Identificatie van de functie

Functiecode : DSA034

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het uitoefenen van de functie van griffier bij de Nederlandstalige en Franstalige kamers voor bemiddeling

teneinde

de ontvankelijkheid van de klachten te beoordelen en er dossiers van samen te stellen voor expertise

 

het installeren en organiseren van de griffie van de verzoeningscommissie-bouw

teneinde

deskundigen aan te werven en te vormen door de organisatie van opleidingen

 

Het verspreiden en bevorderen van de werking van de verzoeningscommissie-bouw

teneinde

elk publiek te informeren over de structuur en de werking van de commissie en dit in wetenschappelijke of gevulgariseerde vorm

 

Resultaatgebieden

Als

organisator

organiseren van de kamers voor bemiddeling in het kader van de behandeling van de klachtendossiers

teneinde

een deskundige aan te wijzen (architect, ondernemer, ingenieur) onder de 320 door de commissie erkende experts

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van de ontvankelijkheid van de klacht (technische klachten betreffende de bouw waarin tenminste een particulier tussenkomt)

• het vastleggen van een datum voor de zitting en het oproepen van de partijen hiervoor

• het voorbereiden van het zittingsblad en de lijst van mogelijke experts

• het aanwijzen van de expert in functie van zijn/haar specialiteit

• het sturen van de beslissing naar de partijen

 

Als

griffier

assisteren bij de expertise op het terrein (5 tot 6 keer per maand)

teneinde

zich te verzekeren van tegenstrijdigheden in de procedure en de voorziene termijnen

 

Voorbeelden van taken

• verzoeken aan de partijen en de deskundige de strikte termijnen die door het reglement voorzien zijn te respecteren

• het meedelen aan de partijen van elk nieuw stuk dat bij het dossiers gevoegd moet worden

• het organiseren van de tussenkomst van de bevoegde kamer op elk moment van de expertise

• het ontvangen van de processen-verbaal van bemiddeling en het definitieve rapport, en er een rapport van maken voor de leden van de bestuursraad

 

Als

coördinator

beheren van de logistieke en de materiële werking van het secretariaat

teneinde

de praktische organisatie ervan te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het bestellen van materiaal bij de ordonnateur van het centraal bestuur

• het ondertekenen van facturen voor akkoord van betaling

• het samenstellen van een gespecialiseerde en bijgewerkte bibliotheek

 

Als

contactpersoon

verzekeren van de permanentie tijdens de week

teneinde

de werking en het belang van de commissie te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op de informatievragen over de commissie per telefoon

• het beantwoorden van de post

• antwoorden op e-mails

 

Als

organisator van evenementen

voorbereiden van evenementen gespecialiseerd in bouw (5 bouwbeurzen per jaar: Bisbeurs, Habitat, Batibouw, Bouw & Reno en Bois & Habitat)

teneinde

de werking van de commissie op deze evenementen promoten

 

Voorbeelden van taken

• het opnemen van contact met de budgetverantwoordelijke en de inspecteur van Financiën voor de bepaling en de toewijzing van een budget

• het aanvragen van offertes aan bedrijven die gespecialiseerd zijn in de organisatie van zulke evenementen

• het coördineren van het project met de gekozen firma in samenwerking met de leden van de bestuursraad

• bemiddelen tussen de firma, het centrale bestuur en de leden van de bestuursraad en hen elke verandering van beslissingen met betrekking tot financiën of andere zaken meedelen

 

Als

promotieverantwoordelijke

deelnemen aan evenementen (zoals Batibouw, Bisbeurs of Habitat)

teneinde

de werking van de commissie te promoten

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de aanwezigheid van de commissie tijdens het evenement (gedurende heel het evenement, avonden en weekend inbegrepen)

• belast zijn met de samenwerking met de gekozen firma en besluitname op het laatse moment (bv. praktische organisatie, materiaal, verandering van zaal voor de persconferentie) en zorgen voor het toepassen van de genomen beslissingen

• het organiseren van de perconferentie, de persmap, de contacten met de journalisten

• antwoorden op alle vragen van het publiek danzij directe en informele contacten

• het opstellen en verspreiden van een publireportage in de gespecialiseerde media en de pers

 

Als

dossierbeheerder

verzamelen van de cijfergegevens (zoals het aantal dossiers, het aantal contacten, de verklaring van experten, het slaagpercentage van de bemiddelingen)

teneinde

het werk van de commissie te evalueren

 

Voorbeelden van taken

• het beoordelen van de cijfers van de dossiers

• extrapolatie en statistieken

• het opmaken van een jaarraport

• het communiceren en goedkeuren van het rapport door de leden van de bestuursraad

 

Als

dossierbeheerder

samenstellen van de lijst van experten die de commissie gebruikt

teneinde

vakdeskundigen voor te stellen tijdens de verzoeningsprocedures

 

Voorbeelden van taken

• het onderzoeken van de kandidaturen van deskundigen: het nakijken van de inachtneming van de criteria (ingenieur, architect of ondernemer zijn, 10 jaar ervaring hebben, ...)

• het organiseren van de opleiding voor de deskundigen die gegeven wordt door de leden van de commissie betreffende de verzoeningsprocedure

• het samenstellen van de lijst met deskundigen (ongeveer 320)

• het evalueren van de deskundige en van zijn/haar geleverde werk: de naleving van de kosten en de termijnen, bereikt hij/zij dikwijls een resultaat via bemiddeling?

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers, derden, organisaties/ondernemingen, juristen/advocaten	schriftelijk/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studierapporten	per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks
particulieren/burgers, derden, organisaties/ondernemingen, juristen/advocaten, aangewezen deskundige	schriftelijk/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studierapporten	per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, definitief verslag of PV van de bemiddeling	wekelijks
andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	wekelijks
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, organisaties/ondernemingen, juristen/advocaten	schriftelijke/mondelinge vragen, studierapporten	per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
derden, andere overheden, organisaties/ondernemingen	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...)	per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
particulieren/burgers, organisaties/ondernemingen, pers	schriftelijke en mondelinge vragen	rechtstreeks en mondeling contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen, statistieken van de commissie	studierapporten		ad hoc
collega's	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers, organisaties/ondernemingen, juristen/advocaten, aangewezen deskundige	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, basisdocumenten en dossiers	dagelijks
particulieren/burgers, organisaties/ondernemingen, juristen/advocaten, aangewezen expert	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke adviezen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, bijkomende stukken	dagelijks
andere overheden, organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	wekelijks
particulieren/burgers, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen, collega's, juristen/advocaten, pers	schriftelijke en mondelinge adviezen, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks
derden, andere overheden, organisaties/ondernemingen	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	maandelijks
particulieren/burgers, derden, organisaties/ondernemingen, pers	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen, cel beleidsvoorbereiding, syndicaten, collega's	studierapporten	in de vorm van een dossier	ad hoc
collega's	schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van de bestuursraad

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie op dagelijkse of wekelijkse basis

• de concrete fase van de dossiers

• de tussenkomst van de Commissie in elk dossier

• het bepalen van de prioriteiten van de dossiers

• het organiseren van bijkomende activiteiten

• het ondertekenen van facturen voor machtigingen tot betaling

• de samenwerking met het diensthoofd budget en financiën

• het verdedigen van dossiers voor de toewijzing van een budget

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de formele beslissing in geval van klachten tijdens het verloop van de expertise

• de wijziging van de procedures en van de basisdocumenten

• de wijziging van het personeelsplan

• bestellingen of aankopen die een aanzienlijke budgettaire impact hebben

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

jaarlijks vastgelegd door het centraal bestuur

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. ongeveer 100 dossiers per jaar

2. 70 procent van de bemiddelingen en 80 procent van de dossiers worden afgesloten binnen de 6 maanden

3. 320 deskundigen

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• niet van toepassing

 

Welke vernieuwingen

• niet van toepassing

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• niet van toepassing

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.