Identificatie van de functie

Functiecode : DCO042

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het verzekeren van het voorhanden zijn van adequate informatie over de herkomstlanden van de asielzoekers

teneinde

het mogelijk te maken de beslissingen aangaande de asielaanvragen zo pertinent mogelijk te motiveren.

 

Het aansturen van Cedoca, het gemeenschappelijk documentatiecentrum van de 3 asielinstanties

teneinde

op een efficiënte manier de operationele doelstellingen te bereiken.

 

Het beheren van het budget specifiek voor Cedoca en het materiaal dat ter beschikking gesteld wordt

teneinde

Cedoca efficiënt en economisch te laten functioneren.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

organiseren en leiden van Cedoca

teneinde

de operationele doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het samen met de commissarissen en de operationele organisator vertalen van de operationele doelstellingen in een jaarlijks actieplan voor Cedoca

• het verspreiden van dienstnota's onder de medewerkers

• het verschaffen van toelichting bij de operationele doelstellingen

• het samen met de operationele organisator uittekenen en organiseren van Cedoca, het constant verhogen van de efficiëntie

• het jaarlijks actieplannen uitwerken met de medewerkers om de operationele doelstellingen te realiseren

 

Als

leidinggevende

coördineren en aansturen van de werkzaamheden van de medewerkers

teneinde

de operationele doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van duidelijke richtlijnen en objectieven aan elke medewerker

• het verdelen van de activiteiten en verzorgen van de coördinatie

• het inspelen op de competenties van de medewerkers bij de samenstelling van de teams

• het opvolgen en bijsturen van de resultaten

• het beleggen van teamvergaderingen

 

Als

beleidsadviseur

verschaffen van adviezen aan de commissarissen en de operationele organisator inzake de specifieke materie, de organisatiestructuur en -processen

teneinde

deze de mogelijkheid te bieden de operationele doelstellingen te formuleren en te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het deelnemen aan overleg inzake de organisatiestructuur en -processen

• het verschaffen van adviezen aan de commissarissen en de operationele organisator inzake specifieke materie

• het deelnemen aan colloquia, conferenties e.d. om de kennis aan te scherpen en door te geven

 

Als

coach

verschaffen van advies, het instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers en de kennis binnen Cedoca doorgeven

teneinde

hun prestaties, expertise en autonomie op een hoger niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van individuele gesprekken met de medewerkers, het definiëren van de knelpunten, de aanwezige en te ontwikkelen competenties, in samenwerking met de coördinator van de HRM-cel

• het begeleiden van de medewerkers in de ontwikkeling en de kennis over de materie, de methodes en de procedures voorstellen

• het verschaffen van feedback over het functioneren, zowel positief als negatief en oplossingen formuleren voor persoonlijke werkgerelateerde situaties

• de opleidingsbehoeften beoordelen, opleidingen aanvragenen dit in samenwerking met de coördinator van de HRM-cel

 

Als

beheerder van het budget specifiek voor Cedoca

verzekeren van het budgettair en boekhoudkundig beheer van Cedoca

teneinde

tegemoet te komen aan de behoeften in termen van het aankopen van onderzoeksinstrumenten en geschikt materiaal

 

Voorbeelden van taken

• de financiële middelen beheren voor het aankopen van werken

• de boekhouding doen volgens degeldende boekhoudkundige normen

• toezien op het onderhoud en de vernieuwing van de onderzoeksinstrumenten

• het plannen en voorzien van de investeringsplannen op korte en lange termijn

• toezicht houden op de aankopen

 

Als

vertegenwoordiger van Cedoca

de relaties onderhouden met de interne en externe klanten, partners en overlegorganen

teneinde

de visie en de waarden van Cedoca uit te dragen

 

Voorbeelden van taken

• het bereikbaar zijn als contactpersoon van Cedoca

• het uitbouwen van een netwerk van contacten

• het onderhouden van relaties met de partners

 

Als

assistent van het management

samen met de operationele organisator ontwikkelen en onderhouden van systemen van informatie-uitwisseling en prestatiemeting die beantwoorden aan de noden

teneinde

een goede planning, prestatieopvolging en rapportering te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het toezien op het correct bijhouden van de boordtabellen, statistieken en analyses

• het tijdig informeren van de commissarissen en de operationele organisator over de tussentijdse resultaten en knelpunten

• het pro-actief omgaan met de boordtabellen en beheersinstrumenten

• het opvolgen van de werkzaamheden

• het houden van overlegmomenten met medewerkers

 

Als

raadgever

toezien op of het zelf behandelen van de complexe dossiers in toepassing van de reglementering

teneinde

snel en efficiënt een duurzame oplossing te verschaffen voor knelpunten

 

Voorbeelden van taken

• het toezien op of zelf bestuderen van de complexe dossiers

• het toezien op of zelf verzamelen van de input van alle betrokkenen in het dossier

• het toezien op het correct toepassen van de reglementering en procedures

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de commissaris-generaal en de adjunct-commissarissen

 

De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.