Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA103

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

L'organisation des processus administratifs et des moyens logistiques

afin de

assurer un bon fonctionnement et une bonne collaboration des différentes directions de la Direction générale Relations collectives de travail

 

La gestion de l'effectif du personnel

afin de

fournir des informations à et en recevoir de P&O (personnel et organisation) et fournir des informations pour la politique HR de la Direction générale Relations collectives de travail

 

Finalités

En tant que

organisateur

le développement, le contrôle et l'amélioration des processus administratifs

afin de

assurer un bon fonctionnement et une bonne collaboration des différentes directions de la Direction générale Relations collectives de travail et soutenir le management

 

Exemples de tâches

• l'organisation du service de tri

• la gestion des archives

• la gestion de la documentation

• la diffusion d'informations et de documentation

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

le suivi de l'effectif du personnel et des besoins en personnel

afin de

fournir des informations à et en recevoir de P&O et de membres du personnel individuels et analyser et synthétiser des informations afin de soutenir la politique HR du management de la Direction générale Relations collectives de travail

 

Exemples de tâches

• la planification et l'analyse de l'effectif du personnel et des besoins en personnel

• gérer les dossiers du personnel et attirer l'attention des chefs de service sur d'éventuels problèmes relationnels qui peuvent provoquer des situations conflictuelles si l'on n'intervient pas

• l'enregistrement et le contrôle des absences du personnel

• le suivi de l'inventaire des fonctions et des descriptions de fonctions

• le suivi des besoins en formations

 

En tant que

gestionnaire

prévoir les besoins logistiques et en assurer le suivi

afin de

mettre à disposition les moyens nécessaires pour le fonctionnement de la Direction générale Relations collectives de travail et gérer ces moyens de manière optimale

 

Exemples de tâches

• s'occuper des commandes de marchandises et de services

• la réception et le contrôle de commandes et de livraisons

• l'organisation de l'occupation des locaux

• entretenir des contacts avec la direction de l'économat

 

En tant que

contrôleur

prévoir et assurer le suivi des dépenses financières

afin de

établir les perspectives budgétaires de la Direction générale Relations collectives de travail et contrôler les dépenses

 

Exemples de tâches

• le suivi de l'évolution des dépenses sur certains postes budgétaires

• le suivi et le contrôle des frais de voyage et de séjour du personnel

• l'établissement des perspectives budgétaires

• la coordination de la préparation des documents parlementaires pour la discussion budgétaire

 

En tant que

représentant

la coordination et l'organisation des différentes activités du service selon les priorités et les aptitudes de chacun

afin de

pouvoir proposer un service efficace qui réponde au délai et aux exigences de qualité fixés par le SPF

 

Exemples de tâches

• fixer des priorités en fonction de l'optimalisation du travail

• veiller au respect des dates limites et à la qualité des engagements

• garantir la continuité des activités en fonction des absences,des maladies, des départs

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions	en tant que dossier	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	avis écrits	en tant que dossier	quotidien
management	questions orales	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	avis écrits	en tant que dossier	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller général responsable de la division de la concertation sectorielle

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation interne de la Cellule Affaires générales

• l'établissement de bons de commande

• la signature pour réception de marchandises et de services fournis

• la gestion du personnel de la cellule Affaires générales

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la passation de commandes

• l'approbation de notes de frais

• l'établissement du budget

• prendre des mesures ou formuler des propositions en matière de gestion générale du personnel

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

nihil

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives et instructions du management et de P&O, BCG (budget et contrôle de gestion)

• réglementation relative au statut du personnel, à l'horaire variable, réglementation en matière de congés et de congés de maladie

• réglementation relative aux dépenses publiques

 

Quelles innovations

• la fonction peut optimaliser les processus administratifs

• la fonction peut améliorer le service aux clients internes

 

Sur base de quel cadre de référence

• la fonction doit tendre à assurer l'appui administratif et logistique de la Direction générale Relations collectives de travail de sorte que celle-ci puisse exécuter ses missions de manière optimale

• la fonction doit fournir des données de base au management pour la prise de décisions stratégiques et opérationnelles

 

Profil de compétences génériques

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