Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO042

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Assurer la disponibilité des informations adéquates en ce qui concerne les pays d'origine des demandeurs d'asile

afin de

permettre de motiver le plus pertinemment possible les décisions relatives aux demandes d'asile.

 

Diriger le Cedoca, le centre de documentation communautaire des 3 instances d'asile

afin de

atteindre efficacement les objectifs opérationnels.

 

Gérer le budget propre au Cedoca et le matériel mis à disposition

afin de

faire fonctionner le Cedoca efficacement et économiquement.

 

Finalités

En tant que

chef de service

organiser et diriger le Cedoca

afin de

remplir les objectifs opérationnels

 

Exemples de tâches

• transposer les objectifs opérationnels, de concert avec les commissaires et l'organisateur opérationnel, dans un plan d'action annuel pour le Cedoca

• diffuser les notes de service parmi les collaborateurs

• fournir des explications sur les objectifs opérationnels

• profiler et organiser le Cedoca avec l'organisateur opérationnel, améliorer constamment l'efficacité

• développer le plan d'action annnuel, avec les collaborateurs, afin de remplir les objectifs opérationnels

 

En tant que

dirigeant

coordonner et diriger les travaux des collaborateurs

afin de

remplir les objectifs opérationnels

 

Exemples de tâches

• donner des directives claires et objectives à chaque collaborateur

• répartir les activités et veiller à leur coordination

• tenir compte des compétences des collaborateurs lors de la composition des équipes

• assurer le suivi et l'adaptation des résultats

• organiser des réunions d'équipe

 

En tant que

conseiller stratégique

fournir des avis aux commissaires et à l'organisateur opérationnel relatifs à la matière spécifique ainsi qu'à la structure et aux processus organisationnels

afin de

offrir la possibilité de formuler et de remplir les objectifs organisationnels

 

Exemples de tâches

• participer à la concertation en matière de structure et de processus organisationnels

• fournir des avis aux commissaires et à l'organisateur opérationnel relatifs à la matière spécifique

• participer à des colloques, conférences etc. dans le but d'affiner et de transmettre ses connaissances

 

En tant que

coach

fournir des avis, assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs, de même que trasmettre les connaissances au sein du Cedoca

afin de

améliorer le niveau des prestations des collaborateurs, de même que leur expertise et leur autonomie

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir les points chauds ainsi que les compétences lacunaires et celles à développer, en collaboration avec le collaborateur de la cellule GRH

• accompagner les collaborateurs dans leur développement et présenter les connaissances de la matière, les méthode et processus

• donner un feedback en ce qui concerne le fonctionnement, qu'il soit positif ou négatif et formuler des solutions pour des situations personnelles au travail

• évaluer les besoins de formation, demander des informations et ce, en collaboration avec le coordinateur de la cellule GRH

 

En tant que

gestionnaire du budget propre au Cedoca

assurer la gestion budgétaire et comptable du Cedoca

afin de

rencontrer les besoins en termes d'acquisition d'outils de recherche et de matériels adéquats

 

Exemples de tâches

• gérer les moyens financiers pour l'acquisition d'ouvrages

• tenir la comptabilité selon les normes comptables en vigueur

• veiller à l'entretien et au renouvellement des outils de recherche

• planifier les besoins et prévoir des plans d'investissement à moyen et long termes

• superviser les achats

 

En tant que

représentant de la Cedoca

entretenir les relations avec les clients, partenaires et organes de concertation internes et externes

afin de

transmettre la vision et les valeurs du Cedoca

 

Exemples de tâches

• être accessible en tant que personne de contact du Cedoca

• développer un réseau de contacts

• entretenir les relations avec les partenaires

 

En tant que

assistant du management

développer et entretenir, avec l'organisateur opérationnel, des systèmes d'échange d'informations et de mesure des prestations qui répondent aux besoins

afin de

garantir une planification, un suivi des prestations et des rapports valables

 

Exemples de tâches

• contrôler la bonne tenue des tableaux de bord, statistiques et analyses

• informer à temps les commissaires et l 'organisateur opérationnel des résultats et points chauds intermédiaires

• agir de manière pro-active en ce qui concerne les tableaux de bord et les outils de gestion

• assurer le suivi des travaux

• organiser des moments de concertation avec les collaborateurs

 

En tant que

conseiller

contrôle ou traiter personnellement les dossiers complexes dans l'application de la réglementation

afin de

fournir une solution rapide et efficace pour les points chauds

 

Exemples de tâches

• contrôler ou traiter personnellement les dossiers complexes

• contrôler ou rassembler personnellement l'input de tous les acteurs concernés dans le dossier

• contrôler la bonne application de la réglementation et des procédures

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
autres services publ. féd.	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
autres niveaux de pouvoir	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
cellule stratégique	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	ad hoc
juristes / avocats	conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
autres services publ. féd.	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
autres niveaux de pouvoir	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
cellule stratégique	conseils écrits et oraux, législation existante (loi, AR, AM, ...), matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le commisaire-général et les commissaires adjoints

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de travail propre

• la répartition du travail au sein de l'équipe, la communication des dossiers auxcollaborateurs et le suivi de leurs prestations

• étapes concrètes qui doivent être franchies dans les dossiers

• l'ordre de priorité des dossiers

• avis téléphoniques

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la mise en oeuvre des effectifs et des moyens de fonctionnement: la fonction doit demander une autorisation pour obtenir du personnel et des moyens supplémentaires

• l'élaboration du plan d'action annuel visant à atteindre les objectifs opérationnels

• les modifications des délais d'implémentation des projets

• la participation aux journées d'étude et aux activités de perfectionnement en général

• avis écrits

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

env. 30 000,00 EUR (10 000,00 EUR pour les analyses et documents linguistiques et 20 000 EUR pour l'achat de publications pour la bibliothèque)

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. les analystes répondent annuellement à env. 5 500 questions écrites et rédigent env. 350 rapports thématiques ainsi que 150 bulletins d'information

2. la bibliothèque comprend env. 12 000 publications nationales et 8 000 publications internationales, parmi lesquelles 4 000 livres, 115 abonnements, 700 cartes, 2 400 dossiers de pays et 750 enregistrements vidéo

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• aux directives et instructions des commissaires ainsi qu'à la demande d'analyse d'informations

 

Quelles innovations

• Les suggestions en ce qui concerne les modifications au sein de l'organisation du Cedoca sont possibles en fonction des besoins, de même que l'adaptation de la méthode de travail propre, des instrumenst visant à améliorer l'analyse des informations peuvent également être développés ultérieurement

 

Sur base de quel cadre de référence

• L'innovation provient de l'utilisation de l'expérience propre, des formations suivies, de même que des connaissances collectées par la participation aux groupes de travail et la lecture de la littérature spécialisée

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.