Identification de la fonction

Code de la fonction : DTI009

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 16. Technique et Infrastructure (TI)

Raison d'être de la fonction

Assumer la responsabilité de la gestion intégrée de l'infrastructure - tâches de gestion attribuées - et de la collaboration et de la coordination de toutes les activités qui lui sont attribuées, avec d'autres bureaux et services internes et externes à la Sous-section

afin de

garantir à la fois une infrastructure fonctionnelle et moderne, et la sécurité physique du personnel employé dans cette infrastructure, et gérer les moyens disponibles de manière efficace.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire

assurer la gestion intégrée et l'entretien de l'infrastructure qui relève de sa responsabilité

afin de

mettre cette infrastructure à disposition de manière optimale et fonctionnelle avec les garanties nécessaires pour la sécurité physique

 

Exemples de tâches

• exécuter des tâches de gestion bien définies relatives à l'infrastructure et au matériel faisant partie de l'infrastructure relevant de sa responsabilité (par exemple, voies ferrées, clôtures, runways (pistes de décollage), taxis (voies de circulation), réseaux d'égouts, parcs à conteneurs, infrastructure OTAN, infrastructure US, monuments commémoratifs, troupes en campement, stands de tir, infrastructure sportive, etc.)

• gérer, le cas échéant, des contrats pluriannuels et ouverts (par exemple, en matière d'entretien

• effectuer des tâches de gestion bien définies relatives à l'infrastructure qui relève de sa responsabilité dans le cadre d'un contrat de concession, dans le cadre d'accords bilatéraux ministériels (par exemple, Fedasil (Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile), etc.)

• effectuer, le cas échéant, des tâches de gestion bien définies relatives à l'infrastructure OTAN, CEPS (Réseau Centre Europe des Pipelines) ou nationale, en raison de servitudes existantes, et ce, après conclusion d'accords spéciaux (par exemple, déplacement d'un pipeline de l'OTAN, etc.)

• attribuer le MP-I/numéro de cahier des charges aux cahiers des charges sur la base des informations du bureau S & P (Support et Production)

 

En tant que

expert/spécialiste

se charger de la planification de l'infrastructure qui relève de sa responsabilité

afin de

améliorer l'infrastructure et la maintenir en état

 

Exemples de tâches

• être responsable de la planification, notamment l'évaluation des besoins en infrastructure et la CIL (Construction Information Listing : liste des travaux d'infrastructure à exécuter relevant de son domaine de responsabilité)

• être responsable de l'actualisation des plans de gestion et des 'inputs' (entrées) qui en découlent dans le plan quinquennal (établi chaque année) et la proposition de programme x+1 dans son domaine fonctionnel

• introduire ses postes de programme dans le LBCA (programme de suivi des budgets) et superviser le processus d'étude de ces postes (technique, délais, budget, etc.)

• rédiger les DA (demandes d'achat) en collaboration avec le responsable CRI (Centre Régional d'Infrastructure) et les spécifications techniques minimales requises dans les cahiers des charges

• déterminer le contenu fonctionnel, technique, architectural et budgétaire des besoins (le volet technique) lors de la rédaction du cahier des charges ou à la suite de modifications (en ce compris la contribution ('input') technique pour intégration dans la partie administrative)

 

En tant que

dirigeant

diriger et organiser le service en assurant une gestion et un contrôle efficaces du temps, des activités et des moyens

afin de

coordonner et exécuter les travaux et missions du service de manière optimale

 

Exemples de tâches

• coordonner, avec les adjoints ou les collègues, la planification de la charge de travail

• établir une répartition du travail entre les membres du service, déterminer les tâches à effectuer et déterminer les priorités journalières et hebdomadaires

• traiter toutes sortes de demandes émanant des collaborateurs (missions, formations, activités, sport, etc.) et accorder éventuellement les autorisations requises

• vérifier si les missions ont été exécutées de manière correcte

• assurer la coordination externe avec les autres services

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

conclure et exécuter les accords pour l'acquisition de travaux, de fournitures et de services, nécessaires à l'infrastructure qui lui est assignée, en étroite collaboration avec les sous-sections de la Section MP-I (Marchés publics - Infrastructure) de la division Marchés publics

afin de

les finaliser de manière efficace et efficiente

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi de tous les aspects de ce processus dans ILIAS BP (P12-P9) (application informatique pour la gestion des ressources matérielles et de l'infrastructure)

• superviser et contrôler le bon déroulement technique des travaux (suivi des modifications et de la conformité aux accords contractuels)

• contrôler le bon déroulement budgétaire des travaux, des fournitures et des services (suivi de l'octroi de visas)

• contrôler le bon déroulement financier des travaux, des fournitures et des services (suivi de l'octroi des ordonnancements)

• veiller à la conclusion et à l'exécution des accords

 

En tant que

expert/spécialiste

conseiller les chefs de service concernant l'infrastructure qui relève de sa responsabilité

afin de

les soutenir dans leurs décisions

 

Exemples de tâches

• conseiller les chefs de service dans leur prise de décisions dans le domaine de l'infrastructure qui relève de sa responsabilité et dont il assure la gestion

• transmettre les rapports selon un calendrier établi

• tenir ses supérieurs régulièrement informés de toutes sortes de modifications

• informer ses supérieurs des risques et difficultés possibles dans certains domaines et les conseiller lors de la prise de décisions qui dépassent sa responsabilité comme lors de l'établissement de choix entre diverses options (déterminer des priorités dans les limites du budget, etc.)

 

En tant que

gestionnaire

gérer un certain nombre de catalogues budgétaires qui lui ont été confiés dans le cadre de contrats pluriannnuels et ouverts

afin de

veiller à assurer un bon suivi financier

 

Exemples de tâches

• gérer les catalogues qui lui ont été confiés (par exemple, entretien des bâtiments, des routes, maintien en état des sites classés, dragages, etc.)

• inventorier les montants dépensés et les encoder dans la base de données

• assurer le suivi des crédits utilisés, notamment l'exploitation du suivi budgétaire des dépenses concernant l'infrastructure relevant de sa responsabilité, l'étude de la structure des coûts et dépenses, et l'étude et la proposition de possibilités pour diminuer les dépenses

• assurer le suivi du paiement des factures aux entreprises privées et veiller à ce que les factures soient rentrées à temps afin de pouvoir effectuer les paiements nécessaires

• adapter éventuellement son plan de gestion, dans le cadre d'adaptations budgétaires

 

En tant que

coach

diriger et conseiller le personnel

afin de

disposer de personnel plus disponible et plus motivé, et atteindre de bons résultats

 

Exemples de tâches

• conseiller les évaluateurs sur les évaluations du personnel

• encadrer le personnel de manière ponctuelle (prodiguer des conseils concernant des problèmes techniques, etc.) afin d'obtenir de meilleurs résultats

• définir les besoins de formation individuels dans un domaine technique et prévoir les moyens pour répondre à ces besoins

• prodiguer des conseils techniques au personnel dans le cadre de dossiers concrets et accompagner le personnel dans sa recherche de méthodes de travail efficaces afin d'améliorer la qualité de traitement des dossiers

• assurer le suivi et contrôler les travaux des collaborateurs

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef de la sous-section MR-Infra (Material Resources Infrastructure) (qui est lui -même dirigé par le responsable de MR-Infra)

 

La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.