Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA034

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Exercer la fonction de greffier auprès des chambres de conciliation francophone et néerlandophone

afin de

apprécier la recevabilité des plaintes et constituer des dossiers relatifs à ces dernières pour expertise

 

Mettre sur pied et organiser le greffe de la Commission de conciliation-construction

afin de

recruter et former des experts de par l'organisation de séances de formation

 

Diffuser et promouvoir l'action de la Commission de conciliation-construction

afin de

informer tous les publics de la structure et de l'action de la Commission et ce, sous une forme scientifique ou vulgarisée

 

Finalités

En tant que

organisateur

assurer l'organisation des chambres de conciliation dans le cadre du traitement des dossiers de plaintes

afin de

désigner un expert (architecte, entrepreneur, ingénieur) parmi les 320 experts reconnus par la Commission

 

Exemples de tâches

• déterminer la recevabilité de la plainte (plaintes techniques concernant la construction dans lesquelles intervient au moins un particulier)

• fixer une date d'audience et y convoquer les parties

• préparer la feuille d'audience et la liste d'experts potentiels

• désigner l'expert en fonction de sa spécialité

• envoyer la décision aux parties

 

En tant que

greffier

assister à l'expertise sur le terrain (5 à 6 par mois)

afin de

s'assurer du caractère contradictoire de la procédure et des délais prévus

 

Exemples de tâches

• inviter les parties et l'expert à respecter les délais stricts prévus par le règlement

• communiquer aux parties toute nouvelle pièce à joindre au dossier

• organiser l'intervention de la chambre compétente à tout moment de l'expertise

• recevoir les procès-verbaux de conciliation et le rapport définitif, et en faire rapport aux membres du Conseil d'administration

 

afin de

afin de

tâches possibles

 

Exemples de tâches

• signer des factures pour accord de paiement

• constituer une bibliothèque spécialisée et mise à jour

 

afin de

afin de

tâches possibles

 

Exemples de tâches

• répondre à la correspondance

• répondre aux courriers électroniques

 

afin de

afin de

tâches possibles

 

Exemples de tâches

• lancer des appels d'offres aux sociétés spécialisées dans l'organisation de tels événements

• assurer la coordination du projet avec la firme choisie, en collaboration avec les membres du Conseil d'administration

• assurer la médiation entre la firme, l'administration centrale et les membres du Conseil d'administration, de même que leur communiquer tout changement de décision relatif aux financements ou autres

 

afin de

afin de

tâches possibles

 

Exemples de tâches

• se charger de la collaboration avec la firme choisie, prendre des décisions de dernière minute (ex. : organisation pratique, matériels, changement de salle pour la conférence de presse) et veiller à la mise en oeuvre des décisions prises

• organiser la conférence de presse, se charger des fardes de presse, des contacts avec les journalistes, etc.

• répondre à toutes les questions du public grâce aux contacts directs et informels

• rédiger et diffuser un publi-reportage dans les médias spécialisés et la presse

 

En tant que

gestionnaire de données

recueillir des informations chiffrées (telles que le nombre de dossiers, le nombre de contacts, la profession des experts, le pourcentage de réussite des conciliations)

afin de

évaluer le travail de la Commission

 

Exemples de tâches

• effectuer une évaluation chiffrée des dossiers

• se charger des extrapolations et des statistiques

• rédiger un rapport annuel

• communiquer le rapport aux membres du Conseil d'administration et le leur faire approuver

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

constituer la liste des experts à laquelle la Commission a recours

afin de

proposer des experts spécialisés lors des procédures de conciliation

 

Exemples de tâches

• examiner des candidatures d'experts (vérifier le respect des critères, ex. : être ingénieur, architecte ou entrepreneur, avoir 10 ans d'expérience, etc.)

• organiser la formation des experts, donnée par les membres de la Commission concernant la procédure de conciliation

• constituer la liste des experts (environ 320)

• évaluer l'expert et le travail accompli (respect des coûts et des délais, résultats de conciliation)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens, tiers, organisations/entreprises, juristes/avocats	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, rapports d'études	par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	quotidien
particuliers/citoyens, tiers, organisations/entreprises, juristes/avocats, expert désigné	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, rapports d'études	par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier, rapport définitif ou procès-verbal de concilation	hebdomadaire
autres services pub. féd., autres niveaux de pouvoir, organisations/entreprises	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...)	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	hebdomadaire
particulieren/burgers, tiers, autres services pub. féd, organisations/entreprises, juristes/avocats	questions écrites/orales, rapports d'études	par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
tiers, autres niveaux de pouvoir, organisations/entreprises	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...)	par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	ad hoc
particuliers/citoyens, organisations/entreprises, presse	questions écrites et orales	contact direct et de vive voix	ad hoc
organisations/entreprises, statistiques de la commission	rapports d'études		ad hoc
collègues	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...)	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens, organisations/entreprises, expert désigné	questions écrites/orales, conseils écrits	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier, documents de base et dossiers	quotidien
particuliers/citoyens, organisations/entreprises, expert désigné	questions écrites/orales, conseils écrits	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, pièces complémentaires	quotidien
autres niveaux de pouvoir, organisations/entreprises	questions écrites et orales	purement informel, par lettre, e-mail	hebdomadaire
particuliers/citoyens, autres services pub. féd., autres niveaux de pouvoir, organisations/entreprises, collègues, juristes/avocats , presse	conseils écrits et oraux, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	quotidien
tiers, autres niveaux de pouvoir, organisations/entreprises	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...)	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	mensuel
particuliers/citoyens, tiers, organisations/entreprises, presse	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...)	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	ad hoc
particuliers/citoyens, tiers, autres services pub. féd., autres niveaux de pouvoir, organisations/entreprises, cellule stratégique, syndicats, collègues	rapports d'études	sous forme d'un dossier	ad hoc
collègues	questions écrites/orales, conseils écrits/oraux, législations existante (loi, AR, AM, ...), rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

président du Conseil d'administration

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation quotidienne ou hebdomadaire du travail propre

• la détermination des étapes concrètes des dossiers

• la détermination de l'intervention de la Commission dans un dossier

• la détermination de l'ordre de priorité des dossiers

• l'organisation des activités complémentaires

• la signature des factures pour autorisation de paiement

• la collaboration avec le chef du service Budget et Finances

• la défense des dossiers relatifs à l'allocation de budget

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décision formelles en cas de litige lors du déroulement de l'expertise

• la modification des procédures et des documents de base

• la modification du plan de personnel

• les commandes ou achats portant sur un budget important

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

fixé annuellement par l'administration centrale

 

Autres données quantitatives

1. 100 dossiers par an environ

2. 70% de conciliations et 80% des dossiers clôturés dans les 6 mois

3. 320 experts

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• pas d'application

 

Quelles innovations

• pas d'application

 

Sur base de quel cadre de référence

• pas d'application

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.