Adviseur overheidsopdrachten (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DLO099
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)
Doel van de functie
Het aansturen van de diensten FOR om groepscontracten te ontwikkelen, te gunnen en op te volgen met decentralisatie van de bestellingen en de facturatie
teneinde
aan de federale overheidsdiensten de mogelijkheid te bieden om efficiënte aankopen te verwezenlijken aan de beste voorwaarden.
Het aansturen van de dienst ABA om de aankoopdiensten bij hun aankopen te informeren, te ondersteunen en te adviseren bij de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten
teneinde
aan de federale overheidsdiensten de mogelijkheid te bieden om efficiënte aankopen te verwezenlijken op basis van procedures waarbij de wetgeving wordt gerespecteerd.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendeteam aansturen en coachen
teneinde
de vooropgestelde doelstellingen van de dienst te behalen
Voorbeelden van taken
- de medewerkers aansturen en in overleg de prioriteiten en objectieven vastleggen
- instaan voor de functiebeschrijvingen en de ontwikkelcirkels
- conflicten hanteren, team-building faciliteren en de interne communicatie bevorderen
- coachen van en waken over de ontwikkeling van de medewerkers
- instaan voor de aanwervingen van de dienst in samenwerking met de stafdienst P&O
Alsverantwoordelijke voor de dienstbeheer en de operationalisering van de dienst verzekeren
teneinde
de missie van de dienst te volbrengen
Voorbeelden van taken
- het vertalen van de missie van de dienst in een businessplan
- het vertalen van strategische doelstellingen in operationele doelstellingen en projecten
- het beheer van de projecten
Alsspecialistrealiseren van groepsoverheidsopdrachten
teneinde
alle federale entiteiten de kans te bieden efficiënte aankopen te doen
Voorbeelden van taken
- het voorstellen van opdrachten aan het overlegcomité en het bekomen van collegiale beslissingen
- waken over de goede uitvoering van de goedgekeurde opdrachten
- waken over de goede uitvoering van de procedures op reglementair vlak
- de behandeling en de opvolging van alle noodzakelijke administratieve stukken verzekeren
- de werkzaamheden betreffende de verschillende fasen van elke opdracht superviseren en leiden
Alsadviseurgeven van adviezen en ondersteuning aan de aankoopdiensten van de federale overheid met het oog op het verwezenlijken van kennisoverdracht
teneinde
de federale aankoopdiensten toe te laten hun overheidsopdrachten met een grotere zelfstandigheid en deskundigheid te laten uitvoeren
Voorbeelden van taken
- op eigen initiatief of op verzoek adviezen geven inzake overheidsopdrachten
- op eigen initiatief of op verzoek ondersteuning bieden
- het verzamelen van best practices inzake overheidsopdrachten in binnen- en buitenland en deze ter beschikking stellen van de aankoopdiensten van de federale overheid
- trainingen en vormingen inzake overheidsopdrachten geven aan het personeel van de federale aankoopdiensten
Alsspecialistaankoopbeleid van de federale overheid uittekenen en het ontwikkelen van instrumenten en indien nodig aanpassen in functie van de best practices
teneinde
een kader te ontwikkelen waar de federale overheidsdiensten zich naar kunnen richten
Voorbeelden van taken
- het ontwikkelen van het aankoopbeleid met als centrale peilers kennisdeling, communicatie, klantvriendelijkheid en transparantie
- het volgen van het aankoopbeleid in Europa en de rest van de wereld
- het onderzoeken in welke mate besparingen kunnen worden verwezenlijkt door het promoten van Total Cost Ownership en Publieke Private Samenwerking
- het onderzoeken van de mogelijkheid om het aankoopbeleid voor de hele federale overheid te uniformiseren en te moderniseren
- opzetten en leiden van projecten met het oog op het ontwikkelen van beheerstools (tools voor het rapporteren, statistieken, modelclausules)
Alsaccount managerinstaan voor de externe contacten
teneinde
de horizontale opdracht van de dienst uit te voeren en te versterken
Voorbeelden van taken
- het voorzitten van het netwerkoverleg van verantwoordelijken van de logistieke diensten van de FOD's en POD's en deelnemen aan werkgroepen opgericht in de schoot van dit netwerkoverleg
- de contacten verzekeren met de openbare diensten die effectieve en potentiële klanten zijn
- oprichten van multi-diensten werkgroepen (evaluatiecommissies, technische ploegen,...)
- het verzekeren van commerciële contacten met effectieve en potentiële leveranciers en dienstverleners
- het verzekeren van contacten met diverse organisaties in binnen- en buitenland
Alsprojectleiderhet initiëren, coördineren en opvolgen van horizontale en verticale projecten in het kader van het aankoopbeleid met de verschillende federale overheidsdiensten
teneinde
een projectuitvoering conform de vooropgestelde resultaten te bereiken
Voorbeelden van taken
- uittekenen van een project in kader van de procedures mbt. het aankoopbeleid
- opstellen van een planning conform het voorziene budget
- acties plannen en superviseren
- aansturen van projectleiders en projectmedewerkers
- opzetten en leiden van projecten met het oog op het ontwikkelen van beheersinstrumenten
Alskwaliteitsbeheerderbewaken van de kwaliteit van de dienstverlening
teneinde
de horizontale opdracht van de dienst te versterken
Voorbeelden van taken
- vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen voor de teamleden
- waken over de reglementaire kwaliteit van de output van de dienst
- de kwaliteit van de procedures verifiëren of laten verifiëren
- waken over het respecteren van de essentiële principes
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
voorzitter van het directiecomité van de FOD P&O
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van de taken van het team
- de voorstellen aan de voorzitter i.v.m. de werking en de uitbouw van de dienst
- de globale strategie (prioriteiten, methodes,...) en de toe te passen strategie voor elke overheidsopdracht
- briefwisseling met klanten en leveranciers
- verrijking van de database van de gemeenschappelijke instrumenten en van de rapportering
- contacten met leveranciers/dienstverleners, andere diensten en controleorganen
- alle andere acties die geen validatie van de hiërarchie of externe personen ingevolge een wetgeving vereisen
De functie moet autorisatie vragen voor
- uitvoeren van de strategie van P&O en van de regering
- beslissingen om over te gaan tot een omvangrijke overheidsopdracht
- beslissingen inzake de selectie van inschrijvers of kandidaten, de regelmatigheid van offertes en de gunning van de opdracht
- officiële briefwisseling die fundamentele nieuwe beslissingen betreffen die een belangrijke impact hebben op de organisatie
- het uitvoeren van het businessplan
Impact
Totaal werkbudget entiteit
niet bepaald
Eigen werkbudget
niet bepaald
Andere kwantitatieve gegevens
1. impact van groepscontracten op de budgetten van de andere overheidsdiensten + op de administratieve werklast van de andere overheidsdiensten
2. verwacht zakencijfer van 75 miljoen euro + minimumbesparing van 10 miljoen euro per jaar
3. 3000-tal adviezen per jaar + 200-tal ondersteuningsactiviteiten
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de reglementering op de overheidsopdrachten
- de reglementering inzake de administratieve en begrotingscontrole
- de reglementering inzake de bepaling en de controle van de prijzen
- de reglementering inzake de organisatie van diensten
- alle reglementering die een impact heeft op de concurrentie, de contracten en de organisatie van de relaties openbare sector - privé- sector; de nieuwe richtlijnen inzake de ecologische eigenschappen van de producten en inzake ethische problematiek; de technische normen
Welke vernieuwingen
- ontwikkelen van nieuwe tools die toelaten de procedures te beheren
- innovatie op het vlak van horizontale werking met de aankoopdiensten
- het ontwikkelen van nieuwe performante overheidsopdrachten
- ontwikkelen van een vernieuwend aankoopbeleid
Gebaseerd op welk referentiekader
- aanpassingen van de Europese en Belgische reglementering
- moderniseringsinitiatieven en nieuwe eisen
|