Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV033

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Coordonner tous les aspects en matière de sécurité (postes diplomatiques inclus), aussi bien en matière de bâtiments que de personnes

afin de

assurer une sécurité maximale

 

Assurer la fonction de secrétariat de l'Autorité nationale de Sécurité (ANS)

afin de

garantir la bonne exécution de la loi du 11 décembre 1998 (relative à la classification et aux habilitations de sécurité) et d'exécuter les décisions de l'ANS de manière aussi précise que rapide

 

Finalités

En tant que

coordinateur de la sécurité en matière de bâtiments diplomatiques

veiller à assurer une sécurité efficace des 140 postes diplomatiques à l'étranger

afin de

garantir une sécurité maximale en matière de bâtiments

 

Exemples de tâches

• rendre possible le placement d'agents de sécurité pour les postes diplomatiques (décision, exécution et budgétisation)

• rendre des avis en matière de placement de systèmes anti-effraction (alarmes)

• rendre des avis en matière de placement de sas

• rendre des avis en matière de placement de murs, de portes, de fenêtres, etc., renforcés

• rendre des avis en matière d'évacuation lors de troubles (protection des personnes, des bâtiments et éventuellement, destruction des informations sensibles et classifiées)

 

En tant que

coordinateur de la sécurité en matière de personnel

organiser une sécurité efficace des personnes du personnel, aussi bien à l'Administration centrale que dans les postes diplomatiques

afin de

leur garantir une sécurité maximale

 

Exemples de tâches

• délivrer des badges personnels d'accès aux bâtiments du SPF

• donner les lignes directrices et assurer le contrôle relatif aux lettres et colis postaux (scanner) et, ainsi, assurer la sécurité du personnel (lettres explosives, lettres à l'anthrax, etc.)

• contrôler les badges ainsi que l'accès aux bâtiments du SPF (parking)

 

En tant que

secrétaire de l'Autorité nationale de sécurité

préparer, suivre et exécuter les dossiers qui sont présentés à l'ANS

afin de

exécuter les décisions de l'ANS de la manière la plus précise et la plus rapide possible

 

Exemples de tâches

• rédiger et envoyer l'agenda des réunions mensuelles ANS

• préparer des dossiers

• être présent et rédiger le rapport des réunions ANS

• exécuter les décisions

• se charger du traitement administratif des recours contre les décisions de l'ANS

 

En tant que

officier de sécurité du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement

demander, enquêter et délivrer ou retirer les habilitations de sécurité aux personnes qui, du fait de leur fonction, ont accès aux informations classifiées ou aux places stratégiques (centrales nucléaires, bases militaires, etc.)

afin de

garantir l'exécution correcte de la loi du 11 décembre 1998 (relative à la classification et aux habilitations de sécurité)

 

Exemples de tâches

• dresser une liste des personnes qui doivent disposer d'une habilitation

• veiller et contrôler que ces questionnaires de sécurité soient dûment complétés

• transmettre ces questionnaires aux services de renseignements

• rédiger ces habilitations de sécurité et en faire la notification

 

En tant que

représentant de l'Autorité nationale de Sécurité

assister aux réunions de l'OTAN (Organisation du Traité de l'Atlantique Nord) et de l'Union européenne en matière de sécurité

afin de

garantir la responsabilité du pays hôte quant à l'exécution des règlements de sécurité de ces institutions

 

Exemples de tâches

• préparer ces réunions

• se charger de la sécurisation physique des documents classifiés de l'OTAN et de l'Union européenne (Commission et Conseil)

• préparer et suivre les inspections de sécurité de l'UE et de l'OTAN au sein de notre SPF

• responsabiliser le personnel du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement quant à l'application des règles de sécurité essentielles et prescrites

 

En tant que

gestionnaire de budget

gérer en bon père de famille le budget "Sécurité des bâtiments diplomatiques"

afin de

assurer la sécurité nécessaire des postes diplomatiques contre les attaques terroristes ou les délits de droit commun (vols, vandalisme, etc.)

 

Exemples de tâches

• examiner les nécessités de sécurité

• demander trois devis lors de travaux de sécurité

• confectionner et défendre le budget annuel

• traiter l'aspect financier, à savoir le traitement comptable des formulaires FA 75 (formulaires de demandes de travaux) des postes diplompatiques

 

En tant que

dirigeant

organiser les activités du service

afin de

exécuter les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• se charger de la distribution des tâches et du suivi de leur exécution

• effectuer le contrôle de qualité des activités du service

• veiller au respect des timings et des procédures

• établir les priorités pour le traitement des dossiers

 

En tant que

coach

accompagner les collaborateurs et les conseiller

afin de

contribuer à leur formation

 

Exemples de tâches

• accompagner les nouveaux arrivants et leur expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et donner un feed-back constructif sur leur fonctionnement

• formuler des propositions dans le cadre de la formation permanente des collaborateurs

• veiller à ce que se développe au sein du service un esprit d'équipe

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites	formulaires	quotidien
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
organisations internationales	dossiers de sécurité	formulaires	quotidien
organisations publiques	dossiers de sécurité	formulaires	hebdomadaire
postes diplo (belges)	dossiers de sécurité	plans/formulaires	mensuel ou ad hoc
département	dossiers de sécurité	formulaires	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites	formulaires	quotidien
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
organisations internationalesentreprises	dossiers de sécurité	formulaires	quotidien
institutions publiques	dossiers de sécurité	formulaires	hebdomadaire
postes diplo (belgique)	dossiers de sécurité	plans/formulaires	mensuel ou ad hoc
département	dossiers de sécurité	formulaires	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

1, ANS : Président de l'Autorité nationale de Sécurité qui est en même temps Directeur général au sein de notre SPF (en qualité de secrétaire de l'ANS) N-1

2, Le Chef du Protocole qui est le chef administratif du service Protocole/Sécurité N-1
Fonction N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• en tant que secrétaire de l'ANS : compétence discrétionnaire pour mettre à l'agenda de l'ANS certains dossiers (suspects) concernant des personnes

• en tant que chef de la Sécurité : nature et dimension des règles de sécurité dans les postes diplomatiques, en fonction de la menace (risques quant à la sécurité)

• en tant que chef de la Sécurité : donner des avis, quant à la sécurisation des postes diplomatiques, au service d'exécution P&O4 (bâtiments)

• budget : arrêté de délégation jusqu'à un montant de 2.500 euros

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• ANS : accorder ou non les habilitations de sécurité aux personnes pour lesquelles les services de renseignements belges ont émis une réserve ou une observation (en référence à la décision collégiale de l'ANS)

• les travaux de sécurité importants dans les postes diplomatiques : pour des travaux de sécurité importants et onéreux ou en cas de menace précise (attaques terroristes ou délits de droit commun) à l'encontre de nos postes diplomatiques, les services de renseignements belges sont contactés préalablement afin d'obtenir leur expertise à ce propos

• budget : tous les montants relatifs à la sécurité supérieurs à 2.500 euros sont soumis au chef du Protocole ou au président du Comité de Direction

• pour certains travaux de sécurité, seul un avis est rendu : l'exécution se déroule parfois au sein d'autres services (P&O4 par exemple)

• annotation : quant à la sécurisation des bâtiments du SPF, il existe une collaboration étroite avec le conseiller en prévention (découverte de correspondance suspecte, fonctionnement et contrôle du scanner, etc.)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 euros

 

Budget de travail propre

835.000 euros : sécurité des postes diplomatiques (notamment les agents de gardiennage) ; tous les ordonnancements supérieurs à 2.500 euros sont soumis au chef du Protocole

 

Autres données quantitatives

1. 4000 habilitations de sécurité pour les personnes par an

2. sécurisation de 140 postes diplomatiques belges

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation nationale : loi du 11 décembre 1998 en matière d'habilitations de sécurité et arrêté royal du 24 mars 2000 portant exécution de la loi

• les directives du Comité ministériel pour le renseignement et la sécurité

• la législation internationale : les "Security Guidelines NATO" (directives sur la sécurité militaire de l'OTAN) ; la législation supranationale : les "Security Guidelines EU" (directives sur la sécurité de l'Union européenne)

• les instructions en cas de "contingency planning", à savoir une menace sérieuse à l'encontre des postes diplomatiques belges (évacuation du personnel et des postes)

• SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement : ordres de service en matière de sécurité

 

Quelles innovations

• mise à jour permanente des instructions de sécurité

• mise à jour de la banque de données (dossiers de sécurité et habilitations de sécurité pour les personnes)

 

Sur base de quel cadre de référence

• diverses modifications des lois (nationales et internationales)

• projets de modernisation

• certaines formations spécialisées (outils informatiques, gestion, questions de sécurité, etc.)

• examen du service et réorganisation à l'intérieur du service

 

Profil de compétences génériques

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