Attaché A2 opérations (gestion de dossiers) (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV021
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Traiter les dossiers du service des opérations en ce qui concerne les unités de la Protection Civile et le Fonds Seveso
afin de
assurer le bon fonctionnement des unités et gérer les fonds.
Gérer le personnel
afin de
garantir une bonne répartition des effectifs et des moyens au sein du service des opérations.
Gérer les fonds et transmettre les éléments budgétaires
afin de
percevoir les remboursements, de mettre sur pied les programmes de dépenses et d'assurer le suivi du budget.
Finalités
En tant quedirigeantprendre des initiatives, déterminer et déléguer les objectifs administratifs du service, organiser le service (répartir les moyens et les tâches), planifier les activités et établir les priorités de même que faire participer les collaborateurs aux décisions, installer l'esprit d'équipe
afin de
atteindre les objectifs opérationnels du service des opérations
Exemples de tâches
- appliquer le plan d'action annuel pour le service et atteindre les objectifs opérationnels du service
- donner aux collaborateurs des directives claires et des objectifs précis
- veiller à l'exécution des tâches routinières dont le service est responsable
- répartir les tâches et veiller à leur coordination
En tant quecoachaccompagner et motiver les membres du personnel
afin de
augmenter le sentiment de bien-être des collaborateurs ainsi que le niveau de leurs prestations
Exemples de tâches
- détecter les besoins de formation
- s'occuper de l'accompagnement individuel des collaborateurs afin d'améliorer le niveau de leurs prestations
- donner du feedback aux collaborateurs, répondre à leurs questions
- améliorer le travail des collaborateurs
En tant queconseiller internefournir un avis aux gestionnaires de dossiers juniors en ce qui concerne les dossiers des unités de la Protection Civile et du Fonds Seveso + aux supérieurs hiérarchiques
afin de
faire en sorte que les objectifs soient mieux remplis par l'organisation
Exemples de tâches
- participer à des journées d'étude, des colloques
- accompagner les collaborateurs au niveau technique
- superviser les dossiers des gestionnaires de dossiers juniors, tant sur le fond que sur la forme
En tant quecollaborateur administratiftraiter des dossiers complexes relatifs aux unités de la Protection Civile et au Fonds Seveso
afin de
assurer l'opérationnalité des unités de la Protection Civile et une gestion correcte des fonds
Exemples de tâches
- rédiger des notes, rapports et directives
- transmettre les éléments nécessaires à la confection du budget
- traiter la correspondance pointue
- répondre à des apostilles,...
En tant quecontrôleurcontrôler les remboursements, l'exécution du budget, les paiements
afin de
Exemples de tâches
- superviser les remboursements (recouvrements) et les réclamations
- contrôler l'exécution du budget
- contrôler les factures, les états des frais, les comptes des unités opérationnelles
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le coordinateur des opérations
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la répartition du travail entre les collaborateurs
- coaching et direction de l'équipe
- organisation quotidienne (règlement relatif aux congés, réunions d'encadrement)
La fonction doit demander une autorisation pour
- la communication écrite en dehors du service
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
pas d'application
Budget de travail propre
pas d'application
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- réglementation générale de la Sécurité Civile
- réglementation de la planification d'urgence
- transposition des directives européennes dans la législation belge
Quelles innovations
- utilisation plus efficace des effectifs et des moyens
Sur base de quel cadre de référence
- expérience dans le fonctionnement et les missions de la Protection Civile
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