Attaché gestion générale relations collectives (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA103
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
L'organisation des processus administratifs et des moyens logistiques
afin de
assurer un bon fonctionnement et une bonne collaboration des différentes directions de la Direction générale Relations collectives de travail
La gestion de l'effectif du personnel
afin de
fournir des informations à et en recevoir de P&O (personnel et organisation) et fournir des informations pour la politique HR de la Direction générale Relations collectives de travail
Finalités
En tant queorganisateur le développement, le contrôle et l'amélioration des processus administratifs
afin de
assurer un bon fonctionnement et une bonne collaboration des différentes directions de la Direction générale Relations collectives de travail et soutenir le management
Exemples de tâches
- l'organisation du service de tri
- la gestion de la documentation
- la diffusion d'informations et de documentation
En tant quegestionnaire de dossiersle suivi de l'effectif du personnel et des besoins en personnel
afin de
fournir des informations à et en recevoir de P&O et de membres du personnel individuels et analyser et synthétiser des informations afin de soutenir la politique HR du management de la Direction générale Relations collectives de travail
Exemples de tâches
- la planification et l'analyse de l'effectif du personnel et des besoins en personnel
- gérer les dossiers du personnel et attirer l'attention des chefs de service sur d'éventuels problèmes relationnels qui peuvent provoquer des situations conflictuelles si l'on n'intervient pas
- l'enregistrement et le contrôle des absences du personnel
- le suivi de l'inventaire des fonctions et des descriptions de fonctions
- le suivi des besoins en formations
En tant quegestionnaireprévoir les besoins logistiques et en assurer le suivi
afin de
mettre à disposition les moyens nécessaires pour le fonctionnement de la Direction générale Relations collectives de travail et gérer ces moyens de manière optimale
Exemples de tâches
- s'occuper des commandes de marchandises et de services
- la réception et le contrôle de commandes et de livraisons
- l'organisation de l'occupation des locaux
- entretenir des contacts avec la direction de l'économat
En tant quecontrôleurprévoir et assurer le suivi des dépenses financières
afin de
établir les perspectives budgétaires de la Direction générale Relations collectives de travail et contrôler les dépenses
Exemples de tâches
- le suivi de l'évolution des dépenses sur certains postes budgétaires
- le suivi et le contrôle des frais de voyage et de séjour du personnel
- l'établissement des perspectives budgétaires
- la coordination de la préparation des documents parlementaires pour la discussion budgétaire
En tant quereprésentantla coordination et l'organisation des différentes activités du service selon les priorités et les aptitudes de chacun
afin de
pouvoir proposer un service efficace qui réponde au délai et aux exigences de qualité fixés par le SPF
Exemples de tâches
- fixer des priorités en fonction de l'optimalisation du travail
- veiller au respect des dates limites et à la qualité des engagements
- garantir la continuité des activités en fonction des absences,des maladies, des départs
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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décisions
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en tant que dossier
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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avis écrits
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en tant que dossier
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quotidien
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management
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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avis écrits
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en tant que dossier
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le conseiller général responsable de la division de la concertation sectorielle
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation interne de la Cellule Affaires générales
- l'établissement de bons de commande
- la signature pour réception de marchandises et de services fournis
- la gestion du personnel de la cellule Affaires générales
La fonction doit demander une autorisation pour
- la passation de commandes
- l'approbation de notes de frais
- l'établissement du budget
- prendre des mesures ou formuler des propositions en matière de gestion générale du personnel
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
nihil
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- directives et instructions du management et de P&O, BCG (budget et contrôle de gestion)
- réglementation relative au statut du personnel, à l'horaire variable, réglementation en matière de congés et de congés de maladie
- réglementation relative aux dépenses publiques
Quelles innovations
- la fonction peut optimaliser les processus administratifs
- la fonction peut améliorer le service aux clients internes
Sur base de quel cadre de référence
- la fonction doit tendre à assurer l'appui administratif et logistique de la Direction générale Relations collectives de travail de sorte que celle-ci puisse exécuter ses missions de manière optimale
- la fonction doit fournir des données de base au management pour la prise de décisions stratégiques et opérationnelles
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