Identificatie van de functie

Functiecode : DCO042

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het verzekeren van het voorhanden zijn van adequate informatie over de herkomstlanden van de asielzoekers

teneinde

het mogelijk te maken de beslissingen aangaande de asielaanvragen zo pertinent mogelijk te motiveren.

 

Het aansturen van Cedoca, het gemeenschappelijk documentatiecentrum van de 3 asielinstanties

teneinde

op een efficiënte manier de operationele doelstellingen te bereiken.

 

Het beheren van het budget specifiek voor Cedoca en het materiaal dat ter beschikking gesteld wordt

teneinde

Cedoca efficiënt en economisch te laten functioneren.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

organiseren en leiden van Cedoca

teneinde

de operationele doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het samen met de commissarissen en de operationele organisator vertalen van de operationele doelstellingen in een jaarlijks actieplan voor Cedoca

• het verspreiden van dienstnota's onder de medewerkers

• het verschaffen van toelichting bij de operationele doelstellingen

• het samen met de operationele organisator uittekenen en organiseren van Cedoca, het constant verhogen van de efficiëntie

• het jaarlijks actieplannen uitwerken met de medewerkers om de operationele doelstellingen te realiseren

 

Als

leidinggevende

coördineren en aansturen van de werkzaamheden van de medewerkers

teneinde

de operationele doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van duidelijke richtlijnen en objectieven aan elke medewerker

• het verdelen van de activiteiten en verzorgen van de coördinatie

• het inspelen op de competenties van de medewerkers bij de samenstelling van de teams

• het opvolgen en bijsturen van de resultaten

• het beleggen van teamvergaderingen

 

Als

beleidsadviseur

verschaffen van adviezen aan de commissarissen en de operationele organisator inzake de specifieke materie, de organisatiestructuur en -processen

teneinde

deze de mogelijkheid te bieden de operationele doelstellingen te formuleren en te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het deelnemen aan overleg inzake de organisatiestructuur en -processen

• het verschaffen van adviezen aan de commissarissen en de operationele organisator inzake specifieke materie

• het deelnemen aan colloquia, conferenties e.d. om de kennis aan te scherpen en door te geven

 

Als

coach

verschaffen van advies, het instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers en de kennis binnen Cedoca doorgeven

teneinde

hun prestaties, expertise en autonomie op een hoger niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van individuele gesprekken met de medewerkers, het definiëren van de knelpunten, de aanwezige en te ontwikkelen competenties, in samenwerking met de coördinator van de HRM-cel

• het begeleiden van de medewerkers in de ontwikkeling en de kennis over de materie, de methodes en de procedures voorstellen

• het verschaffen van feedback over het functioneren, zowel positief als negatief en oplossingen formuleren voor persoonlijke werkgerelateerde situaties

• de opleidingsbehoeften beoordelen, opleidingen aanvragenen dit in samenwerking met de coördinator van de HRM-cel

 

Als

beheerder van het budget specifiek voor Cedoca

verzekeren van het budgettair en boekhoudkundig beheer van Cedoca

teneinde

tegemoet te komen aan de behoeften in termen van het aankopen van onderzoeksinstrumenten en geschikt materiaal

 

Voorbeelden van taken

• de financiële middelen beheren voor het aankopen van werken

• de boekhouding doen volgens degeldende boekhoudkundige normen

• toezien op het onderhoud en de vernieuwing van de onderzoeksinstrumenten

• het plannen en voorzien van de investeringsplannen op korte en lange termijn

• toezicht houden op de aankopen

 

Als

vertegenwoordiger van Cedoca

de relaties onderhouden met de interne en externe klanten, partners en overlegorganen

teneinde

de visie en de waarden van Cedoca uit te dragen

 

Voorbeelden van taken

• het bereikbaar zijn als contactpersoon van Cedoca

• het uitbouwen van een netwerk van contacten

• het onderhouden van relaties met de partners

 

Als

assistent van het management

samen met de operationele organisator ontwikkelen en onderhouden van systemen van informatie-uitwisseling en prestatiemeting die beantwoorden aan de noden

teneinde

een goede planning, prestatieopvolging en rapportering te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het toezien op het correct bijhouden van de boordtabellen, statistieken en analyses

• het tijdig informeren van de commissarissen en de operationele organisator over de tussentijdse resultaten en knelpunten

• het pro-actief omgaan met de boordtabellen en beheersinstrumenten

• het opvolgen van de werkzaamheden

• het houden van overlegmomenten met medewerkers

 

Als

raadgever

toezien op of het zelf behandelen van de complexe dossiers in toepassing van de reglementering

teneinde

snel en efficiënt een duurzame oplossing te verschaffen voor knelpunten

 

Voorbeelden van taken

• het toezien op of zelf bestuderen van de complexe dossiers

• het toezien op of zelf verzamelen van de input van alle betrokkenen in het dossier

• het toezien op het correct toepassen van de reglementering en procedures

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
cel beleidsvoorbereiding	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	ad hoc
juristen/advocaten	schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
cel beleidsvoorbereiding	schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de commissaris-generaal en de adjunct-commissarissen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• de werkverdeling binnen het team, de doorstroming van dossiers naar de medewerkers en de opvolging van hun prestaties

• de concrete stappen die in dossiers moeten worden genomen

• de prioriteit van de dossiers

• telefonische adviezen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de aanwending van de personeels- en werkingsmiddelen: de functie moet toestemming vragen om bijkomend personeel en bijkomende middelen te krijgen

• de uitwerking van het jaarlijks actieplan om de operationele doelstellingen te realiseren

• wijzigingen van de termijnen waarbinnen projecten moeten geïmplementeerd worden

• de deelname aan studiedagen en bijscholingsactiviteiten in het algemeen

• schriftelijke adviezen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

ca. 30 000,00 EUR (10 000,00 EUR voor taal- en documentenanalyses en 20 000,00 EUR voor de aankoop van publicaties voor de bibliotheek)

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de analisten geven jaarlijks een antwoord op ca. 5 500 schriftelijke vragen, en leveren ca. 350 themarapporten en 150 regionale nieuwsbrieven af

2. de bibliotheek bestaat uit ca. 12 000 binnenlandse en 8 000 buitenlandse publicaties, waaronder 4 000 boeken, 115 abonnementen, 700 kaarten, 2 400 landmappen en 750 video-opnames

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• aan de richtlijnen en instructies van de commissarissen en aan de vraag naar informatieanalyse

 

Welke vernieuwingen

• suggesties aangaande wijzigingen binnen de organisatie van Cedoca, in functie van de behoeften, zijn mogelijk, alsook aanpassingen aan de eigen werkorganisatie. Verder kunnen instrumenten voor een verbeterde informatieanalyse worden ontwikkeld

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de vernieuwing gebeurt gebruik maken van de eigen ervaring, de gevolgde opleidingen, evenals van de kennis verzameld door deel uit te maken van werkgroepen en door het lezen van vakliteratuur

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.