Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB118

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Diriger, coordonner et superviser le service des frais de justice ainsi que traiter des dossiers et des matières dans ce domaine

afin de

atteindre les résultats opérationnels de façon efficace, conformément aux objectifs stratégiques du SPF

 

Finalités

En tant que

dirigeant

planifier, organiser et contrôler le travail des membres du service des frais de justice

afin de

permettre un fonctionnement aussi efficace que possible des services

 

Exemples de tâches

• donner des directives claires à chaque membre des équipes

• harmoniser les méthodes de travail et les directives internes des services

• donner des précisions en ce qui concerne les objectifs opérationnels

• répartir les activités et les tâches

• suivre et corriger les résultats en déterminant les normes de qualité et de prestation

 

En tant que

coach

accompagner et stimuler les collaborateurs

afin de

favoriser l'esprit d'équipe, le développement individuel et d'améliorer les prestations par l'augmentation de leur autonomie

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir les compétences présentes et celles à développer

• formuler, en tant que personne de confiance, des solutions à des situations individuelles

• gérer les conflits qui n'ont pu être gérés par les collaborateurs eux-mêmes

• fournir une formation adaptée à chaque collaborateur et lui donner la possibilité de la suivre dans de bonnes conditions

• assurer le parrainage de nouveaux collaborateurs et soutenir les autres dans leur fonctionnement quotidien

 

En tant que

conseiller

assister et conseiller les collaborateurs dans l'application et l'interprétation correcte de la réglementation relative aux frais de justice

afin de

résoudre de manière efficace et rapide les problèmes administratifs et juridiques rencontrés dans les mises en paiement

 

Exemples de tâches

• répondre correctement et rapidement aux questions spécifiques

• étudier les dossiers complexes et formuler les solutions

• veiller à l'application correcte de la réglementation et des procédures

 

En tant que

ordonnateur

gérer le budget relatif aux frais de justice

afin de

évaluer de la manière la plus correcte possible les besoins en matière de frais de justice

 

Exemples de tâches

• signer des documents périodiques en matière d'engagement

• effectuer les paiements des experts judiciaires et gérer les provisions des greffes

 

En tant que

expert/spécialiste

traiter les dossiers complexes relatifs à la réglementation des frais de justice

afin de

veiller à une réglementation claire et adaptée à la réalité

 

Exemples de tâches

• analyser et interpréter les procédures actuelles, à l'aide de statistiques par exemple

• proposer des adaptations réglementaires

• rédiger des textes légaux et des circulaires

• contrôler les dossiers quant à l'application correcte de la réglementation

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
expert, avocats	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
ordre judiciaire	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
cellule stratégique	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
cellule stratégique	questions orales	contact personnel	ad hoc
collègues	questions orales	contact personnel	quotidien
collègues	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
collègues	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
experts/avocats	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
experts/avocats	conseils oraux	informel	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
cellule stratégique	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	ad hoc
cellule stratégique	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
collègues	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

conseiller-général

 

La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de travail propre et de celle des collaborateurs

• les avis formulés oralement par téléphone concernant les frais de justice

• la correction des erreurs des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• décisions en cas de litiges

• changement des processus de travail

• adaptation de la réglementation

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

78.418.000 euro en frais de justice

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. environ 61000 dossiers par an pour les frais de justice non urgents (dossiers émanant d'experts)

2. environ 452000 dossiers par an pour les frais de justice urgents (frais déjà payés par les greffes)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation propre aux frais de justice

 

Quelles innovations

• élaboration de projets de lois et arrêtés (après concertation avec des magistrats et autres experts)

• implémentation du projet de modernisation ('BPR') reprenant un autre modèle de gestion des frais de justice

• invention de méchanismes pour une meilleure maîtrise des frais de justice, en explosion ces dernières années (+ 60% en 5 ans)

• avancer et gérer des normes de qualité pour certaines catégories de frais de justice (ex. : traducteurs...)

 

Sur base de quel cadre de référence

• réglementation existante

• directives de la ligne hiérarchique et de la cellule stratégique

• expérience des collègues

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.