Identificatie van de functie

Functiecode : DSA103

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het organiseren van de administratieve processen en logistieke middelen

teneinde

een vlotte werking en samenwerking van de verschillende directies van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen te verzekeren.

 

Het beheren van het personeelseffectief

teneinde

informatie te verstrekken aan en te ontvangen van P&O (personeel en organisatie) en informatie te leveren voor het HR-beleid van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen.

 

Resultaatgebieden

Als

organisator

het ontwikkelen, bewaken en verbeteren van de administratieve processen

teneinde

een vlotte werking en samenwerking van de verschillende directies van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen te verzekeren en het management te ondersteunen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de postkamer

• het beheren van de archieven

• het beheren van de documentatie

• het verspreiden van informatie en documentatie

 

Als

dossierbeheerder

het opvolgen van het personeelseffectief en de personeelsbehoeften

teneinde

informatie te verstrekken aan en te ontvangen van P&O en individuele personeelsleden en informatie te analyseren en synthetiseren om het HR-beleid van het management van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen te ondersteunen

 

Voorbeelden van taken

• het plannen en analyseren van het personeelseffectief en de personeelsbehoeften

• het beheren van de personeelsdossiers en het wijzen van de dienstchefs op eventuele relationele problemen die kunnen leiden tot conflictsituaties als niet wordt ingegrepen

• het registreren en controleren van de afwezigheden van het personeel

• het opvolgen van de functie-inventaris en de functiebeschrijvingen

• het opvolgen van de opleidings- en vormingsbehoeften

 

Als

beheerder

het voorzien en opvolgen van de logistieke behoeften

teneinde

de nodige middelen voor de werking van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen ter beschikking te stellen en deze middelen optimaal te beheren

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor de bestellingen van goederen en diensten

• het ontvangen en controleren van bestellingen en leveringen

• het organiseren van de bezetting van de lokalen

• het onderhouden van contacten met de directie van de huishoudelijke dienst

 

Als

controleur

het voorzien en opvolgen van de financiële uitgaven

teneinde

de begrotingsvooruitzichten van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen op te stellen en de uitgaven te controleren

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de evolutie van de uitgaven op sommige begrotingsposten

• het opvolgen en controleren van de reis- en verblijfkosten van het personeel

• het opmaken van de begrotingsvooruitzichten

• het coördineren van de voorbereiding van de parlementaire documenten voor de begrotingsbespreking

 

Als

vertegenwoordiger

coördineren en organiseren van de verschillende activiteiten van de dienst volgens de prioriteiten en bekwaamheden van elk

teneinde

een efficiënte en effectieve dienstverlening te kunnen bieden die beantwoordt aan de door de FOD gestelde termijn en kwaliteitseisen

 

Voorbeelden van taken

• het stellen van prioriteiten in functie van de optimalisering van het werk

• toezien op het respecteren van deadlines en de kwaliteit van de verbintenissen

• het garanderen van de continuïteit van de activiteiten in functie van afwezigheid, ziekte, vertrek

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	beslissingen	als dossier	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur-generaal die verantwoordelijk is voor de afdeling van het sectoraal overleg

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de interne organisatie van de Cel Algemene Zaken

• het opmaken van bestelbons

• het voor ontvangst tekenen van geleverde goederen en diensten

• het beheer van het personeel van de Cel Algemene Zaken

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het plaatsen van bestellingen

• de goedkeuring van onkostenstaten

• het opstellen van de begroting

• het nemen van maatregelen of het formuleren van voorstellen inzake algemeen personeelsbeheer

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

nihil

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• richtlijnen en instructies van het management en van P&O, B&B (budget en beheerscontrole)

• reglementering m.b.t. het personeelsstatuut, de variabele werktijdregeling, de vakantieregeling, de ziekteregeling

• reglementering m.b.t. overheidsuitgaven

 

Welke vernieuwingen

• de functie kan administratieve processen optimaliseren

• de functie kan de dienstverlening aan de interne klanten verbeteren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de functie moet er naar streven om de administratieve en logistieke ondersteuning van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen te verzekeren zodat deze haar opdrachten maximaal kan uitvoeren

• de functie moet basisgegevens verstrekken aan het management voor het nemen van strategische en operationele beslissingen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.