Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV027

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

En tant qu'expert, être responsable de la coordination entre les centres fermés, entre les centres et les bureaux d'exécution et entre les tiers (organisations, autorités et personnes), être responsable de l'accompagnement de projets spécifiques des centres fermés et du contrôle sur le régime et sur les règles de fonctionnement des centres telles que fixées par l'Arrêté Royal du 2 août 2002

afin de

veiller à ce que les centres respectent les dispositions légales et les normes internationales lors de l'exécution de leur mission comprenant, d'une part, un accueil humain des étrangers en attendant leur éloignement et, d'autre part, la réalisation d'un nombre maximum d'éloignements

 

Etre responsable, en tant qu'expert, de la coordination du personnel et du budget des centres fermés, en concertation avec la hiérarchie et en respectant les objectifs stratégiques et opérationnels en vigueur, de même que veiller à l'encadrement, au soutien et au suivi nécessaires

afin de

parvenir à un fonctionnement aussi optimal que possible des centres à ce niveau

 

Finalités

En tant que

coordinateur

soutenir les centres lors de l'exécution de leurs missions, sous toutes leurs facettes

afin de

pouvoir mener à bien cette mission de manière efficiente

 

Exemples de tâches

• agir comme médiateur entre les centres dans des situations problématiques, afin de trouver - via la concertation - une solution acceptable par les parties concernées et agir comme médiateur entre les centres et les bureaux d'exécution quant aux dossiers individuels avec comme objectif de donner le feed-back voulu aux centres, d'accélérer le traitement des dossiers ou de chercher une solution appropriée avec les résidents concernés (solution qui, dans certains cas, peut exiger d'intenses contacts avec d'autres institutions, autorités administratives, etc., et un suivi minutieux de ces dossiers)

• fonctionner en tant que personne de contact pour l'Office des Etrangers vis-à-vis des centres, afin de donner une suite voulue à leur demandes (demandes d'informations générales et spécifiques, demandes de visites de tiers) et fonctionner en tant que personne de contact pour les centres vis-à-vis de personnes, d'organisations et d'instances, afin de présenter leurs demandes à la hiérarchie et d'y apporter une suite appropriée (demandes de visite, demandes d'accréditation d'organisations et d'institutions, stage et thèse d'étudiants, etc.)

• assurer le suivi des dossiers relatif à l'infrastructure des centres et, si nécessaire, entreprendre les démarches nécessaires à la Régie des Bâtiments dans le but de réaliser l'infrastructure appropriée nécessaire

• accompagner et assurer le suivi de l'élaboration et de l'exécution des plans de formation pour le personnel du centre

 

En tant que

coordinateur de la politique du personnel

effectuer les démarches nécessaires et conserver les données nécessaires, en concertation avec les partenaires internes et externes concernés

afin de

permettre une politique et une gestion du personnel uniformes et claires et remplir continuellement, de façon optimale, l'effectif des centres fermés

 

Exemples de tâches

• contribuer au développement d'un plan du personnel motivé pour les centres fermés et en assurer le suivi

• apporter activement sa contribution au niveau du fonctionnement du personnel et au niveau des matières liées à la discipline

• rédiger des notes et des lettres adressées aux instances internes et externes sur la plus vaste problématique liée au personnel des centres

• adapter les instructions destinées à la diffusion générale à la situation spécifique aux centres

• fournir un avis sur cette problématique à la hiérarchie et aux directions des centres, de même que faire rapport à la hiérarchie sur toutes ces activités et participer à des tests de sélection en tant que membre de jury

 

En tant que

coordinateur du budget

entreprendre les démarches nécessaires et conserver les données nécessaires, en concertation avec les instances internes et externes compétentes

afin de

permettre une utilisation correcte et optimale du budget des centres fermés

 

Exemples de tâches

• établir des propositions de budget, ainsi que les coordonner et en assurer la motivation

• être responsable de la répartition du budget pour les centres, en concertation avec le service de comptabilité, sur la base de données objectives et des priorités fixées

• établir des procédures uniformes et des instructions claires, de même que procéder à des ajustements là où c'est nécessaire

• juger de l'opportunité des dossiers d'achat

• faire rapport à la hiérarchie sur toutes ces activités

 

En tant que

contrôleur

exercer un contrôle sur le fonctionnement des centres, sous tous ses aspects, (dont l'application de l'AR du 2 août 2002, les dispositions légales et les normes internationales et les réglementations en vigueur en matière d'affaires du personnel, etc.)

afin de

permettre les éventuels ajustements nécessaires

 

Exemples de tâches

• veiller à l'application correcte et univoque de l'AR dans les centres et ainsi se préoccuper de l'accueil humain des résidents de centre et de la préparation de leur départ (via entre autres, des visites et l'analyse de rapports tant internes qu'externes, par exemple, du Centre pour l'Egalité des chances)

• exercer un contrôle spécifique sur, entre autres, les mesures de contrôle et de sécurité prises, éventuellement les ajuster et les présenter à la hiérarchie pour répondre aux dispositions de l'AR et, le cas échéant, rédiger et présenter des instructions complémentaires

• assurer le suivi du (dys)fonctionnement du personnel des centres à la lumière des réglementations en vigueur et à la lumière du code de conduite et des valeurs du SPF

• assurer le suivi des plaintes de résidents et plus particulièrement des plaintes individuelles adressées à la Commission des plaintes

• faire rapport à la hiérarchie

 

En tant que

chef ou accompagnateur de projet

assurer le suivi de projets spécifiques dans les centres fermés

afin de

promouvoir et soutenir le bon fonctionnement des centres fermés

 

Exemples de tâches

• présider le groupe de travail sur la problématique des services continus dans les centres fermés

• accompagner et suivre le fonctionnement de l'équipe anti-stress ('STEAM') au profit du personnel des centres et du Bureau T

• accompagner le groupe de travail sur le Contrôle de la violence (pour le moment au CIM - Centrum voor Illegalen Merksplas) et assurer le suivi des mesures développées

• suivre les projets relatifs aux centres fermés

 

En tant que

représentant

représenter la direction des centres de l'Office des étrangers lors de contacts avec les partenaires internes et externes et/ou participer à des concertations officielles et officieuses, fonctionner comme personne de contact pour les syndicats et si nécessaire traduire, clarifier et défendre le point de vue de la hiérarchie

afin de

apporter sa contribution pour donner une image correcte des centres et offrir son soutien aux centres lors de l'exécution de leur mission et veiller à ce que la politique envisagée soit appliquée partout de la même manière

 

Exemples de tâches

• être à l'écoute et participer activement aux réunions (de concertation) avec les services internes et externes et savoir en donner du feed-back

• entretenir des contacts avec des tiers (organisations, institutions, autres services publics, etc.), ainsi que fournir et échanger des informations

• préparer et suivre les dossiers pour concertation, tant au niveau de la coordination qu'au niveau local, se charger du secrétariat TOC 220 (Comités de Concertation technique) et BOC 225 (Comité de concertation de base)

• préparer (collecter ou rédiger et traduire les textes nécessaires) et accompagner les visites de tiers (délégations, organisations, institutions, etc.) dans les centres

• formuler des réponses et des avis à la demande de la hiérarchie, du Cabinet et du Ministre et préparer des réponses aux questions parlementaires

 

En tant que

rapporteur

donner du feed-back à la hiérarchie, en tant qu'expert, sur le fonctionnement des centres

afin de

répertorier les activités des centres pour soutenir les décisions de politique

 

Exemples de tâches

• signaler en permanence à la hiérarchie (oralement ou par écrit), selon le cas, les problèmes spécifiques relatifs aux centres (tels que les incidents dans le sens le plus large, les mesures d'ordre et de sécurité vis-à-vis des résidents, les obstacles lors du traitement ou suivi de certains dossiers individuels ou catégories prioritaires, etc.)

• faire des propositions, donner des avis et du feed-back à la hiérarchie au moyen de commentaires oraux, de notes, de tableaux, etc., et effectuer des analyses sur le fonctionnement des centres dans le but de soutenir les décisions de politique

• rédiger des rapports de mission pour les centres et des rapports de réunions internes et externes, dans le but d'utiliser cette information pour un fonctionnement plus efficient des centres et/ou une coopération plus efficace avec les bureaux d'exécution

• assurer le suivi, contrôler, rédiger, traiter et éventuellement ajuster les statistiques journalières, mensuelles et annuelles des centres

 

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
centres	oralement et par écrit	toutes formes de communication	quotidien
hierarchie	missions et directives	toutes formes de communication	quotidien
serv généraux et d'exécution	questions, info et avis	toutes formes de communication	ad hoc
ONG	information sur les centres	oralement et par écrit	ad hoc
autres serv. publ. féd.	décisions, questions et avis	par écrit	ad hoc
services généraux du SPF	questions, infos et avis	toutes formes de communication	ad hoc
syndicats	demandes	toutes formes de communication	ad hoc
sociétés spécialisées	info sur les formations	cahiers de charges	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
centres	avis, info et décisions	ttes formes de communication	quotidien
hierarchie	info et avis	ttes formes de communication	quotidien
serv généraux et d'exécution	questions, info et avis	ttes formes de communication	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions, info et avis	par écrit	ad hoc
ONG	informations sur les centres	oralement et par écrit	ad hoc
autres services du SPF	questions, info et avis	ttes formes de communication	ad hoc
syndicats	propositions, décisions	oralement et par écrit	ad hoc, mensuel
sociétés spécialisées	questions écrites	par écrit	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur en charge des éloignements - centres fermés - services d'inspection

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la prise d'initiatives lors du développement et de l'élaboration de nouveaux projets

• la gestion et l'organisation du travail, de la planification du travail et de sa répartition

• l'organisation et la participation à des réunions

• collecter, traiter et relater les informations

• répondre à des questions comme en poser

• constituer un réseau pour l'exercice de la fonction

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• donner une solution dans des dossiers complexes dans lesquels la réglementation, les directives, etc., ne donnent pas de réponses convaincantes

• des exceptions dans le fonctionnement quotidien du service

• une demande de formations

• la participation à certaines réunions

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

le budget des centres fermés

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• loi du 15 décembre 1980 et arrêté royal d'exécution du 08 octobre 1981

• arrêté royal du 02 août 2002

• notes de service et instructions de la hiérarchie

• normes internationales

• code de conduite et normes et valeurs du SPF Intérieur

 

Quelles innovations

• formuler des propositions pour établir de nouvelles procédures ou adapter ou corriger des procédures existantes

• préparer des instructions internes, à la suite de la réglementation adaptée et modifiée

• faire des propositions pour adapter la réglementation existante, les directives et les notes de service

• aborder les questions de principe

• prendre des initiatives pour organiser le bureau

 

Sur base de quel cadre de référence

• réunions de concertation avec les directeurs de centre

• réunions de concertation avec la hiérarchie

• projets de modernisation relatifs aux centres fermés

• moments de concertation internes au service

• réunions de concertation avec les autres SPF

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.