Conseiller e-government - Manager de projets (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DIC005
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Chefs de projets Catégorie de métiers : 17. Technologie de l’Information et de la Communication (IC)
Raison d'être de la fonction
Lancer, proposer et planifier la gestion, le suivi, la communication et les rapports relatifs aux projets e-government et/ou TIC, de la phase d'étude à la réalisation
afin de
mener à bonne fin des projets e-government et/ou TIC.
Sensibiliser, communiquer et promouvoir la philosophie e-government ainsi qu'identifier de nouvelles opportunités
afin de
donner des assises à la politique e-government de l'administration fédérale et améliorer les services de l'administration à ses clients.
Finalités
En tant queinitiateuridentifier des opportunités d'e-government et déterminer des indicateurs visant à pouvoir mesurer l'efficacité de ces opportunités ; collecter les données nécessaires sur la base de visions propres ou sur la base de contacts au sein ou en dehors des services publics fédéraux
afin de
pouvoir lancer la phase d'étude d'un projet et de pouvoir rapporter à cet égard
Exemples de tâches
- déterminer des lignes de base et des indicateurs
- établir des contacts au sein et en dehors des services publics fédéraux afin d'obtenir ces données
- concerter et informer des clients, fournisseurs et autorités compétentes (internes et externes)
En tant queanalyste fonctionnelpréparer, vérifier et accompagner des projets, diriger et développer des études préliminaires et des analyses des besoins pour les assises e-government communes au SPF, gérer des interdépendances avec d'autres projets e-government et conseiller quant aux opportunités
afin de
pouvoir lancer l'exécution d'un projet
Exemples de tâches
- délimiter le projet (portée) et décrire les conditions annexes, l'analyse des risques et des suppositions
- interroger des clients sur leurs besoins et formuler des propositions qui y répondent
- faire des estimations et élaborer des propositions budgétaires relatives à des projets, ainsi que confronter des projets et des propositions au budget disponible
- conseiller quant à la stratégie en matière d'opportunités
En tant quechef de projetplanifier, diriger, suivre, gérer et/ou coordonner plusieurs projets e-government de manière autonome
afin de
assurer la qualité et la conformité de ceux-ci avec les objectifs ainsi que les atteindre avec succès, à temps et en respectant le budget prévu
Exemples de tâches
- planifier et suivre de manière autonome le budget, les ressources, le plan de projet, la portée du projet, les étapes clés (milestones) et les produits livrables (deliverables)
- accompagner et conseiller lors de l'exécution, conformément à la planification
- organiser et diriger des réunions de suivi, diriger ou assister à des groupes de pilotage et de travail
- faire exécuter et conseiller quant aux résultats des essais prévus et rectifier éventuellement des projets pilotes
- rapporter proactivement quant à l'exécution des projets e-government, signaler au niveau supérieur les obstacles possibles au projet et ce, à temps, ainsi qu'effectuer la gestion des risques, de la portée du projet (scope management) et des changements (change management)
En tant queambassadeurgérer les relations avec d'autres SPF et des organisations fédérales ; suivre, soutenir et accompagner des projets qui relèvent des compétences des SPF respectifs ; collaborer au parrainage et au traçage des trajets de changement au sein et en dehors du SPF ; sensibiliser et communiquer en externe
afin de
donner des assises à la politique e-government de l'Administration fédérale, augmenter la visibilité de Fedict et exporter la vision et la stratégie e-government auprès des différents partenaires, en vue de la simplification administrative et de la prestation de services orientée sur les résultats
Exemples de tâches
- diriger ou assister à des groupes de pilotage et de travail, des réunions ; consulter et conseiller des collègues (au niveau externe)
- fournir un soutien lors de la reconfiguration des processus dans les différents SPF
- collaborer à l'information et aux publications
- s'informer, communiquer, établir des contacts avec des groupes d'intérêts et la société civile, en collaboration avec les responsables stratégiques
En tant quecoachcollaborer, de manière constructive et orientée sur les résultats, avec d'autres experts Fedict ainsi que coacher des chefs de projet juniors
afin de
mettre en place une bonne collaboration au sein de Fedict
Exemples de tâches
- mener une concertation et une collaboration constructives et orientées sur les résultats avec les experts des autres services Fedict
- mener une concertation et une collaboration constructives et orientées sur les résultats avec le Fedict PMO (Program Management Office)
- accompagner et coacher des chefs de projet juniors lors de l'exécution de leurs projets
- collaborer au développement et à l'organisation de Fedict, en particulier de la Direction Gestion des programmes et des projets
En tant queexpertétudier de la documentation et de la littérature spécialisée, établir des contacts avec des instances nationales et étrangères, donner et suivre des formations ainsi que participer à des journées d'étude
afin de
développer au sein du département les connaissances professionnelles propres et la formation générale ainsi que le savoir-faire y afférent, et améliorer les aptitudes internes
Exemples de tâches
- mettre à disposition, dans des groupes de travail, les connaissances techniques propres
- suivre les évolutions dans le domaine de la gestion de programme et de projet, des MPM (BPR), de TIC et d'e-government
- suivre l'actualité relative à l'e-government d'autres autorités nationales et étrangères
- rester informé des évolutions technologiques en matière de TIC
En tant quecollaborateur administratifremplir un nombre de tâches administratives
afin de
contribuer à une clôture rapide de procédures relatives à l'exécution de la mission
Exemples de tâches
- s'occuper de la correspondance, rédiger des compte-rendus, rapporter
- préparer des réponses à des questions parlementaires
- assurer le suivi d'expertises et de dossiers juridiques relatifs à des projets
- rédiger des documents, demandes et propositions d'adjudication
- respecter les politiques en vigueur au sein de Fedict
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général Gestion de programmes et de projets
le titulaire de la fonction est également dirigé par un gestionnaire de programmes
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- dans les limites organisationnelles et procédurales convenues, de:
- l'organisation de travail de son projet : qui fait quoi, quand (échéances,...) et comment (via un groupe de pilotage ou d'autres organes) ; emploi du temps et des moyens
- les aspects techniques tels que les demandes de changement (change requests, les choix technologiques,...) et les décisions fonctionnelles
- les aspects juridiques, après concertation avec le service juridique
- les aspects budgétaires (approbation de factures, calendrier de la facturation, emploi du budget alloué au projet), dans les limites du budget alloué au projet
- la rédaction de cahiers des charges
- l'approbation des produits livrables (deliverables) du projet, après avoir été conseillé par d'autres services Feedict
- remarque : un chef de projet dispose uniquement d'autonomie quant aux aspects susmentionnés s'il en porte la responsabilité finale. Souvent, il peut également prendre des décisions en concertation (informelle) avec le DG et/ou le président (sans que ces derniers interviennent avec un rôle de validation)
La fonction doit demander une autorisation pour
- des matières déterminées relatives au budget (attribution de projets, contrats, participation à des ateliers de travail ou conférences, formation théorique et pratique, soutien logistique,...)
- des matières relatives aux personnes (vacances et congés, rémunération, carrière, relations avec les collègues et supérieurs,...)
- des matières relatives à la stratégie (points de vue de Fedict, communication externe, questions parlementaires, contacts avec la presse,...)
- des matières relatives au projet (signalisation de questions au niveau supérieur)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
le budget d'un projet varie entre 100 000,00 € et 500 000,00 € ; un gestionnaire de projet est responsable de 2 grands projets et de 3 de taille moyenne
Autres données quantitatives
1. grande équipe de projet : difficile à évaluer car dans un projet, on travaille généralement avec des responsables d'équipe et les chefs de projet n'ont pas toujours une vue d'ensemble des équipes en moyenne : des personnes à qui il rapporte directement (comité de direction, décideurs, autres DG) : entre 5 et 10 par projet équipe complète participant à un projet : entre 4 et 50 personnes
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la législation spécifique relative au projet et au contexte (ex. : en matière de carte d'identité électronique : registre national, vie privée, carte d'identité)
- la législation générale (ex. : législation sur les marchés publics)
- les directives : les stratégies Fedict spécifiques (en vigueur au sein d'autres SPF dans lesquels des projets sont exécutés) et générales
- les directives relatives au contexte en matière de séparation des compétences entre les niveaux local, régional et fédéral d'une part, et entre le cabinet et l'administration d'autre part (ex. : communication)
Quelles innovations
- au vu de la courte histoire de l'e-government, très novateur en lui même, l'innovation et le changement sont inhérents à la fonction et ils sont continuellement présent dans la structure organisationnelle dans laquelle le chef de projet est opérationnel
Sur base de quel cadre de référence
- la vision, la mission et les objectifs Fedict
- le cadre de référence politique : accord gouvernemental, décisions stratégiques fédérales
- le cadre budgétaire et le plan de personnel
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