Identification de la fonction

Code de la fonction : DJU008

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 09. Normes juridiques et Litiges (JU)

Raison d'être de la fonction

Assurer la gestion et la coordination du service Traités

afin de

contribuer à la réalisation optimale des objectifs du service, à savoir (entre autres), pour l'ensemble des procédures, satisfaire aux exigences formelles que nécessitent la conclusion de traités par la Belgique, veiller que la Belgique respecte ses obligations en tant que dépositaire d'environ nonante de traités, ainsi que tenir à jour l'inventaire des traités conclus par la Belgique, comme les procédures en cours, afin de pouvoir fournir de l'information aux services et au public sur le point de la situation des relations de la Belgique en matière de législation des traités (les missions sont accomplies dans le respect de la législation existante et ce, par l'usage optimal des moyens humains et matériels disponibles, pour assurer le fonctionnement convenable du service et son interaction avec les autres acteurs internes et externes)

 

Finalités

En tant que

dirigeant

planifier et coordonner les activités du service

afin de

parvenir à la réalisation des normes et des objectifs du service

 

Exemples de tâches

• organiser et suivre les tâches, de même que déterminer les priorités

• informer et fournir des instructions concrètes, des missions ou des responsabilités aux collaborateurs

• améliorer et suivre les résultats

• formuler la stratégie du service et sa mise en application

• traduire la stratégie au niveau opérationnel

 

En tant que

coach

conseiller et accompagner les collaborateurs

afin de

contribuer à leur formation

 

Exemples de tâches

• accompagner les nouveaux venus et leur expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et donner du 'feed-back' constructif sur leur fonctionnement

• formuler des propositions pour la formation continue des collaborateurs

• veiller à ce qu'un esprit d'équipe se développe au sein du service

 

En tant que

expert/spécialiste

répondre, par écrit et oralement, aux questions des services du SPF, des autres SPF, de nos ambassades, d'ambassades des autres Etats, de tiers, pour ce qui concerne le droit des traités au sens large, ainsi que les procédures parlementaires d'assentiment et de ratification

afin de

aider les demandeurs dans leurs propres activités

 

Exemples de tâches

• accuser réception des questions

• effectuer les recherches nécessaires

• formuler la réponse oralement ou par écrit

 

En tant que

coordinateur

suivre les obligations en tant que dépositaire des traités et assurer la réalisation des actes nécessaires et organisationnels que cela implique

afin de

garantir qu'à chaque étape, les dossiers soient complets et les documents ou les données nécessaires disponibles

 

Exemples de tâches

• remplir une multitude de tâches avec l'aide des collaborateurs en ce qui concerne les obligations en tant que dépositaire des traités (réception des instruments des autres Etats, des résiliations et de chaque autre communication des Etats cocontractants, notification aux autres partis, rédaction des procès-verbaux, publication au Moniteur belge), ainsi que traiter personnellement les problèmes les plus compliqués relatifs aux obligations de dépositaire

• entretenir des contacts ou prendre contact avec différents intervenants quant à l'obligation de dépositaire (ambassades d'autres Etats, services du SPF, organisations internationales, ambassades belges)

• assister les collaborateurs dans les tâches qui les concernent

 

En tant que

expert/spécialiste

suivre les procédures formelles en matière de conclusion des traités par la Belgique et assurer la réalisation des actes nécessaires et organisationnels que cela implique

afin de

garantir que les dossiers soient complets et les documents nécessaires disponibles, dans chaque phase des procédures d'assentiment et de ratification

 

Exemples de tâches

• accomplir une multitude de tâches concernant les procédures de signature des traités, d'assentiment et de ratification, avec l'aide des collaborateurs selon leur disponibilité et leurs compétences (rédaction de la délégation de signature, préparation de la procédure d'assentiment fédérale, composition du dossier pour le Conseil des Ministres, le Conseil d'Etat et le Sénat, préparation de la ratification, publication au Moniteur belge, enregistrement à l'ONU, etc.)

• traiter soi-même les problèmes plus compliqués concernant les procédures d'assentiment et de ratification

• entretenir des contacts ou prendre contact avec différents intervenants en ce qui concerne la signature de traités, les procédures d'assentiment et de ratification, (ambassades d'autres Etats, services du SPF, autres SPF, Régions et Communautés, cabinet du ministre, secrétariat du Conseil des Ministres, etc.), assister au Groupe de travail pour les Traités mixtes et à chaque autre réunion qui traite de la matière, de même qu'assister aux cérémonies de signature des Traités

• prêter assistance aux collaborateurs dans les tâches qui leur sont confiées

 

En tant que

fournisseur d'information

fournir des renseignements aux services du SPF, aux autres SPF, aux Communautés et Régions, aux citoyens, aux avocats, au pouvoir judiciaire, aux entreprises et aux ambassades des autres Etats en ce qui concerne l'état des lieux des procédures d'assentiment et de ratification en cours et en ce qui concerne les traités qui s'appliquent à notre pays

afin de

les aider dans leurs activités

 

Exemples de tâches

• accuser réception des questions

• effectuer les recherches nécessaires

• formuler la réponse par écrit ou oralement

 

En tant que

gestionnaire de données

assurer l'inventaire des traités et de l'état d'avancement des procédures en cours

afin de

pouvoir éclairer les services et les tiers, ainsi que les aider dans leurs activités

 

Exemples de tâches

• mettre à jour les données de la banque de données et l'inventaire des traités que la Belgique a conclus, ainsi que les procédures de ratification et d'assentiment en cours, avec l'aide des collaborateurs

• assister les collaborateurs dans les tâches qui leur sont confiées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
services du SPF	accords préalables	notes, notes verbales, dépêches, ..;	hebdomadaire
nos ambassades	info liées à la procédure	par lettre, e-mail ...	quotidien
ambassades d'autres pays	info liées à la procédure/sujet	par lettre, e-mail ...	quotidien
Sénat	épreuve	par lettre, e-mail ...	quotidien
Moniteur belge	épreuve	par lettre, e-mail ...	quotidien
Supérieurs hiérarchiques	info à chercher, demande de soutien	par lettre, e-mail ...	quotidien
Externe + services SPF	demandes de renseignements	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
services du SPF	données traitées liées à la procédure	notes, notes verbales, dépêches	quotidien
nos ambassades	données traitées liées à la procédure	par lettre, e-mail ...	quotidien
ambassades d'autres pays	données traitées liées à la procédure	par lettre, e-mail ...	quotidien
Sénat	relecture d'épreuves	par lettre, e-mail ...	quotidien
Moniteur belge	relecture d'épreuves	par lettre, e-mail ...	quotidien
Supérieurs hiérarchiques	info liées la procédure des données traitées	par lettre, e-mail ...	quotidien
Externe + services SPF	info liées la procédure des données traitées	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président (N)

le directeur général de la direction Affaires juridiques (N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• utilisation de son temps

• organisation du travail

• réponses orales ou écrites (informations) en ce qui concerne l'état des dossiers

• suivi et exécution des tâches quotidiennes du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les congés, les prestations réduites

• l'envoi de certains documents

• les actions ayant des implications financières

• le lancement d'actions qui dépassent la gestion quotidienne du service et qui peuvent avoir une incidence politique

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

0

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la Constitution belge

• la loi spéciale de réforme des institutions

• les accords de coopération

• le Traité de Vienne (en matière de droit des traités)

 

Quelles innovations

• l'amélioration des règles de procédure interne visant à faciliter le déroulement fluide de la procédure

• l'alimentation de la banque de données et la mise à disposition des données sur le site web

• la coopération visant à combler le retard dans les procédures d'assentiment et de ratification des traités

• l'amélioration du fonctionnement de l'équipe

 

Sur base de quel cadre de référence

• les modifications de la réglementation de l'ONU

• les modifications du droit international des traités

• la révision de la Constitution belge et des modifications des accords de coopération (nouvelles procédures, entre autres)

• les formations (Institut de Formation de l'Administration fédérale)

 

Profil de compétences génériques

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