Adviseur logistiek - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DLO063
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)
Doel van de functie
De algemene leiding en coördinatie verzekeren van de facilitaire diensten van de FOD Economie (aankoopdienst, beheer van het patrimonium, onderhoud en veiligheid van de gebouwen, operationele logistiek, wagenpark, enz.)
teneinde
in belangrijke mate bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de FOD Economie via een maximale ondersteuning van het primaire proces, rekening houdend met een realistische kostenbeheersing.
Resultaatgebieden
Alsoperationeel verantwoordelijketoezien op het leiden en op de organisatie van de verschillende aspecten van het "facility management" via een efficiënt beheer van de tijd, de kosten, de activiteiten en de menselijke en financiële middelen
teneinde
de activiteiten en opdrachten die inherent zijn aan de afdeling Facility Management optimaal te harmoniseren en uit te voeren
Voorbeelden van taken
- in belangrijke mate actief meewerken met de directeur-generaal aan de uitwerking van managementplannen (jaarlijkse of meerjarenplannen) zowel op het vlak van de te bereiken doelstellingen als op dat van de in acht te nemen budgetten
- in naam van de FOD de infrastructuurprojecten bij de bevoegde besturen (inzonderheid bij de Regie der Gebouwen) onderhandelen en verdedigen
- de verschillende activiteiten en interventies, zowel de interne als de externe, plannen, coördineren en superviseren
Alsverantwoordelijke voor een ondersteunende dienstde andere departementen steunen door op facilitair vlak zowel gestandaardiseerde diensten als specifiek maatwerk aan te bieden
teneinde
hen toe te laten om optimaal te functioneren en zich te kunnen concentreren op hun respectieve kerntaken
Voorbeelden van taken
- zorgen voor operationele processen die het mogelijk maken om informatie in te winnen en efficiënt in te spelen op de behoeften (door aan te geven wie wat doet en hoe, enz.) via de verschillende diensten die de entiteit vormen
- erop toezien dat het beheer vooruitziend is (voorbeeld: om permanent over voorraden te beschikken, een optimale bezetting van de gebouwen te bereiken)
- de administratie betreffende de onderhoudscontracten superviseren
- een globaal contractbeheer organiseren
- als verantwoordelijke voor een ondersteunende dienst de veiligheid en het welzijn van de personeelsleden van de FOD garanderen d.m.v. een proactief, adequaat en efficiënt facility management
Alshiërarchisch verantwoordelijkeleiding geven aan het geheel van de diensten en personen die de entiteit vormen, nl. de aankoopdienst, het patrimoniumbeheer, het onderhoud en de veiligheid van de gebouwen, de operationele logistiek (postbedeling, onthaal, telefonie, enz.), het wagenpark
teneinde
te zorgen voor een optimaal niveau van competenties en prestaties
Voorbeelden van taken
- de rol, de taken en de doelstellingen van de verschillende aspecten van het facility management bepalen en coördineren
- de operationele en technische problemen van de verschillende leden van de entiteit verzamelen en oplossen
- door coaching of opleiding zorgen voor een optimaal niveau van de competenties van de leden van de entiteit
- de kwaliteit van de geleverde diensten en de tevredenheid van de gebruikers controleren
Alsbeheerderhet operationele actieplan, alsmede het werkingsbudget ervoor opstellen en coördineren
teneinde
een optimale benutting van de beschikbare middelen te bekomen
Voorbeelden van taken
- de budgettaire mogelijkheden van de verschillende te verrichten werkzaamheden of opdrachten nagaan (totaal in aanmerking komend budget, 33,5 miljoen euro)
- een actieplan uitwerken betreffende de verschillende te verrichten werkzaamheden en de etappes die daarvoor nodig zijn
- het werkingsbudget opstellen dat nodig is voor de verschillende te verrichten uitgaven en het verdedigen
- toezicht houden op de naleving van de toegekende budgetten
Alssupervisorde goede afwikkeling van de verschillende administratieve processen controleren
teneinde
ervoor te zorgen dat de activiteiten afgewikkeld worden met inachtneming van de wetgeving, de reglementering, enz.
Voorbeelden van taken
- de procedures superviseren (zoals die welke betrekking hebben op de overheidsopdrachten)
- de goede uitvoering van de bestellingen en facturen superviseren, enz.
- een kwaliteitscontrole van de geleverde dienstverlening organiseren en permanent verbeteringen voorstellen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
als dossier
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
als dossier
|
ad hoc
|
management
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge vragen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
management
|
beslissingen
|
als dossier
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
als dossier
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
functie met mandaat (N - 1)
De functie geeft leiding aan een groep van : 201-500 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de interne organisatie van de Facilitaire diensten en van het werk
- de methode, de procedure gekozen binnen de processen en de projecten, met inachtneming van de wetgeving, de reglementen, de overeenkomsten, de budgetten…
- de organisatie van de diensten die onder zijn verantwoordelijkheid zijn geplaatst
De functie moet autorisatie vragen voor
- elke beslissing of handeling die een impact heeft op andere diensten
- alles wat afwijkt van de gewone richtlijnen en competenties
Impact
Totaal werkbudget entiteit
33.562.000 euro (excl. personeel)
Eigen werkbudget
14.575.000 euro (excl. personeelskost)
Andere kwantitatieve gegevens
1. beheer van 24 gebouwen
2. ondersteuning primair proces voor 2700 personeelsleden
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- het managementplan van de voorzitter en van de stafdirecteur B&B
- de van kracht zijnde wetgeving en reglementering (voorbeeld: overheidsopdracht - ARAB (Algemeen Reglement voor de arbeidsbescherming, enz.)
- aanbevelingen en aanmaningen (Regie der Gebouwen, adviezen inzake veiligheid en preventie, welzijn op het werk, enz.)
Welke vernieuwingen
- de verbetering van de werkprocedures van de dienst
- het gebruik van technologieën, producten (globaal gezien van oplossingen) die creatiever, moderner of rendabeler zijn
- maximale ondersteuning van het primair proces van de FOD
Gebaseerd op welk referentiekader
- gespecialiseerde literatuur
- het technisch, reglementair en begrotingskader
|