v.m. met de opdrachten van het DG (directoraat-generaal).

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het sturen van het werk van het OM

teneinde

een optimale dienstverlening te garanderen voor het DG.

 

Voorbeelden van taken

• het ondersteunen van de directeur-generaal en de afdelingshoofden bij de definiëring van de missie en de strategie van het DG, evenals de visie op korte, middellange en lange termijn

• het coördineren en opvolgen van de geformuleerde strategische en operationele doelstellingen, de planning en de voorziene middelen

• het voorbereiden van de evaluatie van de gerealiseerde doelstellingen

• het verlenen van advies over activiteiten inzake Program Office zoals de opvolging van het managementplan en het operationeel plan via relevante indicatoren (Balanced Scorecard, &)

• het voorbereiden, begeleiden en opvolgen van de begroting, het budget, & ; het aansturen van de administratieve en logistieke medewerkers

 

Als

coördinator

het begeleiden van de afdelingshoofden en de directeur-generaal

teneinde

een optimale functionering te garanderen binnen het institutioneel kader.

 

Voorbeelden van taken

• het uittekenen van een passende budgettaire strcutuur

• het implementeren van het OM waarin zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten zijn verwerkt

• zetelen als secretaris van de stafvergadering

• onderhandelen over interne procedures met de afdelingshoofden

 

Als

coach

het sturen, begeleiden, motiveren, opvolgen en evalueren van de medwerkers

teneinde

de doelstellingen te behalen via gemotiveerde en performante medewerkers.

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van competenties door voor elke medewerker een vormingsprogramma op te stellen, dat is afgestemd op zijn/haar verwachtingen en op die van de dienst

• het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken met de medewerkers, gebruik makend van de instrumenten aangereikt door de stafdienst P&O (personeel en organisatie)

• het rekruteren van nieuwe medewerkers samen met de stafdienst P&O

 

Als

adviseur

het verlenen van advies over het institutioneel kader

teneinde

de keuze van de juiste werkingsmechanismen te definiëren.

 

Voorbeelden van taken

• het uitschrijven van procedures

• het opvolgen en begeleiden van projecten

• het verlenen van advies i.v.m. technische kwesties aan de directeur-generaal

• het verlenen van advies over de verschillende beslissingsmechanismen voor de betreffende materies

 

Als

kwaliteitsbewaarder

instaan voor de kwaliteit van het werk van het OM

teneinde

een optimale en kwalitatieve werking van het OM te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• het evalueren en verbeteren van werkprocedures (reactietijd, kwaliteit, &)

• het evalueren en verbeteren van de communicatie binnen het DG

• het valideren van uitgaande stukken: briefwisseling, ontwerpen van besluiten, parlementaire vragen, verslagen, &)

• zich ervan vergewissen dat de medwerkers over de juiste informatie beschikken

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur-generaal	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
afdelingshoofden	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
Voorzitter	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
P&O-accounts	mondelinge vragen	beleidsdocumenenten	ad hoc
correspondenten (HR, ICT, juristen)	richtlijnen	presentaties
externen (andere DG's, kabinet, stakeholders, ...)	beslissingen	handleidingen
andere fed. overh. diensten		vergadering, stuurgroep ...
medewerkers

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur-generaal	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
afdelingshoofden	schriftelijke vragen	nota's	wekelijks
Voorzitter	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
P&O-accounts of correspondenten (HR, ICT, juristen)	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
externen (andere DG's, kabinet, stakeholders)	evaluaties	voorstellen
andere fed. overh. diensten	toelatingen	presentaties
medewerkers OM	ontwerpen	handleidingen
medewerkers DG1	instructies

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het verbeteren van ontwerpen en voorstellen

• het personeelsbeheer van de dienst

• de werkorganisatie van de dienst

• het formuleren van implementatieadviezen

• de aflevering van de maandelijkse statusprikklok

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het formuleren van conceptuele adviezen

• voorstellen voor de organisatie van het werk binnen het DG

• voorstellen voor instructies

• belangrijke beslissingen inzake beleid en strategie

• het beheer van de middelen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• begroting

• personeel

• logistiek

• communicatie

 

Welke vernieuwingen

• het ondersteunen van de directeur-generaal op het vlak van organisatie

• het coördineren en leiden van het OM zoals voorgesteld in de BPR (business process reengineering)

• het harmoniseren van het budgettaire referentiekader

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• aangezien het DG uit een aantal afdelingen is samengesteld en bevoegd is voor uiteenlopende materies, is een extra coördinatie voor de integratie en operationaliteit een noodzaak

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.