Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA043

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister le directeur général, jouer le rôle de personne de contact pour la direction générale Transport terrestre (DGTT) en termes de services et de clients extérieurs, de même que gérer la coordination entre les directions et les services de la DGTT

afin de

relayer les demandes venant de chacune des parties (les directions et les services de la DGTT d'une part et les services et clients extérieurs d'autre part) vers l'autre partie, ainsi que s'assurer du bon déroulement des projets

 

Finalités

En tant que

adjoint du directeur général

représenter la DGTT en ce qui concerne l'utilisation des nouveaux instruments de gestion et suivre les équipes dans la mise en place de ceux-ci

afin de

veiller à ce que les méthodes de gestion soient mises en place et bien appliquées

 

Exemples de tâches

• participer aux groupes de pilotage et être disponible comme personne de contact en ce qui concerne la mise en place des nouveaux instruments de gestion pour la DGTT

• soutenir les actions prises

• informer et transmettre les informations nécessaires pour la mise en place des nouveaux instruments de gestion (ex. : les tableaux de bord)

• informer et transmettre les informations nécessaires pour la mise en place des nouveaux instruments de gestion (ex. : les tableaux de bord)

• faire rapport à la direction

 

En tant que

adjoint du directeur général

représenter la DGTT relativement aux grands projets du SPF tels que les programmes d'amélioration et suivre les équipes dans la mise en place de ceux-ci

afin de

veiller à ce que les projets concernant la DGTT soient bien mis en place

 

Exemples de tâches

• assurer la coordination de l'équipe impliquée dans les programmes d'amélioration concernant la DGTT

• assurer la coordination des projets, organiser des réunions d'équipe

• suivre la mise en place des projets et corriger les résultats

• mettre personnellement en place les projets ou parties de projet qui concernent son propre service

• relater l'état d'avancement à la cellule de soutien du président

 

En tant que

gestionnaire

centraliser toutes les informations que les services veulent insérer sur le site web pour la partie relative à la DGTT

afin de

veiller à la cohérence des informations et vérifier la présentation des documents

 

Exemples de tâches

• vérifier la présentation des documents en fonction des instructions données par la direction TIC (technologies de l'information et de la communication)

• vérifier la cohérence entre les documents

 

En tant que

chef de service

déterminer les lignes stratégiques dans le domaine des RH (ressources humaines) pour la DGTT et soutenir le correspondant RH dans la mise en place de la politique RH

afin de

veiller à une bonne mise en place de la politique RH

 

Exemples de tâches

• déterminer les lignes stratégiques dans le domaine des ressources humaines pour la DGTT (ex. : définir les priorités en termes de recrutement)

• informer le correspondant RH des lignes directrices de la politique RH

• élaborer des plans d'action, en collaboration avec le correspondant RH, afin d'atteindre les objectifs fixés

• aider le correspondant RH à résoudre des situations problématiques

 

En tant que

organisateur

organiser les comités de concertation de base de la DGTT et représenter la DGTT aux autres comités de concertation (comité intermédiaire et comité supérieur) et de négociation avec les syndicats, de même qu'y participer

afin de

veiller à la bonne préparation des réunions du comité de concertation de base et de représenter le directeur général dans les autres comités

 

Exemples de tâches

• déterminer les questions à aborder lors des réunions du comité de concertation de base

• choisir les personnes à envoyer éventuellement en réunion lors des autres comités de concertation et de négociation, en fonction des sujets abordés

• représenter le directeur général (dans certains cas) et lui faire un compte-rendu de la réunion

 

En tant que

gestionnaire

gérer les équipements du personnel de la DGTT et déterminer les besoins du service de Contrôle du Transport routier en fonction de l'évolution de ses missions

afin de

répondre de façon pratique et logistique aux besoins stratégiques

 

Exemples de tâches

• poser des choix en matière d'équipements, sur la base des demandes, des souhaits et des évolutions futures

• prendre des contacts avec les fournisseurs (uniquement pour le service de Contrôle du Transport routier)

• assurer les contacts avec les services Secrétariat et Services logistiques

• vérifier le budget préparé

• effectuer une analyse comparative ('benchmarking') des équipements utilisés à l'étranger

 

En tant que

organisateur

préparer, organiser et participer au comité de gestion de la DGTT, gérer les ateliers de discussion

afin de

établir l'ordre du jour après consultation des différents services, faire rapport au directeur général et assurer le suivi des décisions

 

Exemples de tâches

• établir l'ordre du jour après consultation des responsables de tous les services

• préparer les documents nécessaires

• assister aux réunions

• faire rapport sur les décisions prises

• veiller à l'application des décisions

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
président	questions écrites et orales, questions orales et écrites	notes, e-mail	ad hoc
direction P&O	questions écrites et orales, questions orales et écrites	notes, e-mail	ad hoc
Direction TIC	questions écrites et orales, questions orales et écrites	notes, e-mail	ad hoc
Direction B&CG	questions écrites et orales, questions orales et écrites	notes, e-mail	ad hoc
Services de la DGTT	demandes et souhaits	e-mail, informel, réunions	ad hoc
Secrétariat et service logistiques	questions écrites et orales, questions orales et écrites	e-mail	ad hoc
Directeur général	directives		ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
président	informations propres à la DGTT	par lettre, e-mail ...	ad hoc
direction P&O	informations propres à la DGTT	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Direction TIC	informations propres à la DGTT	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Direction B&CG	informations propres à la DGTT	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Services de la DGTT	réponses	e-mail, informel, réunion, note	ad hoc
Secrétariat et service logistiques	informations propres à la DGTT	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Directeur général	rapports	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur général de la DGTT (N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• textes à insérer dans la rubrique "Transport terrestre" du site web du SPF, dans le respect de la politique du directeur général en la matière

• la mise en place des instruments de gestion et des grands projets (faire rapport au directeur général et tenir compte de ses observations)

• les petits dossiers et les dossiers de routine

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dossiers de principe

• les options dans les projets concernant la DGTT

• certains choix logistiques pour le service de Contrôle du Transport routier

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation relative aux marchés publics

• réglementation en matière de concertation sociale

• méthodes de gestion à respecter

• statut des agents de l'Etat

 

Quelles innovations

• introduction de nouvelles méthodes pour systématiser et structurer les actions et les échanges

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de management du directeur général de la DGTT et du président du SPF

• moyens disponibles (ressources humaines, budgétaires et techniques)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.