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Attaché gestion de documents (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO070
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Organiser la centralisation, le traitement et le classement des informations
afin de
mettre l'information à disposition des agents et des partenaires extérieurs au travers de divers canaux de communications et applications informatiques
Finalités
En tant queOrganisateur du travail
- organiser le travail
afin de
- disposer de dossiers généraux qui soient facilement consultables et facilement alimentés
Exemples de tâches
- définir les dossiers généraux prioritaires
- définir les meilleures méthodes de travail
- répartir les tâches
- mettre les dossiers en ordre
- servir de point central et répondre aux questions des agents, prendre les décisions en cas d'avis divergents
En tant que
Gestionnaire
- connaître les grandes lignes des dossiers généraux et de législation et entreprendre les recherches nécessaires
afin de
- satisfaire de façon adéquate les demandes des clients
Exemples de tâches
- utiliser l'ensemble des moyens informatiques mis à disposition (InfoArc, Intranet, Internet, Outlook)
- structurer et alimenter la bibliothèque
- assurer l'accès et la mise à jour des dossiers généraux et des publications
- offrir un accès aisé aux utilisateurs
- répondre aux demandes de documentation, assistance dans les recherches appropriées au type de client
En tant que
conseiller interne
- soutenir le Bureau d'Etudes dans la gestion des sites internet (Dofi et Gemcom)
afin de
- offrir un site internet répondant aux attentes des utilisateurs.
Exemples de tâches
- se tenir informé des nouveautés techniques
- proposer des mises à jour et des améliorations
- contrôler le résultat
- alimenter les sites
En tant que
coach
- veiller à l'organisation générale du travail et des relations entre collègues
afin de
- assurer le bon fonctionnement du bureau dans un climat de travail positif
Exemples de tâches
- superviser les prestations générales des agents
- conseiller les agents dans l'accomplissement de leurs tâches
- les aider à régler les éventuelles questions administratives
- veiller au respect des règles
- faire le lien entre les agents et la hiérarchie
Positionnement
La fonction est dirigée par
responsable de bureau
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.